Mida peaks (või mitte) panna töötaja personalifaili
Teiste seas on juurdepääs ainult personalijuhtidele ja töötajad saavad taotleda juurdepääsu oma dokumentidele. Advokaadid võivad ka kohtuprotsesside ja Equal Employment Opportunity Commissioni (EEOC) kaebuste personaliküsimuste sisu edasi kaevata.
Endine töötaja võib taotleda ka oma töötajate dokumentide koopiat.
Kõigi nende potentsiaalsete kasutusalade ja potentsiaalsete vaatajatega, kelle tööandja on registreerinud, peab tööandja hoolitsema tööandja tööaja ajaloo erapooletu ja faktilise dokumentatsiooni säilitamise eest oma töötajate registris. Seetõttu järgige neid üldisi juhiseid dokumentidele, mida säilitate oma organisatsiooni personaliarhiivides.
Personali faili sisu üldised juhised
- Andmed personaliarvestuses peavad olema faktilised. Juhendaja või personalijuhtide personalieeskirjad; juhuslikud märkmed; kuulujutud; põhjendamatud kuulujutud; küsimused, aruanded või muud töötajatest pärinevad süüdistused; uurimata ja lõpetamata süüdistusi; ja mis tahes muu faktiline teave, kommentaar või märkused tuleks töövõtja personali failist välja jätta.
Üks halvimaid näiteid solvavast kommentaarist, mille HR personalihaldur leidis, lisati personali rekordile, rendihaldurite intervjuud. Üks märkis: "Võimalik, et on liiga rasv, kui trepist üles ja alla vajutada." Kujutage ette, et töötaja, vandeadvokaat ja isegi tulevased töötajad ja järelevalveasutused lugesid selliseid kommentaare nagu need.
Teises ettevõttes leidis juhataja põhjendamatuid märkmeid, mille juhid ja teised olid paigutanud töötaja failidesse, nagu näiteks "Mary's vihane, sest ta ei saanud tõsta. Ta aeglustas oma tööd eesmärgipäraselt, et saada isegi tema juht." Vaadake probleemi?
- Personaliarvestust tuleb hoolikalt määrata nende sobivate failide asukohta. Tehke kindlaks oma ettevõtte personaliarvestuse protokoll, mis põhineb riiklikel ja föderaalseadustel , tööõigusaktidel, näiteks 1996. aasta tervisekindlustuse ülekantavuse ja vastutuse seadusel (HIPAA) ja tööandjate parimatest tavadest.
Seejärel järgige protokolli. Te ei soovi leida juhuarsti vabandusi, mis on lisatud personalifaili, kui nad kuuluvad meditsiinilisse faili. Samuti ei soovi te töötaja edutamist palgafailis sisalduva loogika ja põhjendusena.
Samuti ei soovi te dokumente rentimisotsusest, mis sisaldavad taustakontrolli või märkmeid endiste tööandjate aruteludest personalifailis.
- Inspektorid, juhatajad ja muud töötajad, kes paigutavad dokumendid personaliarvestusse, peavad olema koolitatud dokumentatsiooni nõuetekohaseks kirjutamiseks. Kui töötaja on mõelnud , et töötaja oli täiesti surnud , ei võitnud oma töötajaid mingeid auhindu, kuid mittekontrollitud juhendajad on teadaolevalt kirjutanud sarnaseid avaldusi.
Veelgi parem on piirata juurdepääsu failidele teie personali personalile, kes vastutab andmete eest, ja teab, mida peaks ja ei tohiks panna personali faili. - Tasakaalustades personaliarhiivis olevat teavet, et see hõlmaks nii töötaja tööaja ajaloo positiivseid kui ka negatiivseid aspekte. Liiga sageli rõhutavad personaliarvestused iga negatiivset esinemist ja jätavad positiivsed komponendid puudu.
- Tunnistage erinevust juhendaja isiklike märkmete üle oma aruandva personali ja ametlike ettevõtete töötajate registrite vahel. Juhendaja märkused, mida kasutatakse tulemuslikkuse parandamiseks , et jälgida projekte ja eesmärkide täitmist, ning õiglaselt kindlaks teha tõusud ja tulemuslikkuse arengukavad , kuuluvad näiteks juhendaja privaatsesse faili, mitte ettevõtte ametlikesse tööjaotustesse.
