Saate planeerida, juhtida ja korraldada tulemuste saamiseks koosoleku
Kui te ignoreerite ühtegi neist koosolekute korraldamise võimalustest, ei peata koosolekud ja meeskonnad teie investeeringutest soovitud vilja. Võtke nende kaheteistkümne koosoleku juhtimise näpunäiteid, et suunata oma osalejaid eeldatavate, positiivsete ja konstruktiivsete tulemuste saavutamiseks.
Mida teha enne koosolekut tõhusate koosolekute tagamiseks
Meetmed enne koosolekut moodustavad kohtumiste tulemuste saavutamise aluse. Võite teha kõik vajalikud järelmeetmed, kuid ilma tõhusa koosoleku plaani alustamiseks, teie tulemused pettumust teid. Need näpunäited aitavad teil koosolekut planeerida ja rakendada.
Planeerige koosolek
Tõhusad kohtumised, mis toovad tulemusi, algavad kohtumise planeerimisega. Esmalt tehke kindlaks, kas koosoleku planeerimiseks on vaja teisi töötajaid. Seejärel otsustage, mida koosolekut korraldades loota. Tehke oma koosolekule teostatavad eesmärgid.
Teie seatud eesmärgid loovad raamistiku tõhusaks kohtumiskavaks. Nagu Stephen Covey ütleb "Hästi efektiivsete inimeste seitsmes harjumustes ", "Alusta otsast silmas pidades". Teie koosoleku eesmärk määrab kindlaks kohtumise fookuse, koosoleku päevakorra ja koosoleku osalejad, kellel on eesmärk eesmärgi saavutamiseks.
Veenduge, et teil on vaja koosolekut
Kui olete oma koosolekukava välja töötanud, veenduge, et kohtumine oleks sobiv seade eesmärkide saavutamiseks. Kohtumise ajakava ja pidamine on kallis, kui arvestada külastatavate inimeste aega, et teha kindlaks, kas koosolek on parim võimalus probleemi lahendamiseks, protsessi täiustamiseks või käimasoleva kava koostamiseks.
Võite leida, et saate kohtumiste eesmärke täita e-posti aruteluga või levitades ja küsides teavet ettevõtte infolehe kaudu. Veenduge, et kohtumine on vajalik, mitte lihtsalt mugavam - saate oma koosolekul osalejate jaoks paremaid tulemusi, kui olete oma vajadused tõesti arvestanud.
Tagada vastav osalemine koosolekul
Kui kohtumine on sobiv eesmärk oma eesmärkide saavutamiseks , pöörduge osalejate poole, kes peavad kohtumisel osalema. Kohtumisel peab olema võimalus osaleda.
Jätkata kohtumist edasi, mitte pidada koosolekut ilma kriitilisi töötajaid. Kui delegaat osaleb otsustava tähtsusega otsustaja kohas, veenduge, et määratud töötajal on volitused otsustada või kohtumine edasi lükata.
Levitada ja tutvuda enne koosolekut enne töö tegemist
Kui mitu koosolekut olete osalenud, kui koosoleku korraldaja alustas koosolekute korraldaja läbilaskevõimalusi või andis aruteluks välja Microsoft PowerPointi slaidi? Ärritav? Looda sa. Kohtumine muutub grupi lugemiseks, eesmärgi saavutamiseks vaevalt produktiivne.
Kui koosoleku toimumise eesmärgid on otsuste tegemine ja küsimustele vastamine, on grupi lugemine pealiskaudsed rahvaste aja raiskamine.
Saate kohtumisi kõige produktiivsemaks muuta ja tagada tulemusi, pakkudes vajalikke ettevalmistusi enne tegelikku koosolekut. Esialgsete tööde, diagrammide, graafikute ja materjalide lugemine 48 tunni jooksul enne koosolekut mõjutab koosoleku edu. Mida rohkem ettevalmistusaeg te eraldate, seda paremini ette valmistatud inimesed saavad teie kohtumiseks.
