Töötaja personali fail on üldiselt salvestatud lukustatud, tulekindel failikabineti lukustatud asukohas, mis on kättesaadav personalijuhtide personalile.
Töötajate andmete konfidentsiaalsus personalifailis on ülimalt tähtis.
Kõigist ettevõtte poolt peetavatest töötaja toimikutest on töötaja personalifail kõige sagedamini tööandja, juhendaja või inimressursside personali jaoks igapäevaselt kättesaadav.
Arvamused töötajate isikuandmete kohta
Need on alused ja küsimused, mida tuleb arvestada dokumendi esitamisel töötajate personali failis.
- Kas tööandjal on vaja tööandja jaoks konkreetset dokumenti, et õigustada otsuseid, kui tööandja kaevatakse? Kas tööandja peaks dokumendi kohtusse kandma?
- Kas töötaja teab ja mõistab, et dokument esitatakse tema personali failis? Enamikul juhtudel peaks tööandja andma, et töötaja kirjutab dokumendile alla, mitte dokumendi sisule kokkuleppele jõudmiseks, vaid selleks, et tunnistada, et nad on dokumendist teadlikud ja on seda lugenud.
- Töötaja isikuttõendisse ei tohiks mingeid üllatusi, arvamusi ega isiklikke märkmeid töötaja kohta. Ainult faktid, spekulatiivsed mõtted ei kuulu töötaja personali faili.
Töötaja personalifaili sisu
Järgnevalt esitatakse soovitused dokumentide kohta, mida tööandja peaks töötajate personali failis hoidma.
Tööhõive ajalugu
- Tööpakkumine
- Jätka
- Jätkake kaaskiri
- Hariduslik kinnitus
- Tööhõivekontroll
- Tagasilükkamise kiri
- Ametikoha töö kirjeldus
- Tööanalüüsi dokumendid
- Tööpakkumise kiri või tööleping
- Tööhõiveasutus või temp-esindusleping, kui seda kasutatakse
- Hädaabi kontaktandmed
- Allkirjastatud töötaja käsiraamatu kviitungi vorm, mis näitab töötaja käsiraamatu kättesaamist
- Kontrollnimekiri uue töötaja orientatsioonist, kus on näidatud teemad ja kelle poolt
- Kõik ümberpaigutamise lepingud ja dokumentatsioon
- Töövõtja ja tööandja vahel sõlmitud leping, kirjalik kokkulepe, kviitung või kinnitus (näiteks mittekonkreetne leping , tööleping või äriühinguga varustatud auto leping), näiteks
- Tööhõiveametniku elu hõlmab sealhulgas: ülekandmistaotlusi , edutamist , sisemisi tööpakkumisi jne
- Kõik muud töökohaga seotud dokumendid
Töötajate töö tulemuslikkuse arendamine ja täiustamine
- Kasutatavate toimivuskinnituste koopiad või töötajate arendusplaanid
- Töötaja enesehindamine
- Igal formaalsel nõustamissessioonil olevad andmed
- Märkused osavõtu või tardumise kohta
- Tulemuslikkuse parandamise kava dokumentatsioon
- Distsiplinaarmeetmete aruanded
- Töötaja tunnustamine on esitatud näiteks sertifikaatide, tunnustähtede ja muu kujul
- Töötajate ametlikud soovitused ja soovitused, organisatsiooni vastused
- Koolitusandmed
- Koolitustaotlused
- Pädevuste hinnangud
- Koolituse klassi või seansi märguanded või ajakavad
- Vajaduste hindamine on allkirjastatud
- Koolituskulude aruanded
- Klientide või kaastöötajate kaebused
Töösuhte lõpetamise protokollid
- Töötaja ametist lahkumise kiri
- Väljuge intervjuudokumentatsiooni
- Cobra teade
- Tööhõive lõpu kontrollnimekiri
- Tööandja tööhõive kõigi aspektide lõplik arvestus, nagu lõplik palgapäev, puhkusetasu, ettevõtte vara tagastamine jne.
Personifailidega seotud täiendavad dokumendid on kättesaadavad.