Dokumentatsiooni tähtsus inimressurssides

Vaadake inimressursside õige ja vale dokumentatsiooni proove

Dokumentatsioon on tööhõiveürituste kirjalik ja salvestatud aruanne. Dokumentatsioon koosneb valitsuse ja juriidiliselt volitatud elementidest, ettevõtte poliitika ja praktika nõutavatest dokumentidest, parimate inimressursside tavadega soovitatud dokumentidest ning ametlikest ja informaalsetest dokumentidest, mis käsitlevad tööhõiveüritusi.

Dokumentatsioon tööhõiveprotokolli kohta

Dokumentatsioon on kirjalik aruanne töötaja tegevuste kohta, arutelu, toimetuleku juhendamise juhtumid, tunnistajaks olnud poliitika rikkumised, distsiplinaarmeetmed, positiivsed panused, tasustamine ja tunnustamine, uurimine, nõuete ja eesmärkide täitmata jätmine, tulemuslikkuse hindamine jms.

Dokumentatsioon võimaldab tööandjal või tööandjal säilitada konkreetse sündmuse ajal toimunud sündmuste ja arutelude kirjalik salvestus. Töösuhte dokumenteerimine annab kirjaliku tõendi, mis võib olla vajalik selliste meetmete toetamiseks nagu töötajate edendamine , töötajate palga tõus ja distsiplinaarmeetmed, sealhulgas töösuhte lõpetamine .

Töötajate dokumentatsioon on üldiselt positiivne ja vajaduse korral negatiivne. See on faktiline ja mitte subjektiivne. See kirjeldab sündmusi, kui need esinevad, mitte sündmuse vaataja arvamusi ja mõtteid. Dokumentatsioon kirjeldab ka toiminguid, mida võeti märkimisväärsetes olukordades, näiteks juhul, kui esitate töötaja ametliku tuvastamise või võtate distsiplinaarmeetmeid.

Pidage meeles, et dokumentatsioon peab olema võimalikult lähedane sündmuse toimumise ajal, nii et dokumentatsioon oleks õigeaegne, üksikasjalik ja täpne.

Kohtumenetluses on töötaja varasemate toimingute dokumentatsioon sageli kriitilise tähtsusega tulemusele, mida tööandja sündmusest kogeb.

Eesmärgiks on edastada õiglane pilt töötaja tegevusest, keskendudes üksnes negatiivsetele sündmustele.

Dokumentatsiooni liigid

Poliitikad, protseduurid, töötaja käsiraamat ja tulemuslikkuse arengukavad on ka dokumentide vormid, mis salvestavad eeldatava töötaja käitumise ja töökoha nõuded korrapärase ja õiglase töökoha säilitamiseks, kus töötajad teavad, mis neist oodatakse.

Dokumentatsioon on ka süüdistatava, süüdistaja ja tunnistajate avaldused vaenulike töökohaga seotud sündmuste kohta, mis hõlmavad töötaja üleastumist, näiteks seksuaalset ahistamist .

Dokumentatsioon võib olla ametlik ja säilitada töötaja personalifailis . Töötajad peaksid selle dokumentatsiooni allkirjastama, et kinnitada, et nad on saanud koopia ja on sisu läbi vaadanud. (Allkiri ei tähenda kokkulepet dokumentidega seotud avaldustega.)

Selles dokumentatsioonis on ka sellised alalised dokumendid nagu allkirjastatud tööpakkumise taotlus, kirjalikud tööhõivealased viited , taotlusvormid nagu jätkamine ja kaasnädalad ning taustakontroll. Töötajate personali failist kõrvalejätmise korral säilitatakse ka selline dokument nagu I-9 vorm, mis kinnitab töötaja õigust töötada USA-s, nagu ka meditsiinilised andmed, FMLA-dokumendid jms.

