Sellegipoolest peame mõnikord lihtsalt kohtuma. Ja jah, ekspertidelt on olemas suurepärane nõu ajajuhtimise, päevakorra kontrollimise ja eeskirjade kohta.
Siinkohal keskendub see natuke teistsugusele, pakkudes mõningaid püüdlusi ja tõelisi juhiseid, mis aitavad juhtidel muuta viieliikmelisi koosoleku tüüpe valututeks ja produktiivseteks sündmusteks.
Viis üldkoosoleku lahendust
1. Likvideerida surma tabeli "Umbes lauas" värskendused . Sa tead seda kohtumist. Pöörake ruumis kaheksateist inimest ja seejärel paluge igal inimesel jagada värskendust, mis tavaliselt tundub olevat katse õigustada nende olemasolu ja teha oma töökoha leidmine suurt töötajate kuulsuste sarjas. Peadirektorid ja tippjuhid on tuntud nende kohtumiste käitamiseks, naiivselt arvates, et see on suurepärane võimalus kõigile kuulda, mis toimub kogu ettevõtte piires. Tegelikkuses valivad inimesed enamasti välja ja keskenduvad oma värskenduse planeerimisele, mida keegi ei kuula.
Selle asemel: võta end alati oma eakaaslastega, meeskonnaliikmete või võtme kolleegidega, kuid ärge andke end "laua ümber" lähenemiseks. Paku teavet erandkorras.
Jagage asjakohaseid uudiseid, sealhulgas finantstulemusi, suuremaid klientide võite või värskendusi kogu ettevõtte algatuste kohta. Samuti laiendage inimestele pakutavat pakkumist, et tõstatada olulised küsimused. Kui midagi on tähelepanuväärne ja üldtuntud, tuleb keegi seda jagada. Kui üks rühm vajab teise rühma abi, tõsta palve.
Vastasel korral ärge sundige kõiki osalejaid jagama.
2. Üldised staatuse koosolekud. Need võivad olla jõhkraid ajatõrjevahendeid, eriti kui nad lukustuvad korduvate sündmuste järel ja on halvasti hallatavad.
Selle asemel : ärge kunagi kutsuge koosolekut midagi, mida saate otsida. Kasutage päeva tööriistu, et teie töörühmad säilitaksid praeguse ja nähtava olekuvärskenduse, kus igaüks saab selle hiireklõpsuga näha. Kui peate kohtuma, lõigake kavandatud kohtumisaeg pooleks või kasutage käepäraseid lähenemisi ja käitage lühikesi "stand-up" seansse. Olge julge, et need seansid pikendaksid kõrvalekaldumisi ja häireid. Keskendu staatuse jagamisele ja nõuda, et inimesed lahendaksid küsimusi väljaspool seda foorumit.
3. Mittestruktureeritud ajurünnakud. Enamik ajurünnakohtumisi on nii halvasti hõlbustatud, et me lõpetame ideede pärssimise, toetame bossi ideed või loome suurepärase nimekirja lahedatest asjadest pärast seda, mida pole kunagi kuulnud ega näinud uuesti.
Selle asemel: töötage ajurünnakuteema määratlemiseks ja jagage seda külastajatega enne istungit. Koguge oma sisendid, konsolideerige ja postitage või jagage neid ilma ideedeta. Esitatavate ideede hüpata ja üles ehitamiseks kasutage live-seanssi, lisades loendisse.
Vastandage soovi selle seansi ideede hindamiseks. Lisage muid tehnikaid, mis minimeerivad sotsialiseerumisriske, näiteks aju kirjutamine. Ja ennekõike integreerige ideed ja looge nende hindamiseks protsess, samuti arhiivige neid, et hõlpsasti grupi viide tulevastel istungitel ja olukordades.
4. Operatsioonide ülevaated, mis muudavad inkvisitsiooni pimedaks. Kui olete kunagi kannatanud istungi jooksul, kus kohtumisliider - tavaliselt tegevjuht - keskendub kas ühele hädasolevale funktsioonile või otsib nõrga koha kõigi ettekannete juures ja siis grillid kurjategijaid halastamatult, teate, kuidas see formaat on hävitav. Ärge kinnitage seda protsessi.
Selle asemel: hoia sügavaid funktsionaalseid sukeldumisi ja ettevõtete proktoloogia eksameid privaatsena ja keskenduma peamiste töönäitajate, probleemide ja võimaluste jagamisele.
Grupi koosolek ei ole aeg ega koht, et katkestada ebaadekvaatne piirkond või üksikisik. Seadke kohapeal järelkonverentsi kohtumine, kuid ärge kasutage seda küsimust kõigile nähtavatele ristküsimustikele. Ärge jätke vastutust parendamise eest, kuid võite kõrvaldada julmust ja see, mis vastab teie koosolekute korraldamise repertuaari avalikule petutamisele.
5. Kohtumised, mis tekitavad spontaanseid otsuseid nõudvaid küsimusi. Kummaline või irooniline, koosolekuruum on üks halvimaid kohti kiirete otsuste tegemiseks . Probleemi tõstatamine esmakordselt ja otsuse tegemine paneb inimesed kohapeal ja nad kurdavad teid selle lähenemisviisi kasutamisest.
Selle asemel: Töötage järjekindlalt grupikohtumistele, et kaasata olulisi sidusrühmi küsimustes ja valikuvõimalustes. Paluge oma panus, pakume oma väljavaateid ja töötada ühiste huvide vahendamiseks. Kasutage koosoleku foorumit sidusrühmade huvide kinnitamiseks ja nende soovituste kindlaksmääramiseks. Kuigi te ei pruugi otsekohe otsustada ilma teise sammu või kaheta, tugevdate oma töösuhteid eelse istungjärguga.
Nüüd alumine rida:
Oleme ühiskondlikud olendid oma olemuselt ja isegi erinevate tehnoloogiliste tööriistadega, mis võimaldavad meil ühendada ilma samas kohas, mõnikord aitab see lihtsalt näost-näkku. Kasutage seda aega targalt ja näidake oma austust osalejate vastu, kogudes koosolekuid, mis aitavad minimaalselt aega investeerida ja maksimeerida kõrgekvaliteedilist teabe jagamist mitteohtlikus keskkonnas.