Teie ettevalmistus määrab, kas jõuate soovitud tulemustesse
Koos kohtumiste protokollidega , dokumendid, mida osalejad saavad kohtumise järel, on päevakord koosoleku kava ja eelneva koosoleku järel teatatud järelmeetmed.
Kui koostate päevakorda koosolekule, mida regulaarselt ei kavandata, aitavad teil järgmised sammud. Selles artiklis näete regulaarselt kavandatud koosoleku ajakava. Kahe tüüpi koosolekutel on sarnased päevakorrapunktid, kuid need ei ole täpselt samad.
Koosoleku päevakava koostamine
Esmalt tehke kindlaks, kas koosoleku planeerimiseks on vaja teisi töötajaid. Seejärel otsustage, mida koosolekut korraldades loota. Tehke oma koosolekule teostatavad eesmärgid . Teie seatud eesmärgid loovad raamistiku tõhusaks kohtumiskavaks . Veenduge, et te ei planeerinud rohkem kui teie koosoleku ajaperioodil mõistlikult saavutatavaid tulemusi.
Nagu Stephen Covey ütles "Seitse harjumusi väga efektiivsetest inimestest", "Alusta otsast silmas pidades". Teie koosoleku eesmärk määrab kindlaks kohtumise fookuse, koosoleku päevakorra ja koosoleku osalejad.
Kava koostamine koostab koosoleku kava.
Alustad peamist eesmärki või eesmärki, mida üritate koosolekut läbi viia. Kui olete oma eesmärgi üle otsustanud, peate otsustama, kas teie päevakorda planeerimiseks on vaja täiendavate töötajate abi. Kui jah, kutsuge nad teiega koos kohtumiste päevakordi tegema tavaliselt e-posti teel või tekstiga, et mitte luua lisakoosoleku vajadust.
Kohtumisplaani koostamise otsused
Pärast üldise eesmärgi kindlakstegemist peate teie või teie meeskond tegema järgmised otsused. Lisaks koosoleku eesmärgile või eesmärgile kuvatakse kõik need teemad koosoleku päevakorda.
- Vajalikud osalejad tegelikule koosolekule
- Kirjed, mis vajavad arutelu või tegevust, mis viib eesmärgi või eesmärgi saavutamiseni,
- Ajavahemik, mille te gruppi ootate, on vajalik iga elemendi arutamiseks
- Koosoleku kuupäev ja kellaaeg
- Sobiv koht, kus kõik osalejad saavad mugavalt koosolekule,
- Koosoleku ettevalmistus. See hõlmab mis tahes lugemist, dokumente , andmeid, koosolekute protokolle eelnevast koosolekust või mõnda muud ettevalmistust, mis muudab teie tegeliku koosoleku edukaks. See ettevalmistus tuleks lisada koosoleku teate ja päevakorda, kui jagate need kutsutud osalejatele.
Lisaks ülaltoodud otsuse punktidele peaksid standardse koosoleku päevakorrapunktid sisaldama järgmist:
- Vaadake üle koosoleku eesmärk, päevakord ja oodatavad tulemused ning toode.
- Vaadake eelneva koosoleku protokolle üle.
- Vaadake läbi osalejate edusammud eelneval koosolekul tehtud kulukohustuste ja tegevuste osas.
- Märkustepidaja või juht peab lõpliku päevakorrapunkti raames vaatama osalejate võetud kohustusi praeguse koosoleku raames.
Otsustage, kes peab osalema kohtumiste päevakorras
Kui olete otsustanud, et eesmärgi saavutamiseks on vajalik kohtumine, peate arendama osalejate nimekirja.
Igal koosolekul ei tohi ega peaks osalema kõik töötajad, kuid õigete osalejate kutsumine suurendab teie edukuse tõenäosust.
Kuidas määratleda osalejad, kes vajavad teie kohtumiste päevakorda
Määrake oma osavõtjad kas ühekordseks või lühikeseks koosolekuteks või regulaarselt kavandatud või käimasolevaks kohtumiseks, küsides endalt järgmisi küsimusi.