Dokumentatsioon võib olla ka mitteformaalne, nagu juhtkonna aruanne töötajaga aasta jooksul arutluste kohta. On oluline, et juhid säilitaksid selle dokumentatsiooni kõigile nende aruandvatele töötajatele; tulemuslikkuse tõttu ei tohiks välja tuua ühtki töötajat. (Seda võib tõlgendada hiljem diskrimineerimisega).

Dokumentatsiooni kasutamine

Kriitiliste intsidentide, nii positiivsete kui ka negatiivsete, dokumentatsioon on samuti soovitatav, nii et juhtidel oleks arvestatud töötaja jõudlust, mis kestab mõnda aega.

Dokumentatsioonit kasutatakse organisatsioonides muul viisil. Need võivad sisaldada protseduure, tööjuhendeid ja arvutitarkvara juhiseid, nimetades vaid mõnda, kuid inimressursside funktsiooni eesmärkidel on need dokumendid ühised kasutusviisid. Ja need on juhendid selle kohta, kuidas õigesti dokumenteerida.

Toimivusdokumentatsiooni näidised

Tööandja töö tulemuslikkuse dokumentatsioon võimaldab teil distsiplineerida , lõpetada või õiglaselt edendada, premeerida ja tunnustada töötajaid. Ilma dokumenteerimata on mõne nimetatud toimingu tegemine raske ja potentsiaalselt tööandjale ohtlik.

Tööandja peab hoiduma võimalikust süüdistusest töötajate diskrimineeriva kohtlemise vastu .

Kõrval seaduslikkust, head tööandjad soovivad luua töökeskkonna, mis oleks õiglane, järjepidev ja toetaks töötajate eesmärke ja karjääriplaane.

Seda keskkonda toetab töötaja töö tulemuslikkuse juhtide professionaalne dokumentatsioon - nii kiiduväärtused kui ka tegevused, mis vajavad parandamist või parandamist. Varem arutati üksikasjalikult dokumendi üle. Need proovid annavad teile rohkem näiteid asjakohastest dokumentidest.

Dokumentatsiooni näidised

Vale :

Mark tavaliselt tööle hiljaks jääb. Mark jätab liiga palju tööd.

Õige :

1. aprill: Mark kutsus haigeks ja jäi 8 töötundi.

4. aprill: Mark jõudis tööle kell 10 hommikul, kahe tunni pärast hilinenud kavandatud startimisel.

6. aprill: Mark kavandas arsti määramise ja seejärel jäi koju uue ahju paigaldamiseks.

12. aprill: Mark kutsus haigeks ja jäi 8 töötundi.

Vale :

Maarja pole usaldusväärne. Ta teeb peaaegu kunagi seda, mida ta on pühendunud.

Õige :

2. mai: Maarja lubas, et tooteettepaneku esimene eelnõu oleks tänase iganädalase koosoleku jaoks läbivaatamiseks saadaval. Maarja ei esitanud dokumendi eelnõu ootuspäraselt. Ta ütles, et ta oli liiga hõivatud ja inimesed, kelle abi ta vajab, ei saanud temaga tagasi.

Juht vastas: Millist abi sa vajasid? Teave? Kes ei ole sulle tagasi saanud ja mida neile vaja oli?

Carl ja Michael vaja uuendada Maarja nende edusammude kohta.

Mis teeb teid nii hõivatud, et teil pole aega oma pühendumust järgida? See teeb liiga palju kohustusi, et neid täita piiratud aja jooksul.

Mida ma saan teid aidata?

Millal saate dokumendi eelnõu ülevaatamiseks kättesaadavaks?

Need näidised annavad ülevaate sellest, milline on tõhus dokumentatsioon, ja versioonile mittevastav dokumentatsioon. Järgige seda nõu, et tõhusalt ja seaduslikult dokumenteerida oma töökohal toimivaid poliitikaid, toimivust ja sündmusi.

Vastutusest loobumine: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole täpsuse ja seaduslikkuse tagamiseks tagatud. Seda saiti loeb ülemaailmne vaatajaskond ning tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.