Küsimused, mis käsitlevad abi tõhusust, eksponeerimispädevust ja ehita aruandeid
Tõhus suhtlemine nõuab kõiki kommunikatsiooni komponente, mis sobivad suurepäraselt kommunikatsiooni kõige lemmikumaks mõisteks "jagatud tähendus". See on eriti oluline, kui küsimusi küsitakse ja neile vastatakse.
Kommunikatsiooni komponendid
Mis tahes kommunikatsioonil on viis komponenti ja kuuendaks, see on töökoha üldine keskkond, kus teabevahetus toimub. Kommunikatsiooni komponendid on:
- Sõnumi saatja Saatja peab saatma sõnumi selgelt ja piisavalt üksikasjalikult nii, et vastuvõtja jagab tähendust saatjaga.
- Sõnumi kontekst. Kontekstis on see, kuidas sõnum saadab sõnumi saatja. Kontekst hõlmab mitteverbaalset suhtlemist, nagu näiteks žeste, kehakeelt, näoilmeid ja selliseid elemente nagu hääle toon. Enamik sõnumi kontekstist on saadaval ainult siis, kui vastuvõtja saab sõnumi saatjat näha ja kuulda. Näiteks e-posti ja IM-emotikonid on halb asendus, sest saatja sõnastatakse need ilma vastuvõtja sisendita.
Teine kontekstiosa on kommunikatsioonirühmas osalevad emotsioonid. Kas saatja on vihane? Kas vastuvõtja on ükskõikseks kommunikatsiooni sisule või saatja väärivad? Tavalised inimese emotsioonid mõjutavad, kas sõnum jagatakse edukalt.
- Sõnumi saaja Vastuvõtja peab kuulama hoolikalt ja ettevaatlikult, esitama küsimusi selguse huvides ja parafraseerima, et veenduda, et vastuvõtja jagab tähendust saatjaga. Kui vastuvõtja usaldab saatjat, suurenevad tõhusa suhtluse võimalused.
- Valitud kohaletoimetamise viis. Saatmisviis tuleks valida sõnumi tähenduse edastamiseks kõige tõhusamal viisil. Kuna kommunikatsioonimeetodid on arvutite ja mobiilseadmete ajastul nii mitmekesine, on otsused tarne meetodi kohta muutunud keerukamaks. Saatmismeetod peab vastama saatja ja vastuvõtja sidevajadustele.
Suhtlusmeetodid hõlmavad suulist suhtlemist, kiirsõnumeid (IM), e-kirju, tähti, märke, plakateid, videoid, ekraanipilte, telefone, märkmeid, vorme, kirjalikke dokumente ja palju muud. Need meetodid laienevad jätkuvalt ja töötajate teadmised kiirete suhtlemiste kohta, mis on seotud nende tööga, kasvavad jätkuvalt.
Inimeste suhtlus on suurenenud, seda eriti organisatsioonilise teabe jaoks, mis võib nõuda muudatusi, anda töötajate tunnustust või lubada kohapealseid küsimusi. Isiklik suhtlemine on eelistatav ka seetõttu, et töötajatel on juurdepääs komponendile, kontekstile.
- Sõnumi sisu. Sõnumi sisu peaks olema selge ja esitama ja kirjeldama piisavalt üksikasjalikult, et saada vastuvõtjalt arusaamist. Kui sõnumi sisu vastab ja ühendab teatud tasemel vastuvõtja juba hoitud uskumusi, on see kõige tõhusam.
Kuidas heade küsimuste esitamine parandab suhtlemist
James O. Pyle ja Maryann Karinch lisavad efektiivse suhtlemise abistamiseks järgmist.
Inimressursidelt klienditeenindusse, halbu küsimusi saastavad peaaegu kõik töökohad. Halvad küsimused viivad sageli mittetäielikud või eksitavad vastused ja võivad kahjustada raportut. Teisalt on head küsimused väärtuslik vahend tõhususe, pädevuse ja raportööri loomiseks.
On olemas kuus tüüpi häid küsimusi: otsene, kontroll, korduv, püsiv, kokkuvõte ja mittekohane. Et neid lühidalt kirjeldada:
- Otsene: te esitate lihtsa küsimuse koos põhilise küsitlusega.
- Kontroll: sa juba tead seda vastust, kui seda küsite. See on viis teada saada, kas inimene valetab, ei teavita ja / või ei pööra tähelepanu.
- Korda: küsite kahte erinevat küsimust, mis on pärast sama teavet.
- Püsiv: küsige sama küsimust erinevatel viisidel, et uurida soovitud teabe kõiki tahke.
