Töökoha koosoleku või konverentsi kirjaliku protokolli pidamine
Siin on mõned näpunäited, mis aitavad teil seda ülesannet täiuslikumaks teha. Uurige, mida teha enne, koosoleku ajal ja pärast seda.
Enne koosolekut
- Valige oma salvestamise tööriist: esimene asi, mida peate tegema, on otsustada, kuidas teid märkmeid tehakse. Kas lähete vana kooli ja kasutate pliiatsi ja paberit või saate minna tehnoloogiasse ja kasutada sülearvuti, tahvelarvutit või nutitelefoni. Tutvuge oma bossiga, et näha, kas ta eelistab kindlat meetodit kasutada. See on ebatõenäoline, kuid võimalik.
- Veenduge, et teie valitud tööriist on töökorras ja varundatud just siis, kui teie originaal ei toimi. Näiteks kui kaasasite sülearvuti, on sul ka pliiats ja paber. Sa ei soovi koosolekut peatada, kui otsite midagi kirjutama, kui teie arvuti jookseb kokku.
- Loe koosoleku päevakord enne koosoleku algust. See võimaldab teil koostada oma kontode ülevaate. Jätke mõlema punkti alla iga üksuse all ja kirjutage oma märkused seal. Selle saavutamine muudab teie töö natuke lihtsamaks, niikaua kui koosolekut juhtiv isik kipub päevakorda.
Koosoleku ajal
- Minge külastatavale lehele ja veenduge, et kõik sisenevad sisse. Peate lisama kõikide osalejate nimekirja ametlikus koosoleku protokollis.
- Veenduge, et teate, kes kõik on. Sel moel suudate tuvastada, kes räägib ja korrektselt seda teavet salvestada.
- Pidage silmas koosoleku algust.
- Ärge üritage iga kommenteerida. On hea lisada ainult peamised ideed. Ole väga ettevaatlik, et mitte jätta välja teemad, millega te ei nõustu. Teie erapoolikud ei tohiks teid mõjutada. Pidage meeles, et see on ametlik konto, mitte teie arvamus sellest, mis juhtus!
- Kirjutage üles kõik ettepanekud, kes neid esitasid, ja hääletuste tulemused, kui need on olemas; te ei pea kirjutama, kes liikumiseks on lähetanud. Loomulikult võivad teie organisatsiooni eeskirjad erineda, nii et neid kõigepealt kontrollivad.
- Kui mis tahes ettepanekute või arutelude hääletused lükatakse edasi järgmise koosolekuni, märkige see ära.
- Salvestage koosoleku lõppemise aeg.
Pärast koosolekut
- Tippige protokoll nii kiiresti kui võimalik pärast koosolekut, kui kõik on teie meelest veel värske. Kui leiate oma märkmetes vea või kui teil on küsimus, võite selle kiirelt arusaadavalt rääkida teiste osalejatega.
- Protokolli viimases eksemplaris lisage organisatsiooni nimi, komisjoni pealkiri, koosoleku tüüp (päevane, iganädalane, kuu, aasta või eriline) ja selle eesmärk.
- Andke aeg, mis see algas ja lõppes.
- Esitage osalejate nimekiri ja märkus selle kohta, kes koosolekut juhatas. Siinkohal võite ka märkida, et võtsite minutit. Lisage oma nimi osalejate loendisse ja sulgudes oma nime pärast öeldes, et võttisite minutit. Teise võimalusena saate dokumendi lõpus kirja panna kirjaga "Vastavalt esitatud", millele järgneb teie nimi.
- Korrigeerige minutit enne nende edastamist. Küsige kedagi teist, kes osalesid, et nad neid ka vaataksid. Ta saab teada anda, kas te kogemata midagi välja jätnud.
- Esitage need isikule, kes koosolekut juhtis, kui seda ei tehtud teisiti.