Kuidas töötajad saavad juurdepääsu oma personali faili vaatamisele?
Kuna töötajad teavad, et need dokumendid on olemas, tahavad nad neid aeg-ajalt vaadata, et näha, milline fail sisaldab.
Töötaja (ja endine töövõtja juurdepääs) otsustamisel arvestage teie ettevõtte suhtes kehtivaid seadusi.
Paljudes riikides on seadusi, mis nõuavad, et ettevõte saaks konkreetse faili osi olemasolevatele ja endistele töötajatele kättesaadavaks teha. Kontrollige tööhõiveadvokaadilt, et teie poliitika oleks kooskõlas kõigi seadustega.
Näiteks föderaalseadusega nõutakse, et puuetega inimeste ameeriklastega seotud dokumente hoitakse personaliarvestusest eraldi. Kui teie ettevõte on HIPAA-ga seotud, veenduge, et teie meditsiiniline arvestust järgitakse ka seda.
Teil võib olla palju vabadust selles, mida saate töötajatel oma toimikus näha. Kuid pidage meeles, et isegi kui otsustate, et töötaja ei pääse teatud teabele, näiteks võrdluskontrollidele, juurdepääs sellele kohtupraktikale, on see teave leitav.
Seepärast õpetage oma töötajatel täpselt asju salvestama ja alati järgima seadust. Tööandjapäringud ei kujuta endast naljaklippe ega kommenteerimisi.
Need ei lähe hästi kohtusse.
Üldreeglina tagab dokumentide ühe gatekeeper, et menetlusi järgitakse ja järjepidevad. Te ei soovi ühtegi personalihaldurit lubada inimestel oma dokumente oma töölauale tagasi lasta, kui teine keeldub juurdepääsu üldse.
Ühe allika läbimine nõuab, et kõik asjad oleksid järjepidevad ja seaduslikud.
Dokumentide säilitamise ja salvestamise ning ligipääsuga seotud seadused on keerulised. Veenduge, et olete kursis.
Allpool toodud poliitika on teie ettevõttele hea algus , kuid pidage meeles, et teie riigi ja kohalikud seadused võivad erineda.
Näidis Töötaja arvestuse juurdepääsupoliitika
Kõik töötajad, endised töötajad ja töötajate esindajad võivad oma personalifaili teatud sisu tutvuda inimressursside personalile eelnevalt. Võimalik on vaadata dokumente, mis on seotud töötaja töölevõtmise kvalifikatsiooniga, nagu taotlus, edutamine , distsiplinaarvastutus ja võõrandamine. Lisaks sellele võib töötaja vaadata avalduse vormi ja väljaõppe dokumente.
Dokumendid, mida töötaja ei pruugi läbi vaadata, sisaldab viiteid või võrdluskontrolle, juhtimisarvestuse, meditsiiniliste dokumentide, kohtumenetlustega seotud dokumentide, mis tahes dokumente, mis rikuvad teise töötaja konfidentsiaalsust, ja töötajate planeerimisega seotud dokumente.
Menetlus
Töötaja, kes soovib vaadata oma personali faili lubatavat sisu, peab ühendust võtma inimressurssidega 24 tundi ette (nädalavahetustel välja arvatud). Endised töötajad või inimressursside personalile tundmatud inimesed peavad esitama personalifailile juurdepääsu ja / või luba tõendama.
Töötajad peavad oma personalifaile läbi vaatama personali töötaja juuresolekul.
Töötajad ei tohi ametist kustutada mingit personali faili .
Töötaja võib taotleda faili või selle osade koopiaid. Põhimõtteliselt pakuvad inimressursside personali fotokoopiad. Laialdase kopeerimise korral peab töötaja maksma fotokoopiate eest.
Kui töötaja ei ole oma personalifailis dokumendiga rahul, võib inimressursi personali juuresolekul kirjutada selgitus või selgitus ja lisada see vaidlusalusele dokumendile. Mitte mingil juhul ei muuda HR personal ega töötaja tegelikku dokumenti.
Töötaja võib ka paluda dokumendi eemaldamist personali failist. Kui inimressursside personal on nõus, võib dokumendi eemaldada.
Kui inimressursside personal ei nõustu, võib asja edasi kaevata äriühingu avatud uksepoliitikas ettenähtud viisil.