Nagu kõigi töötajate failide puhul, piirata juurdepääsu ainult neile, kes peavad seda teadma
Palgaarvestusfail võimaldab raamatupidajal tasuda töötaja ilma töötaja konfidentsiaalse teabeta. Raamatupidamistöötajad võivad palgaarvestusraamatuid säilitada, kui see on mõistlik töötaja maksmiseks.
Juhul, kui palgaarvestus ja arvepidamine on allhanke korras, on see veelgi soovitatav tava töötaja palgaarvestuse kohta.
Palgafond piirdub konfidentsiaalsete töötajate teabe kättesaadavusega. Töötaja palgafond võimaldab raamatupidamis- ja rahandusalal töötajatel saada vajalikku teavet, et maksta töötajale mugavas kohas. Asukoha asukoht peaks olema turvaline ja jõukohane kõigile teistele töötajatele.
Te peate raamatupidamistöötajatele muljet avaldama asjaolu, et palgaarvestusfailide teave on konfidentsiaalne ja seda ei tohiks jagada ilma personali nõusolekuta ja allkirjaga. Samuti ei tohiks raamatupidamistöötajad jagada teavet töötajate tõstatamise, edutamise, boonuste ja muu teabe kohta, mis on töötajate kohta konfidentsiaalne.
Inimressursid ei pea jälgima raamatupidamise juurdepääsu töötajate palgafaile. Nagu on soovitatav seotud töötaja faile, nagu personal ja meditsiinilised failid, peaksite piirama juurdepääsu palgafondile.
Sisu peaks nägema ainult need inimesed, kellel on teavet oma töö tegemiseks.
Töötaja palgafaili sisu
See on soovitatav, kuid mitte täielikult terviklik, nimekiri, mis kuulub töötajate palgafaili.
- Pakkumise kiri, millele on alla kirjutanud rendifirma, personalikulud ja töötaja
- Töölepingu olemasolu korral palun luba, millele on alla kirjutanud inimressursid ja rendifirma
- W-4 vorm
- Raamatupidamine ja autoriseerimine seoses töövõtja hüvitistega, mis hõlmab palgafondide mahaarvamist
- Otsepostituse autoriseerimise vorm
- Salajase aja arvestusvormid
- Iganädalased töölehed
- Kellaparameetrid, kus neid kasutatakse
- Külastajate arvestused
- Kulude hüvitamise taotlused, sealhulgas dokumentatsioon ja tulud reisimiseks ja muud lubatud kulud
- Õppemaksu hüvitusvormid ja maksed, raamatud jne
- Palun eelnevalt taotlusvormid
- Ettevõtte laenu dokumendid ja maksegraafik
- Korraldused ja dokumendid
- Isikliku teabe avaldamise luba
- Iga töötajaga seotud paberitöö tõstavad
- Mis tahes boonuse , kasumi jagamise või tunnustamisega seotud paberitööd
- W-2 vormid
- Luba muudele palgafondidele, mida teie ettevõte lubab
Tuntud ka kui töötajate faile, töötajate arvestust , inimressursside faile ja dokumentatsiooni
Susan Heathfield teeb kõik endast oleneva, et pakkuda veebisaidil täpset, tervet mõistmist, eetilist personalijuhtimist, tööandjat ja töökoha nõuandeid, kuid ta ei ole advokaat. Saidi sisu ei tõlgendata kui juriidilist nõu. Sellel saidil on ülemaailmne vaatajaskond ja tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti , riikidest ja riikidest, nii et artiklid ei pruugi olla lõplikud kõigis töökohtades.
Kahtluse korral pöörduge alati õigusnõustaja poole. Teavet saidil antakse ainult juhiste saamiseks.