Dokumendid , mis aitavad teil kohtumiste eesmärke saavutada, võivad sisaldada aruandeid; andmed, diagrammid ja lingid konkurentsivõimelisele teabele, müügi kuu ajakohasusele ja tootmiskavadele; Microsoft PowerPointi slaidid, mis illustreerivad olulisi arutelupunkte; varasemate või seotud kohtumiste ja projektide kohtumiste protokollid , märkused ja järelmeetmed.
Esialgne töö, isegi lihtsalt lingid, et järgida teabe lugemist, mis levitatakse õigeaegselt, koos tõsise ootusega, et osalejad loevad ettevalmistused enne koosolekut, aitab tagada, et teie kohtumine õnnestub.
Kohtumise ajal tõhusate kohtumiste tagamiseks
Koosolekuaja tõhus kasutamine loob selle teema entusiasmi. See tekitab osalejatele pühendumust ja saavutusi. Inimesed tunnevad osa midagi enamat kui nende igapäevased väljakutsed. Seepärast toob tulemuste saavutamine kaasa hästi toimivate ja aktiivselt toimivate kohtumistega, mis moodustavad järelmeetmete etapi.
Efektiivne koosolekute soodustamine
Koosoleku juht paneb positiivse ja produktiivse tooni koosolekutel osalejate vaheliseks suhtlemiseks. Tõhus kohtumiste hõlbustamine algab eesmärkide või eeldatavate tulemuste ja päevakorra ülevaatamisega. Juhendaja aitab grupiliikmetel keskenduda ja produktiivsusele.
Koosoleku kujunduse ja päevakorraga määrati koosoleku raamistik. Tõhus korraldaja, kes jälgib osalejaid, tagab koosolekul eeldatavate ja soovitud tulemuste saavutamise.
Kasutage koosolekut ettevalmistamisel
Kasutage või viitake ettevalmistustööle ja muule koosoleku toimumisele enne koosoleku toimumist. Te tugevdate osalejate vajadust kulutada aega, mis on vajalik enne, kui soovite vaadata materjali, mis on soovitud tulemuste saavutamiseks lahutamatu osa.
Teie osalejad valmistuvad enne kohtumiste käimist ja teie tulemused annavad tunnistust tugeval ettevalmistamisel ja juhtimisel . Keegi ei taha olla ettevalmistatud, huvitatud või meeskonnakaaslase silmis.
Kaasata iga osaleja meetmetesse
Igal töörühmal on erinevad isiksused, mis ilmuvad koosolekutel. Teil on vaiksed töökaaslased ja inimesed, kes üritavad domineerida igal platvormil. Koosoleku hõlbustamiseks või osalemiseks peate iga koosoleku eesmärgi saavutamiseks kaasama osalejaid.
See tagab, et iga osaleja on investeerinud koosoleku teema ja järelkontrolli. Sa saavutate rohkem tulemusi kogu meeskonnaga, kes tõmbab välja kui üks domineeriv töötaja, kes üritab kõiki teisi mäest üles tõsta.
Loo efektiivse koosoleku järelkontrolli plaan
Koosoleku toimumise ajal koostage järelmeetmete kava. Tõhusate plaanide hulka kuuluvad järgmised.
- Spetsiifiline tegevusvaldkond,
- selle isiku nimi, kes on võtnud endale kohustuse täita meetme objekti täitmist,
- tegevusüksuse tähtpäeva ja
- kokkulepe selle kohta, mis on meetmeüksuse lõpetamine.
Arutlege reaalajas stsenaariume ja edutamise tõkkeid, mida meeskonna liikmed võivad kogeda, kui nad püüavad saavutada vajalikke tulemusi saavaid punkte. Vajadusel määrake oma järgmise koosoleku aeg, samal ajal kui osalejad osalevad.
