Küsimused, et määrata kindlaks personali infotehnoloogia vajadused
Aga kuidas HR ja teised juhid teavad, et nad valivad parima HR infotehnoloogia, et hallata kõiki üksikasju ja kas valitud lahendus seisab aja testi?
Järgnevalt on toodud põhiküsimused inimressursside infotehnoloogia valimisel.
- Milline on personali infotehnoloogia tarkvara paindlikkus ja mastaapsuse määr? HR-spetsialistid peaksid kindlaks tegema, kas tarkvara saab importida andmeid mitmest Exceli tabelist, andmebaasist ja paberkandjaltoodetest ning tasemele, millega ta suudab liita teiste vajalike süsteemide ja andmetega.
Tarkvaral peaks olema võimalus võtta ja filtreerida teavet mitmest allikast. Ideaalis peaks see protsess olema automatiseeritud. Paljud veebipõhised registreerimislahendused nõuavad, et andmeid oleks käsitsi töödeldud, enne kui nad saaksid oma süsteeme värskendada kandjaga. Värskenduse vormingu, edastusgraafiku ja kohaletoimetamismeetodi automatiseerimine võib aidata arvelduse ja abikõlblikkuse probleeme kõrvaldada. - Kas tarkvara suudab hallata HR-i ettevõtteid ja kasu saamise eeskirju? Tõeliselt sobilik registreerimismootor hindab iga registreerumise tegevust ja rakendab reeglite, sõnumite, viipade ja valikute kombinatsioone, mis on spetsiaalselt loodud soovitud täpsete abikõlblikkuse nõuete täitmiseks. Tarkvara peaks vastama kõigile abikõlblikkuse eeskirjadele, mida ettevõttel ja lennuettevõtjatel on.
- Kas personali infotehnoloogia suudab organisatsiooniga kasvada ja ulatuslik olla? Kõrge esindaja peaks hindama tehnoloogia võimet kasvada, kuna ettevõte palkab uusi töötajaid , büroosid, hüvitiste muutusi ja reegleid. Kõrge esindaja peaks küsima kõigi nende elementide künnistest.
- Kas personali infotehnoloogia tarkvara suudab integreerida teiste süsteemidega? Sageli jagavad palgaarvestus ja muud funktsioonid suuresti sama teavet kui hüvitiste juhtimine . Töötaja saab suurema kasuteguri, kui ühes süsteemis sisestatud andmed ja muu töötajate teave jagatakse teise süsteemiga. Järelevalve töötajate värbamine on veel üks vajalik funktsioon.
- Kes vastutab lahenduse rakendamise eest või selle ehitamise eest? Milline on koolituse tase? Mõned lahendused nõuavad, et klient oleks esialgse rakendamisega väga kaasatud, mis võib olla juba hõivatud HR-administraatorite jaoks ülioluline.
Kõrge esindaja peaks olema selge arusaam koolituse tasemest ja vajalikest tehnilistest kogemustest ning oodatav aeg. Selle teema lahendamise pakkujate küsitlemine võib anda ülevaate peentest valdkondadest, mis võivad esialgu tunduda lihtsad, kuid mis hõlmavad märkimisväärseid tehnoloogilisi teadmisi. HR võib seejärel määrata kindlaks konkreetsed ülesanded, mis võivad olla nii tülikad, et reaalselt takistada nende lõpetamist, potentsiaalselt vähendada personali infotehnoloogia väärtust ja ROI-d. - Kui koolitus on seotud , kas tasu on? Samuti tuleks hinnata koolituskulusid, sealhulgas aega kulutada ja reisikulusid väljaspool kohapealseid reise. Personalihaldur peab olema teadlik kõigist inimressursside infotehnoloogia kasutuselevõtuga seotud rasketest ja pehmetest kuludest.
- Kes on andmete omanik? Sellele küsimusele peaks vastama inimressursside organisatsioon . Ettevõtted peaksid saama oma andmeid edastada mis tahes rakendusteenuse pakkujale (ASP). Kui andmed paiknevad vedaja privaatses serveris, võib ettevõte mõnikord tasu võtta juhul, kui see asendab vedajaid.
