Siit saate teada, mida peate teadma personali failide sisu kohta
- Tööandja soovib saada täpset teavet käepärase ja korraldatud, kui teil on mingil põhjusel juurdepääs teabele. Hädaolukordade kontaktide, töötajate aadresside muutmine, tulemuste hindamise jälgimine, distsiplinaarkirjad , töötajate tunnustamine ja tööhõive taotlemisega seotud materjalid on näited selle kohta, millist teavet, mida tööandja soovib kiiresti saada.
- Tööandja peab säilitama personali käsitlevate dokumentide, nagu töötajate valimine, esitus, töö ajalugu, hüvitiste põhjendus ja sisemised müügiedendusrakendused , nimetades vaid mõnda.
EEOC-i nõue, kohtuasi või isegi vajadus põhjendada töötaja tõusu või edutamise puudumist nõuab, et tööandja oleks kogunud ja säilitanud sellist tüüpi töötaja dokumentatsiooni. - Föderaalvalitsus või riigi valitsused peavad tööandjatel pidama mõned töötajaid käsitlevad dokumendid. Töötajate teabe korraldamine personalifailis on mõistlik juurdepääsule ja seaduslikule vastavusele ning valmisolekule.
Personali failide tüübid
Tööandjal on üldjuhul mitut tüüpi personalifaile, mis on mõeldud ärilistel eesmärkidel kasutamiseks, töötajate konfidentsiaalsuse tagamiseks, meditsiinilise privaatsuse tagamiseks ja seadusliku vastavuse tagamiseks. Ma ei tea ühtegi seadust, mis ütleks, kui palju faile tööandja peab säilitama.
Siiski on palju seadusi ja töötajaskonna konfidentsiaalsuse kohta on töötajate parimad tavad, mis reguleerivad personali failide sisu ja kellel on juurdepääs sellele teabele.
Need on personali failid, mida enamik USA tööandjaid säilitab. (Maailma seadused ja tavad võivad erineda.)
- Personali fail : see on peamine tööfail, mis sisaldab töösuhte ajalugu.
- Palgaarvestusfail : soovite säilitada eraldi palgafondide palgafondide kohta kõik palgafondid ja hüvitised.
- Töötaja meditsiiniline fail : 1996. aasta föderaalne tervisekindlustuse ülekantavuse ja vastutuse seadus (HIPAA) nõuab, et tööandjad kaitseksid töötajate tervisekontrolli konfidentsiaalsena.
- I-9 töötajate vormid : teil on vaja säilitada eraldi töötaja (mitte töötaja kohta) I-9 vormid, kuna te ei soovi valitsuse töötajaid, kes on volitatud neid vorme kontrollima mitmesugustel asjaoludel, vaadates läbi teie peamised, konfidentsiaalsed töötajafailid.
Töötajate juurdepääs töötajatele
Töötajal on juurdepääs personalijuhtide personaliosale personalijuhtide juhendamisel ja juhendamisel. Töötajate personali faile loetakse tööandja omandiks, kellel on kohustus neid säilitada ja kaitsta.
Proovi personalipoliitikat
Järgnevalt on teie ettevõtte jaoks kasutatav proovifailide poliitika. Selles käsitletakse erinevaid faile, mida soovitatakse ja kellel peaks olema juurdepääs igale failile.
Näidispoliitika
Ettevõttel on iga töötaja kohta kolm töötaja faile.
Töötajafail säilitatakse iga (teie ettevõtte nime) töötaja kohta. Need personalifailid sisaldavad konfidentsiaalseid dokumente ning neid haldavad ja haldavad personalikulud.
Juurdepääs sellele failile on piiratud personalijuhtidega ja eeldab, et iga töötaja juht säilitab oma faili töövõtja tööga seotud dokumentidega.
Personalifaili tüüpilised dokumendid hõlmavad töölevõtmise taotlust, perekonna hädaolukorra kontaktandmeid, dokumenteeritud distsiplinaarmeetmete ajalugu, jätkamist, töötaja käsiraamatut ja töökohal tööandjalt allkirjastatud lehti, praegust isiklikku teavet ja töökoha viiteid.
Mitte kõik personalfailid ei sisalda samu dokumente, kuid igal personalifailil on mõned samad dokumendid.
Palgaarvestusfaile ka säilitatakse; palgafailid sisaldavad töövõtja tööde, osakondade, hüvitise muutuste jms ajalugu. Juurdepääs palgafondile on piiratud asjakohase raamatupidamis- ja personaliküsimustega.
Samuti säilitatakse töötaja meditsiiniline fail . Meditsiinilise faili sisu ei ole kättesaadav kõigile, välja arvatud inimressursside määratud töötajad ja töötaja, kelle andmeid säilitatakse toimikus. Teie ettevõtte nimes), saavad meditsiinilised failid kõrgeima turvalisuse ja konfidentsiaalsuse taseme.
Töötaja võib vaadata oma personali faili, pöördudes töövõtja töötaja poole tavalise tööajaga. Ükski töötaja ei tohi muuta ega eemaldada dokumente oma personali failist, mida tuleb vaadelda personali töötaja juuresolekul.
Tuntud ka kui töötajate faile, töötajate arvestust, inimressursside faile ja dokumentatsiooni
Vastutusest loobumine - palun pange tähele:
Susan Heathfield teeb kõik endast oleneva, et pakkuda käesoleval veebisaidil täpseid, tervet mõistmist, eetilist personalihaldust, tööandjat ja töökoha nõuandeid ja seostada sellelt veebisaidilt, kuid ta pole advokaat ja saidi sisu, samas kui autoriteetne, ei ole tagatud täpsuse ja seaduslikkuse suhtes ning seda ei tule tõlgendada kui juriidilist nõu.
Sellel saidil on ülemaailmne vaatajaskond ja tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest, seega ei pruugi saidi nende töökohtade jaoks lõplik olla. Kui kahtlete, pöörduge alati riiklike, föderaalsete või rahvusvaheliste riiklike ressursside juriidilise nõustamise või abi poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused oleksid õiged. Sellel saidil olev teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.