Näpunäiteid, kuidas teada saada, millal, miks, kuidas ja mida dokumenteerida töötajate töösoovis
Dokumentatsioon on juhtkondade ja personalijuhtide jaoks oluline, sest peate tegema tõsiseid pingutusi, et salvestada kõik oma töötajate tööhõive ajaloo sündmused - nii positiivsed kui ka negatiivsed sündmused.
Seepärast tahavad juhid ja personalijuhid dokumenteerida kõik sündmused hoolikalt.
Miks dokument?
- Dokumentatsioon annab tõendeid selle kohta, et tulemuslikkuse küsimusi arutati töötajaga õigeaegselt ja lühidalt.
- Dokumentatsioon pakub ajaloolist ülevaadet töötaja paranemisest või ebaõnnestumisest aja jooksul. See on kronoloogiline ja täpne kirjeldus töötaja tegevusest, juhtide tegevustest ja sündmustest, kui need esinevad.
- Dokumentatsioon annab tõendeid, mis toetavad juhtkonna otsuseid ebasoodsate meetmete võtmiseks, näiteks distsipliini või töötaja lõpetamisega.
- Dokumentatsioon pakub tõendeid selle kohta, et töötaja väärib olemasolevat edutamist või võimalust teiste töötajate jaoks, kes on samuti abikõlblikud.
- Dokumentatsioon annab tõendeid, mis õigustavad palkade suurendamist , vähendamist või miks töötaja ei saanud tõstatamist.
- Kohtuvaidluse korral kaitseb täielik ja põhjalik dokumentatsioon tööandja huve. Dokumentatsioon võib toetada juhtkonna tegevust ebaõnnestunud töötaja lõpetamisel . Samuti võib see tõestada, et töötaja lõpetati põhjustel, mis on seaduslikud, nagu teised , näiteks ebaseaduslik diskrimineerimine .
Mida dokument teha
Juhid peavad dokumenteerima töötaja jõudluse, nii positiivse panuse kui ka toimivusetõrke. Nad peavad dokumenteerima täpselt, mida töötaja tegi ja ütles, ja mida juht tegi ja ütles vastuses koosoleku või vestluse ajal.
Peate dokumenteerima kõik vestluse ajal tehtud kokkulepped, seatud eesmärgid , vajalikud ja oodatavad parandused ning parendamise ajakava.
Dokumentatsioon peaks sisaldama ka kohustusi, mida juht teeb töötaja abistamiseks.
Kuidas dokumente
Dokumentatsioon peaks olema kirjutatud töötajaga toimunud koosoleku või vestluse ajal või koheselt. Ärge kunagi peaks seda, et kirja pandaks vestlus sellel päeval, mil see tegelikult toimus. Ootamine kuni hilisemini mõjutab dokumentide kvaliteeti, kuna see põhineb mälus.
Üks halvimaid vigu, mida juhid teevad, on uskuda, et nad saavad vajaduse korral rekonstrueerida töötaja nõustamisajaloo. Ükski inimressurss, kellel on korraliku ja õigeaegse dokumenteerimise kogemus, ei ole rekonstrueeritud rekord kunagi varjatud. Mällu rekonstrueerivad juhid toovad endaga kaasa tarbetut ja vastuvõetamatut riski, sest valmistatud ajalugu ei jää potentsiaalsete kohtuvaidluste hulka.
Teie dokumentatsioon peab olema professionaalne, puhas ja organiseeritud. Kirjutage dokumentatsiooni nii, nagu te räägite kolmanda osapoole ajaloost. Kunagi ei tea, kes võib teie dokumentide lugeda ühel päeval, seega veenduge, et see peegeldab teie professionaalsust. (Kokteili salvrätiku tagakülg, ümbrik või kleepmärk ei kvalifitseeru professionaalseks dokumentatsiooniks.)
Teie dokumentatsioon peaks minema töötaja uuele juhile, kui töötaja saab teie organisatsioonis uue töökoha või teie töökoha.
Oma mälu ja töötaja uue halduri teavitamiseks peate kandma töötaja nime ja pealkirja, oma nime ja pealkirja ning kogu dokumendi täieliku kuupäeva.
Kirjutage dokumentatsioon, mis on faktiline, õiglane, seaduslik, objektiivne, täielik ja järjepidev. Vältige arvamusi (Mike on lohakas, Alice on laisk, Tom oli mulle valetaja), nime kutsumine, toimetamine (John on jerk, Markil on suhtumine probleem) ja märgistus (Mary on vastutustundetu. George ei ole meeskond mängija.)
Vältige ka töötaja käitumise tõlgendamist. (Marsh ei pruugi selline ülesanne olla. Paula tundub olevat peaaegu peaaegu minimaalne). Vähendage kirjeldavate sõna kasutamist, näiteks omadussõnad ja sõna-sõnad (aeglaselt, lopsakalt, õnnetult, meeletu, ebaviisakas). Märkige töötaja konkreetsed käitumised ja toimingud, mitte teie arvamus või tõlgendus.
Dokumendis on vajalik vestluse täpne registreerimine. Pidage kinni faktidest ja kirjutage üles just see, mida te ütlesite ja mida töötaja ütles. Veenduge, et teie dokumentatsioon on ühemõtteline ja et see saab fakte otseselt. (Igas võimalikus õiguslikus olukorras vead mis tahes dokumenteeritud sündmustes muudavad kogu dokumendi kahtluse alla.)
Lõpuks dokumenteerige kõik kokkulepped, kohustused, tähtajad, vajalikud parandused, registreerimispunktid ja muud andmed, mis võivad mälust tühjendada. Veenduge, et määrate kuupäeva ja kellaaja tähtaegade ja tähtaegade jaoks, nii et vääritimõistmist ei toimu.
Teadke oma personaliameti dokumentatsioonipoliitikat, mis selgitab teile, milliseid dokumente tuleb paigutada töötaja personalifaili . Kindlasti tuleb lisada distsiplinaarmeetmete dokumentatsioon.
Kust säilitada töötajate dokumentatsioon
Kuna töötajate dokumentatsioon on töötaja jaoks konfidentsiaalne ja privaatne, peate hoolitsema selle eest, et kõik dokumendid jääksid juhtkonna, HR-i ja potentsiaalselt töötaja järgmise juhina konfidentsiaalseks. Seega pole soovitatav jagada ühilduvasse arvutisse kuuluv dokumentatsioon. Käsitsi kirjutatud dokumentatsiooni ja välja trükitud juhi dokumente on kõige parem hoida lukustatud salvestusruumis.
Kui järgite neid juhiseid, kui te lähete HR-le paluma abi töötaja distsiplineerimisel, lõpetamisel või üleandmisel töökohale, mis on paremini sobilik , aitab inimene probleemi lahendada või olukorda parandada. Kui HR ütleb, et dokumenteerite, dokumenteerige või dokumenteerige või need ei aita, siis on kõik teie alused kaetud.
Vastutusest loobumine: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole täpsuse ja seaduslikkuse tagamiseks tagatud. Seda saiti loeb ülemaailmne vaatajaskond ning tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.