Millised on koosolekute protokollid ja kes neid koosolekul koostab?

Kuidas (ja miks) istungi protokolli salvestada

Koosoleku protokollid on kirjalikud või salvestatud dokumendid, mida kasutatakse selleks, et teavitada osalejaid ja mitteosalistele sellest, mida arutati ja mis toimus koosoleku ajal. Koosoleku protokollid võetakse üldiselt kokku või salvestatakse koosoleku ajal, nii et osalejad saaksid aruande selle kohta, mis koosoleku ajal juhtus.

Protokoll sisaldab tavaliselt järgmist:

Koosoleku protokollide näited keskenduvad kohtumisel tehtud otsustele ja osalejate võetud kohustustele. Kohustustega kaasnevad tähtpäevad ja kõik muud üksikasjad, mis on vajalikud koosolekutel osalejate ühiseks arusaamiseks .

Protokolli pidamine ajalooliseks dokumendiks

Nagu ajalooline dokument, on need kasulikud ka otsuste tegemisel viitavate põhiliste ideede või arutelude dokumenteerimiseks. Näiteks küsimustele vastates hiljem, kui meeskonna liige ütleb: "mida me kunagi mõtlesime, kui me valisime selle eesmärgi."

Tõhusate koosolekute protokollides on välja pakutud viis alternatiivi, millest meeskond arutas, ja peamine põhjus, miks üks valiti ülejäänud võimalike teede kaudu.

Tüüpilise ärikohtumise tõhusate koosoleku protokollide puhul ei ole vaja iga arutelu salvestada.

Samuti ei pea ja ei tohiks öelda, kes seda ütles. Samuti ei peaks nad dokumenteerima, mida iga osaleja üksikasjalikult ütleb. Antud näites annab efektiivne märkuste tegija kokkuvõtte arutelust, mitte iga sõna kirjutamise kohta.

(Tunnista, et see reegel erineb teist tüüpi kohtumiste puhul sellistes olukordades nagu kohtumenetlus, kohtuistungid jne.

Need protokollid nõuavad vestluse ja avalduste täpset registreerimist. Aga teie tüüpiline koosolek töökohal ei ole.

Millal ja kuidas koosoleku protokollid jagada?

Koosoleku protokollid ideaaljuhul levitatakse kohtumistel osalejatega elektrooniliselt koosoleku lõpus. Seda tehes peavad osalejad koheselt teavitama oma kohustustest ja tähtaegadest. Kui see pole võimalik (näiteks, märkija vastuvõtja soovib vigade kõrvaldamist), peaks noteerijal levitama koosoleku protokolle 24 tunni jooksul pärast koosolekut.

Protokollid annavad meeldetuletuse koosolekul osalenud kohustuste meeskonnaliikmetele. Nad aitavad osalejatel üle viia oma koosolekukohustused oma kalendrisse ja teha nimekirju. Need toimingud on meeldetuletusena kõigile elementidele, mis peavad osalejatele jõudma enne järgmist kohtumist.

(See võib kõrvaldada koosolekute ühe olulisema probleemi, üldiselt informatsiooni kohtumisel, et osalejad saaksid koosolekut lugeda, mitte suhtlema). Lõppkokkuvõttes ei ole kokkupuude kohtumisega? Midagi muudel on teil sellised tööriistad nagu meil ja Yammer.

Soovite vaadata eelmise koosoleku minutit järgmise koosoleku alguses, et inimesed saaksid neid õigesti kontrollida ja järgmisi samme kontrollida.

Koosolekute protokollid annavad edukatele kohtumistele tõhusa panuse, kui protokollid on nõuetekohaselt koostatud ja levitatavad õigeaegselt. See kehtib eriti siis, kui meeskond on moodustanud tugevaid norme, mis toetavad ettevõtte edukust .

Kuidas organisatsioonid käivad kohtumistel protokolliga?

Koosoleku edukusele kriitilise tähtsusega on märkmepidaja või salvesti dokumenteeriv koosolek osalejatele, ajalugu ja töötajad, kes peavad teadma, mis koosoleku toimus. Ilma täiskogu koosoleku protokollideta on koosoleku edu väljavaated vähenevad.

Koosoleku protokolle võtval töötajaks on tavaliselt meeskonna liige ja võtab kohtumisel osalevate märkmete üle. Koosolekutel, millel on juriidilised või valitsusega seotud menetlused, tagajärjed või nõuded, nagu ärakuulamised, nõutavad juhatuse koosolekud või hoiatused, osaleb mitteametlik isik ametlikke protokolle ja registreerib sageli menetlusi.

Töötaja, kes registreerib protokolli, peab olema täpselt registreeritud, et saada üksikasjalikku teavet. Samuti peab töötaja protokolli salvestamise ajal koosolekul osalema efektiivselt tegema.

Mõnedel kohtumistel võtab iga töötaja minutit iga koosoleku kohta. Teistes riikides läheb minutiteostaja roll töötajalt tööle. Nagu koosoleku juhtimine , võtab märkija roll ette juhtrolli , suhtlemist ja tõhusat juhtimisoskusi.

Millised on koosoleku protokollide nõuded Märkus Taker?

Salvestuse või märkme võtja nõuded hõlmavad järgmist:

Salvesti on koht, kus kohtumisel peab olema tagatud, et koosoleku tulemused edastatakse ja osalejad seda võtavad. Märkmeteta saavad osalejad toetuda teiste osalejate mällu. Tagatud, see pole hea plaan.

Koosoleku edukuse jaoks on nõutaja koosoleku dokumentatsioon vajalik, samuti on töövõtja toimivuse parandamiseks vajalik dokumentatsioon.

Koosoleku protokollidega seotud küsimused