Tööandjal on tõsised põhjused, et hoida mitmeid personalifaile - mõned neist on seaduslikud ja mõni tööhõive parimatest tavadest.
Dokumentatsioon on vajalik, et tööandjal oleks täpne ülevaade töötaja töö ajaloost. Dokumentatsioon toetab tööandja otsuseid ja võib kaitsta tööandjat nõuetekohaselt konserveeritud kohtuprotsessis.
Personali faili sisu annab ajaloolise ülevaate tähtsatest sündmustest töötaja karjääri jooksul. Nad toetavad otsuseid, mis tehakse töötaja ja tema karjääri kohta. Nad demonstreerivad tööandja põhjendusi rentimise, edutamise, edastamise, hüvede ja tunnustamise ning otsuste tegemise eest.
Erinevad juhised on seotud erinevate personalifailide tüüpidega
Kuna soovitatakse mitut tüüpi personalifaile, on igat tüüpi personalifailiga seotud erinevad reeglid ja juhised.
- Igal tüüpi personalifailil on sellel põhjusel erineva põhjusena olemasolev ja erinev sisu.
- Igasugune personali fail on salvestatud erinevalt.
- Juurdepääs personalifailile on piiratud teatavate töötajatega enamikes organisatsioonides. Erinevad personali failitüübid on erinevad juurdepääsuviited.
- Töötaja juurdepääs tema personali failile on lubatud, kuid enamik tööandjaid kehtestab töötajatele juurdepääsu juhendid personali failide juurdepääsu eeskirjadele töövõtte käsiraamatus . (Erinevatel riikidel ja jurisdiktsioonidel on erinevad reeglid, seega peate oma asukohta ajakohastama.)
Enamik organisatsioone ei luba töötaja juhtkonnal juurdepääsu üldisele personali failile. Nad eeldavad, et juhid hoiavad oma töötaja failis asjakohaseid dokumente, mis ei ole ametlik personalifail.
- Inimressursside osakond vastutab ja vastutab töötajate personali failide eest.
Soovitatavad personali failid
Siin on soovitatavad personaalsfailide tüübid ja mida peate nendega koostööd tegema.
Töötajate personalifail
See on peamine personalifail, mille tööandja iga töötaja eest hoolitseb. Personali fail säilitab iga töötaja tööhõive ajaloo. Seda peate teadma töötajate personali faili kohta.
Meditsiiniline fail
Töötaja meditsiinilisel failil on tõsised õiguslikud piirangud, mida tööandja peab teadma ja hooldama. Siin on, mida peate teadma töötajate meditsiinilise faili konfidentsiaalsuse ja sisu kohta.
Palgaarvestusfail
Töötajate juurdepääs töötaja palgafailile on vähem piirav kui juurdepääs meditsiinilisele või personalifailile. Palgaarvestusfail sisaldab teavet palga, hüvitiste valiku , palgakursside muutmise, riietuse ja muude juriidiliste dokumentide kohta, mis mõjutavad töötaja palgakulusid. Erinevad raamatupidamis- ja inimressursside töötajad pääsevad palgafaili andmete juurde.
I-9 töötajate vormid
Mitmete valitsusasutuste juurdepääsuvõimaluste tõttu järgige parimaid tavasid, säilitades eraldi töötaja I-9 vorme . Lisateave I-9 vormide säilitamise kohta.
Personali failide ülevaade
Tahad lihtsalt kiireid ja põhilisi andmeid töötajate personali failide kohta ? Vaadake siin töötajate personali failide ülevaade.
Töötajate personalipõhine juurdepääsupoliitika
Soovite lubada igal töötajal teada, mis on tema personali failis , kuid teil on vaja kontrollida faili terviklikkust, täielikkust ja põhjalikkust. Tööandja ja tööandja konfidentsiaalsuse ja piiratud juurdepääsu säilitamine on tagatud personaalsete failide juurdepääsu eeskirjadega.
Mida mitte lisada töötaja personalifaili
Kas otsite juhiseid sisu kohta, mida ei tohiks kunagi kaasata töötajate personali faili? Siin on minu parimad soovitused selle sisu kohta, mida soovite säilitada kas eraldi või mitteametlikult või mitte. Ebavajalike ja puhtalt kallite dokumentide säilitamine võib teile haiget kahjustada.
Dokumentatsioon
Kas sa tead, milline dokumentatsioon on? Sõna "dokumentatsioon" kasvab sageli tööhõive ja inimressursside maailmas. Kuid siin on põhjalikult kajastatud dokumentatsiooni tähendus ja miks võiksite dokumenteerida konkreetsed tööhõiveüritused.
> Disclaimer: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole tagatud täpsuse ja seaduslikkuse kohta. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on ainult juhiste jaoks.