Pärast koosolekut tõhusate kohtumiste tagamiseks
Kohtumistel ja kohtumistel toimuv tegevus ja planeerimine mängivad olulist rolli, aidates teil saavutada eeldatavaid, positiivseid ja konstruktiivseid tulemusi. Teie kohtumisi järgivad tegevused on sama olulised. Järgmise kavandatud kohtumise järelmeetmed ei anna tulemuste tagamiseks investeeringuid kunagi piisavalt.
Avalda koosoleku protokolle
Alustage oma protokollide ja tegevuskavade avaldamisega 24 tunni jooksul. Inimesed teevad kõige tõhusamalt tulemusi, kui nad hakkavad kohe tegutsema hakata. Neil on veel kohtumine, arutelu ja valitud suuna põhjendused.
Nad on entusiastlikud ja valmis alustama. Minutite jaotamise viivitus kahjustab teie tulemusi, kuna enamik inimesi ootavad protokolli saabumist, enne kui nad hakkavad oma kohustusi täitma hakkama.
Tõhus kohtumiste järelkontroll
Tähtaegade austamine ja järgimine ning järelmeetmed aitavad teil kohtumiste tulemusi saavutada. Tähtajaks määrati koosoleku toimumise aeg. Koosoleku järel peaks iga isik, kellel on tegevusüksus, koostama plaani oma kohustuste isiklikuks täitmiseks.
Ükskõik kas nad kirjutavad oma planeerija sammudesse, delegeerivad ülesanded teisele töötajale või täidavad ülesande, vastutab üksikisik järelkontrolli eest.
Nii on ka koosoleku planeerija. Saate parandada koosolekute tulemusi, jälgides seda iga inimesega, kellel on koosolekutel vahepealne tegevusüksus. Teie eesmärk on kontrollida edusamme ja tagada, et ülesanded on käimas. Pidage meeles, et see, mida te küsite, saavutab.
Järgmise koosoleku järelkontroll
Kas olete kunagi istunud järelkonverentsil, kus iga osaleja rääkis grupile, miks nad ei suutnud oma kohustusi täita? Tulemus on kahetsusväärne. Kohtumise tsükli alguses algab tulemuste eest vastutava standardi või tavade kehtestamine .
Koosolekute vaheline sidevahendi abil toimuv järelkontroll aitab, kuid rühm peab kohustuste mittetäitmise vastuvõetamatuks tunnistama . Järgmise koosoleku edusammude ja tulemuste aruanne ja oodata, et kõik on saavutatud. Teise võimalusena saate kontrollida järgmisel koosolekul tehtud edusamme ja kui edusammude tegemiseks on tõeline takistus, siis otsustage, kuidas edasi minna.
Tutvuge pideva täiustamise koosoleku protsessiga
Iga koosoleku kokkuvõtte tegemise praktika on võimas tööriist pidevaks täiustamiseks. Osalejad vahetavad kordamööda arutelu praeguse kohtumisprotsessi efektiivsuse või ebaefektiivsuse üle. Nad arutavad ka edusamme, mida nad tunnevad, et grupp teeb sellel teemal, mille jaoks kohtumine toimus.
Edukas meeskondi pidevalt täiustades jõudis kogu projekt kogu protsessi ja protsessi, et teha kindlaks, kui tõhusalt nad suutsid tulemusi luua. Tulevased kohtumised kajastavad hinnangut. Koosolekud arenevad veelgi efektiivsemaks vahendiks organisatsiooni tulemuste loomiseks.
Järeldus
Hea planeeritud ja ellu viidud koosolekute tulemused on saavutatavad ja prognoositavad. Järgige neid kaheteistkümnendat soovitust, et koosolekul osalejad saavutaksid kohtumistele investeerimisel oodatud positiivsed ja konstruktiivsed tulemused. Teie organisatsioon tasub teie saavutusi ja teie koostööpartnerid armastavad teid, kui kasutate neid tõhusaid koosolekunõuandeid.