Kuidas koostada efektiivne kohtumiste päevakord

Teie ettevalmistus määrab, kas jõuate soovitud tulemustesse

Koosoleku päevakord on nimekiri objektidest, mida osalejad loodavad kohtumisel täita. Päevakord tuleks jagada osalejatele mitu päeva enne koosolekut, minimaalselt 24 tundi ette, et osalejad saaksid koosolekut ette valmistada.

Koos kohtumiste protokollidega , dokumendid, mida osalejad saavad kohtumise järel, on päevakord koosoleku kava ja eelneva koosoleku järel teatatud järelmeetmed.

Kui koostate päevakorda koosolekule, mida regulaarselt ei kavandata, aitavad teil järgmised sammud. Selles artiklis näete regulaarselt kavandatud koosoleku ajakava. Kahe tüüpi koosolekutel on sarnased päevakorrapunktid, kuid need ei ole täpselt samad.

Koosoleku päevakava koostamine

Esmalt tehke kindlaks, kas koosoleku planeerimiseks on vaja teisi töötajaid. Seejärel otsustage, mida koosolekut korraldades loota. Tehke oma koosolekule teostatavad eesmärgid . Teie seatud eesmärgid loovad raamistiku tõhusaks kohtumiskavaks . Veenduge, et te ei planeerinud rohkem kui teie koosoleku ajaperioodil mõistlikult saavutatavaid tulemusi.

Nagu Stephen Covey ütles "Seitse harjumusi väga efektiivsetest inimestest", "Alusta otsast silmas pidades". Teie koosoleku eesmärk määrab kindlaks kohtumise fookuse, koosoleku päevakorra ja koosoleku osalejad.

Kava koostamine koostab koosoleku kava.

Alustad peamist eesmärki või eesmärki, mida üritate koosolekut läbi viia. Kui olete oma eesmärgi üle otsustanud, peate otsustama, kas teie päevakorda planeerimiseks on vaja täiendavate töötajate abi. Kui jah, kutsuge nad teiega koos kohtumiste päevakordi tegema tavaliselt e-posti teel või tekstiga, et mitte luua lisakoosoleku vajadust.

Kohtumisplaani koostamise otsused

Pärast üldise eesmärgi kindlakstegemist peate teie või teie meeskond tegema järgmised otsused. Lisaks koosoleku eesmärgile või eesmärgile kuvatakse kõik need teemad koosoleku päevakorda.

Lisaks ülaltoodud otsuse punktidele peaksid standardse koosoleku päevakorrapunktid sisaldama järgmist:

Otsustage, kes peab osalema kohtumiste päevakorras

Kui olete otsustanud, et eesmärgi saavutamiseks on vajalik kohtumine, peate arendama osalejate nimekirja.

Igal koosolekul ei tohi ega peaks osalema kõik töötajad, kuid õigete osalejate kutsumine suurendab teie edukuse tõenäosust.

Kuidas määratleda osalejad, kes vajavad teie kohtumiste päevakorda

Määrake oma osavõtjad kas ühekordseks või lühikeseks koosolekuteks või regulaarselt kavandatud või käimasolevaks kohtumiseks, küsides endalt järgmisi küsimusi.

Kas teil on vaja regulaarselt kavandatud koosolekute koosolekute kava?

Mitte iga koosolek ei vaja kohandatud ülesehitust. Enamikul töötajatel on oma osakondade või töörühmade jaoks korrapäraselt kavandatud koosolekud. Teil on ka meeskondi ja projekte, milles te osalete.

Käimasolev projekt ei pruugi nõuda iga koosoleku jaoks uut välja töötatud päevakorda, kuid teie meeskond toimib hästi, kui võtab vastu oma koosolekule tavapärase lähenemisviisi.

Regulaarselt tööle võetud töötajate koosolek on jagatud kolmeks segmendiks, millest igaüks sisaldab tavapäraseid päevakorrapunkte: informatiivsed üksused, toimingumeetodid ja edasiplaneerimine.

Regulaarselt kavandatud koosolekute koosolekute päevakorra osad

Informatiivsed esemed

Kirjuta kõik päevakorrapunktid, mis on iga koosoleku jaoks informatiivsed. Näiteks ajakohastab juht juhtkonda tippjuhtide koosoleku tulemuste põhjal.

Tegevusüksused

Pange päevakorda kõik teemad, mida oodatakse, et grupp soovib igal regulaarsel koosolekul vaadata läbi. Näiteks eelarve täitmine ajaperioodil ja kulude kokkuhoiu kindlakstegemine ning pidev täiustamine, mida rühm kavatseb saavutada.

Edasi planeerimine

Pane päevakorda kõik küsimused, mida rühm soovib eelnevalt planeerida või ette valmistada. Näiteks järgmisel kuul lühiajalised eesmärgid või vajadus töökaaslaste abi saamiseks eelseisvatel ülesannetel.

Kui järgite neid juhiseid koosoleku päevakorra kujundamisel, suurendate tõenäosust, et teie kohtumine toob tulemusi.

Korrapäraselt kavandatud kohtumiste koosoleku näidis

Kasutage korrapäraselt kavandatud koosoleku näidiskavasid, et tagada teie kohtumiste tulemuste otsing.