Töötaja meditsiinilist teavet ei leita töötaja personalifailist
Kuna meditsiiniline fail sisaldab tundlikku ja konfidentsiaalset teavet, peab see olema turvalises, lukustatud ja ligipääsmatu kohas.
Samuti peaks lukustama ka failikapp, kus asuvad töötaja meditsiinilised failid, ja personali töötajatel peaks olema ainult võtmed. Juurdepääs töötaja meditsiinilistele failidele on piiratud ainult personalijuhtidega.
1996. aasta ravikindlustuse ülekantavuse ja vastutuse seaduse (HIPAA) kohaselt peavad tööandjad kaitsma töötajate tervisekontrolli konfidentsiaalsena; meditsiinilisi andmeid tuleb säilitada eraldi ja lisaks muudele äriandmetele. Ärge kunagi salvestage töötaja meditsiinilisi andmeid töötaja üldises personali failis.
Teabe konfidentsiaalsuse tõttu tuleb dokumendid isoleerida failidest, millele võivad pääseda töötajad, näiteks järelevalveasutused või haldurid. (Tegelikult on seda soovitatav ka personali failide jaoks üldiselt - andke ainult HR-töötajatele juurdepääs.)
Töötaja meditsiinilise faili sisu
Need on üksused, mida tuleks töötaja meditsiinilisest failist turvaliselt hoida. Kui kahtlete, viga oma töötajate meditsiinilise informatsiooni kaitsmisel.
- Tervisekindlustuse taotlused ja vormid
- Elukindlustuse taotlused ja vormid
- Märgitud abisaaja teave
- Kõik muu töövõtja hüvitised, mis võivad nõuda meditsiinilist teavet, nagu nägemispuhkus
- Taotlused tasuliste või tasustamata meditsiiniliste lehtede puudumisel
- Perehaiguste ja puhkuseseaduse (FMLA) aruanded ning nendega seotud taotlused ja paberimajandus
- Arsti poolt allkirjastatud FMLA dokumenteerimine
- Dokumentatsioon pereliikme või lapse haiguste kohta, kelle jaoks te taotlete FMLA aega pideva hoolduse tagamiseks
- Meditsiiniliselt seotud puhkuse dokumentatsioon töötajatele, kellel ei ole FMLA töölt vabastamist
- Arsti eksamid, märkmed, kirjavahetus ja soovitused
- Meditsiiniliselt seotud vabandused arsti poolt töölt puudumiste või hingeldamise eest
- Meditsiinilised tööpiirangud soovitava arsti dokumentidega
- Õnnetusjuhtumite ja vigastuste aruanded, sealhulgas OSHA nõutavad dokumendid
- Töötaja hüvitised vaesuse või haiguse kohta
- Mis tahes muu vorm või dokument, mis sisaldab töötaja kohta privaatset meditsiinilist teavet.
Kui te hoiate need failid 100% konfidentsiaalsena, teie töötajad usaldavad teid ja te peate kinni seaduse mõttest ja tähendusest.
Vastutusest loobumine: Pange tähele, et esitatud teave, kuid autoriteetne, ei ole täpsuse ja seaduslikkuse tagamiseks tagatud. Seda saiti loeb ülemaailmne vaatajaskond ning tööõiguse ja -reeglid erinevad riigiti, riikidest ja riikidest. Palun pöörduge õigus- või riigi-, föderaal- või rahvusvaheliste riiklike vahendite poole, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused teie asukoha suhtes oleksid õiged. See teave on mõeldud juhiste, ideede ja abi jaoks.