Samuti tunnistavad vajadust treenida juhendajaid märkmete tegemisel ja dokumentide haldamisel oma juhtfailis. Privaatsõnumite puhul kehtivad samad kriteeriumid faktidele, mitte arvamustele ja konkreetsetele näidetele, mitte kuulamistele.
Juhtkonna erasektori märkmeid võib kohtumenetluses välja kuulutada, seega on soovitatav olla ettevaatlik ka erasektori märkuste puhul. Juhtimisfailis olevate ametnike personalifailides olevate dokumentide koopiaid ei ole soovitatav järelevalveasutuste praktikas.
- Dokumentide hankimine ja küsitluste küsitlused on natuke hämmastav. Parim tava on säilitada iga faili jaoks eraldi fail, mis sisaldab kõiki dokumente, mis on seotud selle positsiooni täitmisega töökoha postitamisest võrdluskontrolliks. Sellesse faili kuuluvad hagejate jätkuvad, kaaskirjad ja rakendused, välja arvatud see, et peaksite palgatud töötaja taotlust töötaja personalifailile teisaldama.
Sellel failil on ametlikud kontrollnimekirjad ja vormid, mis püüavad potentsiaalse töötaja kvalifikatsiooni erapooletu esindatuse ja toetavad teie otsust kõige kvalifitseerituma kandidaadi palkamiseks. Rendihaldurite arvamused ja märkused, mis võeti tööle võtmise ajal, ei kuulu sellesse faili. Inimressursid võivad koguda neid märkmeid, et säilitada täielik dokumentatsioon tööhõiveotsuse kohta, kuid need ei kuulu personali arvestusse.
- Tööandjapõhised dokumendid tööhõiveotsuste kohta , näiteks edutamine , üleviimine külgmistele võimalustele ja palgatõusud, kuuluvad personali arvestusse. Juhtkonna või HR arvamused töötaja kohta ei ole. Ametlik distsiplinaarmenetluse dokumentatsioon , näiteks kirjalik hoiatus, kuulub ka töötaja personalifaili.
Dokumentide konkreetsed näited, mis ei peaks olema personaliarvestuses
Järgmist teavet ei tohiks panna personaliarvestusse. Dokumentatsioon võib nõuda eraldi faili, seda võib liigitada järelevalve- või juhtimisnumbriks või mitte tööandja poolt.
- Kõik meditsiinilised andmed kuuluvad meditsiinilisse faili .
- Palgafondiinformatsioon kuulub palgafaili .
- Personali faile ei tohi kunagi hoida dokumentides, mis sisaldavad töötajate sotsiaalkindlustuse numbreid või teavet töötaja kaitstud klassifikatsioonide kohta, nagu näiteks vanus, rass, sugu, rahvuslik päritolu, puue, perekonnaseis, usulised tõekspidamised jne.
- Juhtdokumendid töötaja töö juhtimiseks, eesmärkide seadistamiseks, tagasiside jms kohta tuleb esitada eraõiguslikus, juhendaja või juhataja omanduses olevas kaustas.
- Juurdlustoimikud, sealhulgas töötajate kaebus, tunnistajate intervjuud, tööintervjuu, järeldused, advokaadi soovitused ja lahendus, ning järelmeetmed tagamaks, et vastumeetmeid ei oleks , peaksid asuma uurimisfailist, mis on personaliarvestusest eraldi.
- Faili töötaja I-9 moodustab I-9 failis või asukohas , eemal töötajate töötajate registritest.
- Asetage taustakontrollid, sealhulgas kriminaalmenetluse ajalugu, krediidiaruanded jms, ning uimastitestide tulemused eraldi failis, mida juhendajad, juhid ja töötaja ei pääse. SHRM soovitab kas seda eraldi faili või soovitab seda teavet esitada ka töötaja meditsiinilisest failist.
- Töötajate võrdsete võimaluste dokumente , nagu enesekontrolli vorme ja valitsuse aruandeid, ei tohiks säilitada personali failis ega juurest, kuhu juhendajat pääseb.
Kui järgite neid juhiseid, salvestab teie organisatsioon tõhusalt töökoha faktilisi, toetatavaid töökogemusi ja personaliandmeid sobivates asukohtades.
Vastutusest loobumine: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole täpsuse ja seaduslikkuse tagamiseks tagatud. Seda saiti loeb ülemaailmne vaatajaskond ning tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.