- Kes peab oma grupi lahenduse leidma?
- Kes omab protsessi, mida rühmitus arutleb?
- Kes peab teadma jagatud teavet?
- Kes saab otsuste tegemiseks juhtida andmeid ja fakte?
- Kes on kogemusi või teadmisi, et grupiga jagada?
- Kes peab toetama mis tahes lahenduste või ülesannete rakendamist?
- Kes peab loa või ressursse andma kohtumiste tulemuste saavutamiseks?
- Kes võiks olla vastu mis tahes lahenduste või suuna rakendamisele?
Kas teil on vaja regulaarselt kavandatud koosolekute koosolekute kava?
Mitte iga koosolek ei vaja kohandatud ülesehitust. Enamikul töötajatel on oma osakondade või töörühmade jaoks korrapäraselt kavandatud koosolekud. Teil on ka meeskondi ja projekte, milles te osalete.
Käimasolev projekt ei pruugi nõuda iga koosoleku jaoks uut välja töötatud päevakorda, kuid teie meeskond toimib hästi, kui võtab vastu oma koosolekule tavapärase lähenemisviisi.
Regulaarselt tööle võetud töötajate koosolek on jagatud kolmeks segmendiks, millest igaüks sisaldab tavapäraseid päevakorrapunkte: informatiivsed üksused, toimingumeetodid ja edasiplaneerimine.
Regulaarselt kavandatud koosolekute koosolekute päevakorra osad
Informatiivsed esemed
Kirjuta kõik päevakorrapunktid, mis on iga koosoleku jaoks informatiivsed. Näiteks ajakohastab juht juhtkonda tippjuhtide koosoleku tulemuste põhjal.
Tegevusüksused
Pange päevakorda kõik teemad, mida oodatakse, et grupp soovib igal regulaarsel koosolekul vaadata läbi. Näiteks eelarve täitmine ajaperioodil ja kulude kokkuhoiu kindlakstegemine ning pidev täiustamine, mida rühm kavatseb saavutada.
Edasi planeerimine
Pane päevakorda kõik küsimused, mida rühm soovib eelnevalt planeerida või ette valmistada. Näiteks järgmisel kuul lühiajalised eesmärgid või vajadus töökaaslaste abi saamiseks eelseisvatel ülesannetel.
Kui järgite neid juhiseid koosoleku päevakorra kujundamisel, suurendate tõenäosust, et teie kohtumine toob tulemusi.
Korrapäraselt kavandatud kohtumiste koosoleku näidis
Kasutage korrapäraselt kavandatud koosoleku näidiskavasid, et tagada teie kohtumiste tulemuste otsing.
- Soojendus ja tervitused. Mõtle lühike jäämurdja sõltuvalt sellest, kui tihti grupp kokku satub.
- Vaadake üle koosoleku eesmärk, päevakord ja oodatavad tulemused ning toode.
- Vaadake eelneva koosoleku protokolle üle.
- Andke vastava osakonna ja ettevõtte teave, mida meeskond vajab.
- Jälgige tegevuste, tegevuskavade ja kohustuste täitmist. Vaadake üle rühmade edusammud eesmärkide saavutamisel.
- Arutage ja võta otsuseid selle koosoleku päevakorrapunktide kohta.
- Määrake järgmised sammud.
- Määrake järgmise koosoleku eesmärk, tulemus ja päevakord.
- Koosoleku lõpus peaks märkme võtja vaatama koosolekul osalejate võetud kohustused läbi.
- Määrake igasugune abi, mis on vajalik inimestel, kes ei kuulu gruppi, ja määrake osalejad kontakti loomiseks.
- Määrake, kes väljaspool koosolekut osalejad peavad teadma ja otsustama, kuidas teid kommunikatsiooni lõpule viia.
- Saatke minutid välja 24 tunni jooksul pärast koosolekut või kohe, kui noteerija võtab märkmeid elektrooniliselt (norm).
Veelgi enam seotud tõhusate koosolekute korraldamisega