- Milliseid hooldus- ja hooldustöid on vaja? Kui tarkvara on installitud ettevõtte kohapealsetesse tööjaamadesse või -serveritesse, on sageli vaja selle tehnoloogia regulaarseid värskendusi ning see võib osutuda tülikaks planeerimisel ja haldamisel. Personali infotehnoloogia värskendused tehakse tihti automaatselt, kasutades tarkvara, mis on saadaval veebis rakendusteenuse pakkuja (ASP) või tarkvara (SaaS) mudeli kaudu.
- Millised turvameetmed on integreeritud inimressursside infotehnoloogiasse ? Kui tarkvara on Internetis saadaval ASP või Saas mudeli kaudu, peaks pakkuja pakkuma igapäevaseid varukoopiaid, varukoopia servereid ja lisakaitselisi kihte. Tuleks luua täiendavaid süsteeme ja menetlusi, mis kaitseksid teabe kadumist või juurdepääsu volitamata töötajatele . Kõrge esindajana peaks teiste juhtidega konsulteerides olema ainuõigus otsustada, kellele võimaldatakse ligipääs HR infotehnoloogiale ja millisel määral.
- Kas töötajad saavad registreeruda hüvitiste plaanides ja muuta oma isikuandmeid reaalajas ja planeerida valikuid? Töötajate juurdepääs peaks olema antud, võttes arvesse laialdast üldist juurdepääsu arvutitele.
Enamikul töötajatel on kodus internetiühendus. Töötaja iseteenindus pakub suuri võimalusi aja ja raha säästmiseks. Hea isetehtud süsteem suunab töötajaid sujuvalt sisestades teavet enda ja nende ülalpeetavate kohta.
Süsteem peaks selgelt esitama olemasolevad plaanid ja võimaldama töötajatel valida nende mugavused, lihtsustades neid toiminguid kogu protsessi käigus võluritega. Töötajad peaksid samuti suutma lisada ülalpeetavaid ja vajadusel muuta teavet 24 tundi ööpäevas, seitse päeva nädalas aastaringselt.
Need on täiendavad küsimused vastata, kui hindate oma organisatsiooni inimressursside infotehnoloogia vajadusi.
- Kas tehnoloogia annab inimressurssidele pädevuse otsustada, kellele on juurdepääs ja millisel määral? Sama moodi, mis tagab töötajatele juurdepääsu, peaks tehnoloogia andma HR-le lõpliku sõnumi. Haldusosakonnal peaks olema volitus kõikide andmete kinnitamiseks enne, kui see edastatakse vedajatele, samuti tuleks kindlaks määrata, mil määral töötajad ja teised saavad juurdepääsu.
- Milliseid aruandlusvõimalusi saate kasutada personali infotehnoloogiast? Aruandlustehnoloogia peaks pakkuma mitut vaadet ja vorminguid (arvutustabelit, PDF-i, HTML-i), piltide suuremat hindamist ja võimalusi otsuste tegemiseks tõhustada. Haldusosakond peaks suutma igal ajal hinnata konkreetsete plaanide, täitmata tegevuste ja töötaja demograafilise teabe muutumist seoses hüvitiste ja muude töötajate andmetega.
- Kas tarkvara pakub spetsiifilisi funktsioone, mis aitavad HR-l aja kokku hoida? Sõltuvalt oma osakondade vajadustest võib HR soovida uurida tehnoloogia võimet osade kaupa töödelda , COBRA-poliitikat käsitlevate teatiste ja arvete haldamist, arvelduse ja bilansi ühitamise tööriistade ja konkreetsete aruannete esitamist.
- Kas tarkvara pakub spetsiifilisi funktsioone, mis aitavad HR-sid paremini töötajatega suhelda? Mõned programmid annavad HR-le paindlikkuse töötajatega suhtlemisel mitmel tasandil - massimeili, elektrooniliste teadetetahvlite ja konkreetsete filtrite kriteeriumide (nagu asukoht, osakond, kindlustusplaanid, registreerimisastmed, vanaduspensioni staatus jt) kaudu. HR infotehnoloogia süsteem. Sõnumite paremaks sihtimiseks on mitmeid võimalusi suhtlemiseks veelgi automatiseerida ja aidata HR-sid.
