Heads Up: föderaalseadused ja riigi seadused võivad erineda
Siin on põhilised juhised inimressursside registri pidamiseks. Kuid pidage meeles, et need riiklikud seadused võivad nendest juhistest erineda. Kui riigi seadused ja föderaalsed seadused on vastuolus, hoidke alati dokumente vastavalt sellele, kas see nõue on pikem.
Parem on hoida midagi liiga kaua, kui mitte kaua.
Recordsi laenutus: 1 aasta
Peate salvestama kõik need jätkud, intervjuud, rakendused ja tööülesanded ning isegi otsingute register teie taotleja jälgimissüsteemi kaudu ühe aasta jooksul pärast seda, kui tehti tööpakkumise tegemise otsus. Seega, kui küsitlete taotlejat ja kogu protsess langeb kolmeks kuuks, siis pole lõpliku töölevõtmisotsuse tegemisest alates , et kella hakkab märgistama.
Miks sa pead seda tegema? Kui keegi küsib oma rendiotsust, peate näitama, et te ei ole ebaseaduslikult diskrimineerinud mingil viisil , kuju ega vormi. Seadused nagu puuetega inimeste ameeriklased , VII jaotis ja paljud teised nõuavad, et näitaksite, et olete vastavuses. Nende andmete säilitamine aitab teil seda teha.
Uimastitesti rekordid: 1 aasta või 5 aastat veoteenuste jaoks
Kui teil on vaja eelnevalt tööleasumisel proovida narkootikumide testimist , on see palgatingimuste osa ja peate tulemuste koopia jääma üheks aastaks.
Kui teete täiendavaid narkootikumide testimisi tööõnnetuse või pistelise kontrolli tõttu, peate need andmed ka ühe aasta jooksul säilitama. Siiski, kui teil on sõlmitud transpordi eeskirjade osakond, siis on uimastitestide registrite minimaalne ajakava viis aastat.
Palgaarvestus / ajakaardid jne. Minimaalselt 3 aastat, soovituslikuks 5 aastat pärast lõpetamist
Seadus nõuab, et säilitate need andmed kolmeks aastaks, kuid hiljutised kohtuprotsessid tähendavad seda, et oleksite targem hoida neid kauem.
Soovite säilitada andmed selle kohta, kui palju iga töötaja maksti ja kui mitu tundi nad töötasid kogu oma ametiaja jooksul teie ettevõttes. Hoidke arvestust vähemalt viis aastat pärast töötaja lahkumist, olenemata põhjusest.
Maksuvabastusega töötajatele muidugi ei pea te pidama aja arvestust, sest nende töötasu on sama, olenemata töötatud tundide arvust. Kui aga olete kunagi valesti liigitanud töötaja vabastatud, kui ta oleks pidanud olema vabastatud, võivad kõnealused töötundide töödokumendid aidata teil maksta ületunnitööd .
Veenduge, et lisate, kuidas ettevõte arvutas välja makse. Näiteks peate jälgima, kas see oli otsene palk, palk plus komisjon, ületunnitöö, tükktoot või sirge tunnitasu maksmine.
Te peate seda tegema mitte ainult tasulistele ja maksuküsimustele, vaid paljudele teistele otsustele sõltub töötatud tundide arv. Näiteks sõltub FMLA abikõlblikkus aastas töötatud tundide arvust. Kui teil on osalise tööajaga vabastatud töötaja, võiksite kaaluda FMLA abikõlblikkuse kindlaksmääramiseks aega salvestamist. Samuti peate suutma tõestada, et maksisite oma töötajatele kogu tööaega.
Vorm I-9: 3 aastat pärast laenutamist, üks aasta pärast lahkumist, milline neist hiljem on.
Säilitage töötaja I-9 vorm, mis on teie personaliarvestusest eraldi salvestatud, kolme aasta jooksul pärast töötaja palkamist ja ühe aasta möödumisel töölepingu lõppemisest, olenevalt sellest, kumb on hilisem.
Tervise / Pensionihüvitiste informatsioon: 6 aastat
Peate arvestama oma plaanidega kõigi oma hüvitiste jaoks vähemalt kuus aastat. Kohtud on leidnud, et näiteks juhul, kui töötaja süüdistab teid, väites, et ta väärib kõrgemat pensioni, on näiteks tööandja kohustatud tõestama, et nad ei pea võlgu rohkem, mitte töötaja kohustust tõendada, et nad seda teevad. Hoidke kõik need kokkuvõtlikud kava kirjeldused.
Kui teil on endised töötajad, kellel on õigus saada COBRA-i , laiendades oma tervisega seotud hüvede, peaksite neid ka kuus aastat säilitama, et olla ohutud. Seadus ei sätesta kinnipidamist, kuid kuna seda võiks kohaldada töötaja pensionihüvitiste seaduse (ERISA) järgi, nõuab see seadus kuueks aastaks kinnipidamist. Ärge visake need dokumendid välja ohutult.
FMLA rekordid: 3 aastat
Kui töötaja taotleb FMLA-d , peate seda paberijälgit säilitama, isegi kui te ei võimalda puhkust. Veenduge, et jälgite iga töötaja puhkust - millal see algas ja kui palju aega kasutatakse. Kui töötajal on katkendlik FMLA, veenduge, et jälgite iga puhkust ja dokumenteerige kasutatud tunnid . Kuupäevad ja tundide arv tuleks dokumenteerida. Pidage meeles, et vahelduvat puhkust saab kasutada mõni tund päevas või paar päeva nädalas. Dokumendi see kõik ja hoida neid andmeid.
Pidage meeles, et see pole terviklik nimekiri ja kehtib üksnes föderaalsete põhikirjade kohta. Teile võidakse kohaldada täiendavaid rekordi säilitamise seadusi, kui näiteks olete föderaalne töövõtja või teie riigis on erinevad standardid. Kahtluse korral ära visake see välja.
Inimressursside haldamise ühiskonnas (SHRM) saate juurde pääseda täiendavatele ressurssidele registri pidamise ja kohustusliku aruandluse kohta.
Vastutusest loobumine: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole täpsuse ja seaduslikkuse tagamiseks tagatud. Seda saiti loeb ülemaailmne vaatajaskond ning tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.