Juhtide kohtumised on edukaks kohtumiseks, mille eesmärgid on saavutatud
Kes viib läbi koosoleku?
Kohtumisjuht on võistluste ja meeskondade edukaks tegemisel võtmetähtsusega.
Töötaja, kes on koosolekuliider, on kriitiliselt oluline. Mõnedel koosolekutel on juht juhtkonna juht, meeskonna juht või kõrgema juhtkonna määratud isik, kes juhatab algatust. Neid töötajaid valiti nende juhtrolliks nende tajutavate oskuste tõttu juhina või juhina.
Muudel juhtudel võib töötaja liialdada loomulikult. Need juhid on töötajad, mida teised töötajad austavad ja austavad . Muudel juhtudel võib meeskond otsustada juhtivat rolli kõikide liikmete ümber pöörata. See võimaldab kõigil meeskonna liikmetel jätkuvalt arendada oma oskusi kohtumisjuhina ja luua edukaid kohtumisi üldiselt.
Koosoleku juhataja kohustused
Järgnevad on koosoleku juhataja peamised ülesanded.
- Määrab eesmärgi, ülesande või eesmärgi, mida tuleb saavutada. See on sageli liidri ametikirjelduse ülesanne või osa sellest.
- Otsustab, kas koosolek on parim eesmärk või eesmärgi saavutamiseks või soovitud tulemuse saavutamiseks. Vastus küsimusele: Kas kohtumine on vajalik?
- Määrab, kes peab koosolekut planeerima.
- Koos meeskonnaga või juhina otsustab koosoleku päevakorda . (Käimasolevatel koosolekutel täidab see ülesanne praeguse koosoleku lõpus.)
- Määrab kuupäeva, kellaaja ja asukoha, mis kasutavad sageli jagatud organisatsioonilist kalendrit.
- Koos paneb kokku ettevalmistustööd nagu lugemine, finantsteave, ajalugu, seotud meeskonna koosoleku protokollid jne.
- Kutsub osalejaid ja jagab ülesandeid ja ettevalmistusi, mis võimaldavad nii palju aega kui võimalik, nii et osalejad tulevad koosolekule valmis.
- Tagab, et koosolekul on salvestaja või minutite vastuvõtja, kes dokumenteerib menetlust ja kõiki kohustusi, tegevusi või otsuseid. Kohtumise korralikuks juhtimiseks määrab ajakäigu.
- Võib kasutada jäämurdja osalejate soojendamiseks ja keskkonna loomiseks, kus koosolekutel on mugav suhtlemine ja ideede ja teabe vahetamine.
- Saabub varakult ja juhib koosolekut , hoides seda ülesandel, jälgides ja kaasates kõiki osalejaid, nii et igaüks tunneb, et kohtumine oli oluline koht. See tagab nende osalemise järgmisel koosolekul
- Vürtsid ettevõtte koosolekut nii, et osalejad ei tunne igavaks ja igavaks. Jäämurdjate, huumorite või lõbusate näidete kasutamisel ei tohiks koosolek lõputu lõputu.
- Tagab, et järgmised sammud ja toimingud määratakse ja käideldakse.
- Tutvab koosolekut ja plaanib järgmise koosoleku päevakorda.
- Koosolekul osalenute jälgimine, et veenduda, et tegevusüksused on õiges kohas ja pakkuda abi ja / või ressursse, kui vabatahtlikul on probleeme.
Täiendavad Leader-rollid
Kohtumisjuht võtab need vastutusalad, kuid on ka suhtlus- , aruandlus- ja meeskonnakaaslastega seotud ülesandeid .
Igal meeskonnaliikmel või kohtumisel, mis on piiriülese toimimisega, on kohustus hoida oma talitust või funktsiooni koosoleku või käimasoleva meeskonna tegevuse ja edenemisega kursis. Neil on ka kohustus otsida oma töötajaid, kes ei osale meeskonnas ega koosolekul. Mitte iga töötaja ei saa igal koosolekul osaleda.
Juht on lisaks vastutav juhtivate juhtide kaasamise ja teavitamise eest tõhusa kommunikatsiooni ja tagasiside kaudu.
Meeskonna või koosolekutel väljaspool töötajate, eriti organisatsiooni juhtide omandis olevate töötajate omandamine tagab, et meeskond või koosolek on oma lahenduste või ideede väljatöötamisel, rakendamisel ja integreerimisel edukas.
Kui koosoleku osavõtja täidab koosolekul ebaefektiivselt, on juht vastutav käitumise parandamise eest koosolekul toimuvate tõhusate kohtumiste liidertehnikatega ja tõhusa juhendamisega väljaspool koosolekut . Koosoleku osaleja, kes monopoliseerib koosoleku oma arvamustega või kritiseerib teisi oma liikmeid, tuleb korrigeerida enne, kui üksikisik saboteerib koosoleku edu.
Need toimingud on vajalikud, kuni koosolekul osalejad saavutavad mugavuse ja küpsuse taseme, mis võimaldab neil liidri abistamiseks ise käituda, kui ebaefektiivsed sündmused arenevad ja ebakohased liikmed takistavad arengut .
Tõhus kohtumisliige ei taga, et projekt või meeskond toimiks edukalt, kuid ta on oluline osa, kui projektid, osakonnad, koosolekud või meeskonnad õnnestuvad.
Koosolekute protokollid annavad edukatele kohtumistele tõhusa panuse, kui protokollid on nõuetekohaselt koostatud ja levitatavad õigeaegselt.