- Kas personali infotehnoloogia süsteem pakub kontrollide ja tasakaalu vahendeid? Lisaks sellele, et HR-l on võimalik tehinguid heaks kiita, pakuvad paljud HR infotehnoloogiasüsteemid ka HR-i jaoks võimalust, et olla audiitori arvelduste halduriks, et tagada süsteemi nõusolek andmetega. See võib:
- tagama veoarvete täpsuse;
- hoia aega ja raha,
-assisteerib töötajate kaasamise õigeaegsesse kättetoimetamisse ja
- töötajatele abi saamiseks vajaliku abikõlblikkuse kinnitamine.
- Kuidas saab vedajatega teavet vahetada? Ja kes vastutab selle suhtluse eest? Personaalsete infotehnoloogiasüsteemide integreerimist tuleks hinnata mitte ainult nende kandjate arvuga, millega tarkvara omab suhteid, vaid seda, millist tüüpi ühendus seda võimaldab. Eduka suhtlemise tagamine vedajatega kasu haldamise tarkvara abil nõuab palju samme, sealhulgas:
- esialgse rakendamise andmete loenduse kogumine;
- käimasoleva teabevahetuse algse integreerimise alustamine;
- igapäevase või nädala interaktsiooni koordineerimine, et tagada andmete vastuvõtmine ja nende nõuetekohane kohaldamine;
- käimasolevate uuenduste ülevaade;
- registreerimisnõuded tagavad kandidaatinõuetele vastavad reguleerivad asutused; ja
- edendada iga lennuettevõtjaga ennetavat suhet, et parandada andmevahetuse suhet.
Teadmine, kes vastutab iga ülesande eest, on toote pakkumise täielikuks mõistmiseks hädavajalik. Iga tarkvara pakkuja pakub erinevat integratsioonitasandit, pakkudes mõningaid ülaltoodud ülesandeid kõigile. HR peaks otsima töötama tarnijatega, kes näitavad tugevaid, pidevaid ja sujuvaid suhteid ettevõtte valitud lennuettevõtjatega.
Paljud pakkujad võimaldavad üldise ANSI 834 faili edastamist, mida vedaja võib aktsepteerida või mitte, mis on grupi suurusest tihti mõjutatud tegur. Juhid peaksid otsima pakkujaid, kes pakuvad puhtaid, valideeritud ülekandeid (tagades tehingu abikõlblikkuse), mis on kohandatud iga lennuettevõtja vajaduste hulka, et vältida probleeme. Samuti peaksid nad pöörama tähelepanu teenusepakkujatele, kellel on spetsiaalne EDI (elektroonilise andmevahetuse) osakond, et suhelda lennuettevõtja enda konkreetse edastuskeelega.
- Millist klienditeenindust pakutakse? Kas teenustasu eest on lisatasu? Inimõiguste peadirektoraat peaks kindlaks määrama abistamiseks pakutava abi taseme ja milline on klienditeenindus - veebipõhine abi andmebaasi, veebivestluse, e-posti tugiteenuste, elavate inimeste vestluste või nende kombinatsiooni kaudu. Tulude tundlikkuse ja muu HR informatsiooni tõttu peaksid juhid ootama 24 tunni jooksul päringutele vastuse, mis võib aidata otsest kontakti.
- Mis on personali infotehnoloogia süsteemi maksumus ja kas see ületab eelised? Kõrge esindajana tuleks hinnata personali infotehnoloogiasüsteemi täielikku maksumust, sealhulgas kõiki aasta-, kuu- ja ühekordset tasu koos pakutavate hüvitistega. Pisut kallim süsteem võib maksta rohkem kui erinevus funktsioonidega, mis võimaldavad töötajatel oma andmeid säilitada ja pakkuda mugavust, aja säästmist ja täpsust. Neid tegureid tuleks kaaluda ja kaaluda personali infotehnoloogia süsteemi valimisel.
HR infotehnoloogia süsteemide vajadus kasvab. HR personali jaoks, kellel on HR infotehnoloogia süsteemides palju valikuvõimalusi, on üha olulisem analüüsida ja kaaluda kõiki olemasolevaid võimalusi.
HR infotehnoloogiasüsteemi valimist tuleks vaadelda kui investeeringut, mis kasvab koos osakonna ja ettevõtte vajadustega . Need küsimused viivad teid asjakohase HR infotehnoloogia süsteemi teie ettevõte.