Nutikad tööandjad säilitavad töötajatele nelja erineva faili
Töötajafunktsioonid
Iga töötaja kohta säilitatakse personalifail. Need personalifailid sisaldavad konfidentsiaalseid dokumente ning neid haldavad ja haldavad personalikulud.
Personaalsed failid on tööandja, töötaja ja töötaja juhtkonna peamised töötajate dokumendid mõnes ettevõttes.
Teistes riikides - ja see on soovitatav lähenemisviis - juurdepääs töötaja personalifailile on piiratud personali ja järelevalve all oleva töötajaga.
Personalifaili tüüpilised dokumendid hõlmavad töölevõtmise taotlust , perekonna avariivastase kontakti vormi, dokumenteeritud distsiplinaarvastutuse ajalugu, jätkuvat tööd, töötaja käsiraamatu kviitungi töötaja allkirjastamist, töölt lahkuvatel tööandjatel allkirjastatakse lehed, perioodiline hindamine, töö hindamine või täitmine arenemisplaan, koolitussertifikaadid ja osavõtuavaldused ning iga töötaja praegune isiklik kontaktteave.
Mitte kõik personalfailid ei sisalda samu dokumente, kuid igal personalifailil on mõned samad dokumendid. Töövõtja toimetuleku dokumentatsioon ei kuulu personali faili, kui see ei taga distsiplinaarvastutust, auhinda või mõnda muud märkamatut saavutust.
Sellised igapäevased täitmismärkused kuuluvad faili, mille haldajad jälgivad oma töötajate tulemusi, eesmärke ja panuseid.
Töötajate rekordite palgafailid
Palgaarvestusfailid säilitavad ka töötajate arvestust. Palgaarvestusfailid sisaldavad töötaja tööde, osakondade, hüvitise muutmise, riideid, laene ja muud teavet, mis on olulised töötaja maksmiseks ja töövõtja hüvitusajaloo koopia säilitamiseks.
Palgaarvestusfail sisaldab ka valitsuse vormide ajalugu, näiteks W-2, W-4 ja töötaja poolt täidetud dokumentide sotsiaalkindlustuse kinnipidamist. Fail sisaldab ka töötajate hüvitiste teavet ja luba väljamakseid töövõtja palgakontolt.
Töötajate rekordite meditsiinilised failid
Tööandja säilitab ka töötaja meditsiinilise faili . Töötaja andmed meditsiinilisest failist ei ole kättesaadavad kõigile, välja arvatud inimressursside määratud töötajad ja töötaja, kelle andmed jäävad faili. Meditsiinilised failid sisaldavad arsti märkmeid, FMLA taotluse paberitööd, uimastitesti teavet, vajalikku füüsilist teavet ja muud sellist dokumentatsiooni, mis on seotud töötaja või tema pereliikme meditsiinilise tervisega.
Meditsiinilised failid tagavad töötajate salvestiste konfidentsiaalsuse tõttu kõrgeima turvalisuse ja konfidentsiaalsuse. Soovitatav on hoida meditsiinilisi faile lukustatud faili sahtlites, mis on lukustatud ruumis, mille juurde ei pääse muu kui HR personalile määratud töötajad.
I-9 töötajate salvestiste failid
I-9 Failid maja töötaja arvestust, mida säilitatakse kõigi töötajate jaoks ühes failis, mis on eraldiseisev muudest töötajate registritest.
Tööandjad hoiavad selle töötaja registrisse eraldi teistest töötajate registritest, et säilitada töötaja konfidentsiaalsus riigiametnike ja muude üksuste suhtes, kes on volitatud töötajaid I-9 vaatama.
I-9-de säilitamine eraldi asukohas tagab, et kui olete valinud föderaalse I-9 failide ülevaatuse jaoks, ei ole valitsuse töötajatel mingeid muid andmeid töötaja või tema töö kohta teie organisatsioonis, välja arvatud tegelikud I-9 vorm. Need uuringud suurenevad igal aastal, nii et veenduge, et teie töötajad on I-9 vormid korralikult täitnud või võite trahvida ja potentsiaalselt vangla aega.
Juurdepääs töötajate töötajatele
Töötajad võivad oma töötajate arvestust vaadata, võttes ühendust personali töötajaga tavapärasel tööajal.
Ükski töötaja ei tohi oma dokumentides muuta ega eemaldada dokumente, mida tuleb vaadata HR personali juuresolekul.
Teie töötaja käsiraamatus peab olema töötaja personali rekordite vaatamise poliitika ja järgige seda töötaja soovide vaatamiseks nende failide vaatamiseks valimatult.
Kui töötaja saadab pärast oma töölt lahkumist kirjalikku taotlust oma töötajate registri koopia saamiseks, peate saatma neile koopia.
Mõnikord satub te töötaja, kes on kahtlane, milliseid töövõttearuandeid säilitab nende personaliosakond. Need on töötajad, kes soovivad kõige tõenäolisemalt oma töötajate faile kopeerida. Jällegi tehke faili koopia ja saatke see diskrimineerimata . (Te saate tõenäoliselt tagasisidet, et töötaja oli üllatunud, kui vähe dokumente HR personali säilitada.)
Mõnedes jurisdiktsioonides on õigus tasuda töötajat faili kopeerimise ja saatmise kulude eest.
Vastutusest loobumine: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole täpsuse ja seaduslikkuse tagamiseks tagatud. Seda saiti loeb ülemaailmne vaatajaskond ning tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.