1. Mõelge oma käitumisega
Isegi selles maailmas, kus me peame kiiremas korras asju tegema, et minna järgmisele ülesandele, võtke aega, et oma e-kirjas kasutada head meeleolu.
Ärge unustage öelda "palun" ja "aitäh".
Kui pöörate tähelepanu inimestele, keda te hästi või üldse ei tea või kellega teil on ainult ametlikud suhted, pöörduge nende eesnimede ja perekonnanimede poole, kui nad pole palunud teil teisiti teha. Näiteks öelge: "Kallis härra valge" või "Kallis proua Grey". Kui vastad e-kirjale ja originaalsõnumi saatja on selle allkirja ainult oma eesnimi, võite kindlasti eeldada, et nendega samamoodi lahendada.
2. Vaata oma tooni
Tone on see, kuidas teie kui kirjanik suudab väljendada oma suhtumist e-kirja. See mõjutab seda, kuidas see on saadud. Tavaliselt tahate kindlasti abisaajale tulla, et see oleks lugupidav, sõbralik ja ligipääsetav. Sa ei taha kõla või nõudlik. Loetlege oma sõnumit mitu korda, enne kui saadate saatmist.
Kui kirjutad kellelegi, kellega olete juba varem teatanud, alustuseks öeldes midagi sõbralikku, nagu "Loodan, et teil on hea". Kuigi emoji võib aidata teil tooni hõlpsamini edasi anda, hoiduge nende kasutamisest professionaalses e-kirjas, kui te ei kirjuta kellelegi, kellega teil on väga mitteametlik suhe.
Ärge kasutage neid kunagi potentsiaalsele tööandjale kirjalikult.
E-kirja või selle osa kirjutamiseks alati kõigi suurtähtedega peetakse alati ebaõnnestunud e-posti etiketikat. See paneb sind välja nägema, nagu sa karjuvad.
3. Ole lühike
Hõivatud inimestel ei ole aega ega kalduvust kulutada rohkem kui minuti eest, kui nad näevad üksiku e-kirja.
Kui soovite lubada oma adressaadil lugeda teie sõnumit kiiresti ja mõista seda ikkagi, peate seda lühidalt hoidma.
Ära jäta asjassepuutuvaid üksikasju siiski. Veenduge, et teie sõnum esmajärjekorras kirjutab teie põhjuse selgelt. Keegi ei säästeta aega, kui sa lõpuks tahad ja tagasi, kui üritate seletada üksikasju, mida oled ära jätnud.
4. Vältige tekstisõnumite lühendite kasutamist
Isegi kui soovite aega säästa, ei tohiks te oma e-posti teel kasutada tekstisõnumite lühendeid. Kui teete palju teksti, nagu paljud inimesed teevad, võite olla harjunud oma sõpradega rääkimiseks kasutama mõnda stenogrammi. Näiteks võite kasutada "te", "teie" ja "palun" asemel "u", "ur" ja "plz". Need lühendid ei sisalda ärikirjavahetust, välja arvatud juhul, kui saaja on keegi, kellega teil on juhuslik suhe.
5. Kasutage professionaalset e-posti aadressi
Teie praeguse tööga seotud sõnumite puhul kasuta alati oma tööandja määratud e-posti aadressi. Kuid te ei tohiks seda kunagi kasutada, et saata oma tööga mitteseotud sõnumeid, näiteks kui otsite uut. Selle asemel kasutage isiklikku e-posti kontot.
Kui teil pole isiklikku kontot, näiteks teie pakutavat Interneti-teenusepakkujat, kui olete teenusega liitunud, saate tasuta e-posti konto.
Kasutage Gmaili või muud teenust, et seadistada professionaalselt kõlabav aadress. Ärge kasutage midagi rumalat ega soovitavat. Teie esimene ees- ja perekonnanimi või teie täielik nimi on sobivad valikud.
6. Ära unusta õigekirja- ja grammatikaartikli
On oluline, et teete korrektuuri oma e-posti hoolikalt. Ärge jätke kunagi tähelepanuta seda kriitilist sammu, ükskõik kui hõivatud olete. Asjad, mida soovite olla tähelepanelik, on õige õigekiri ja õige grammatika. Lisaks korrektsele õigekirja kirjutamisele tahate õigesti nimetada ka inimeste nimesid, sealhulgas saaja ja tema ettevõtte nime.
Ole ettevaatlik, kui liiga palju tugineda õigekirja kontrollijatele. Nad ei pruugi ebaõigesti kasutatud sõnade valesti märkida. Näiteks pole õigekirja kontrollija lauses märke sõna "et", "mul on sulle küsimusi," kuigi selles kontekstis peaks see olema "kaks". Veebisõnastikku nagu Merriam-Webster, kasutades kahtlusi, mida te pole kindel.