- Kokkuvõte: küsite küsimust, mille eesmärk on võimaldada allikonnal vastust uuesti vaadata.
- Mittekohustuslik: see ei puuduta teema, millest te soovite teada, kuid see on üks, keda tõenäoliselt ei valeta; see teenib eesmärki näha, mida tõde "näeb välja" ja saada inimene teile avatuks. Samuti võib see siduda küsitluse vahetamise konteksti.
6 heade küsimuste tüüpide üksikasjad
Otsene
Otsesed küsimused on parimad: üks küsitav, üks tegusõna ja üks nimisõna või asenur.
- Kes sa oled?
- Mis toimus pidu?
- Millal saabusite kontorisse?
- Kus on auto võtmed?
- Miks sa varast koosolekust lahkusid?
- Kui palju olete selle iPadi eest maksnud?
Kontroll
Millal te ütlete: "Ma ei tahtnud otseselt küsida?" Kui kontrollite vastuse tõesust või täpsust, siis kasutate kontroll küsimust ja otsima järjepidevust.
Kontrolliküsimused on tahtlikud küsimused, millest teate vastust, nii et need ei puuduta teabe avastamist. Need puudutavad käitumise avastamist, kõneharjumusi ja tõesuse või täpsuse taset. Võibolla see on midagi, millega sa varem inimestest rääkisid.
Kui teate, et teie inimressursside meeskond võõrandas töötaja, sest töötaja saatsid isiku kohta kaebuse kohta e-kirja, võite küsida sellist kontroll küsimust nagu "Kuidas jõuti täna Pamelan tulemuslikkuse ülevaates ?" Teil on juba olemas teave; sa tahad lihtsalt teada saada, kuidas teie HR isik vastab küsimusele.
Korrake
Te soovite saada sama teavet kahel erineval viisil. Näiteks kui te küsisite: "Kui palju inimesi on müügipersonalil?" Võib inimene, kellega te räägite, vastata: "Kohapeal on 22." Hiljem, kui te räägite temaga midagi muud - Näiteks piirkondades, kus ettevõttel on kindel asukoht - võite küsida: "Mitu müügipiirkonda teil on?"
Ta võib vastata, "22", mis on viis, kuidas kinnitada müügipersonali töötajate arv. See ei ole absoluutne test, vaid annab väärtus ja usaldusväärsus sellele, mida ta varem ütles. Need on kaks erinevat küsimust, mis kontrollivad esitatud teavet.
Kui kasutate korduvaid küsimusi, võite ka avastada lahknevusi. Kui teie näite allikas selles näites vastab sellele, et on 28 müügipiirkonda, sooviksite mõnd selgitust. Võib-olla on täiesti õige põhjus - müügipersonalil on tavaliselt 28-aastane, kuid viimasel ajal on selline käive olnud nii palju, et need on kuus lühikest - aga vastus tekitab kahtlust, et number personali ja müügipiirkondade arv. See mittevastavus peab kaasa aitama küsimuste lahendamisele.
Püsiv
Mis tahes vahetuses, kus küsimusele võidakse anda rohkem kui üks vastus, kasutage täieliku vastuse saamiseks pidevat küsitlust. Nagu korduvad küsimused, on ka püsivad küsimused kasulikud, kui arvate, et inimene pole tõene.
"Kuhu te läksite oma puhkusele Californiasse?" Võib vastus välja tuua "Disneyland". Kuigi see on võimalik, et Disneyland on ainus koht, on loogiline sellele küsimusele vastata koos ,, kus veel? "
Selle korduva küsimuse ümbersõit ja otseselt Disneylandi küsimuste käsitlemine tähendab, et jätate võimaluse saada täieliku pildi teie sõbra Californiast, välja arvatud juhul, kui see teave lekib mõnel muul ajal.
Kokkuvõte
Kokkuvõtlikud küsimused ei tähenda õigsuse kindlakstegemist nii palju, nagu toidet allikale, mida ta on öelnud, nii et tal on võimalus mõelda: "Kas ma tegelikult ütlesin, mida ma öelda tahaksin öelda?"
Müüte igat liiki autosid, alates kahekordse luukpära kuni täispika luksusmudeliga. Näituseruumile jõuab noorpaar ja palub katsetada ühte luksusmudelit.
"Mida te kasutate auto enamiku ajast?" Küsite.
"Käia edasi ja tagasi tööle. Me töötame samas hoones, "ütleb ta.
"Mis veel te autot kasutate?"
"Reisib nädalavahetustel, et näha oma vanemaid. Sellised asjad. "Ta paistab ja lisab:" Nad elavad sada miili kaugusel. "
"Miks sa arvad, et luksusauto on parim valik?"
Nad vahetavad pilgu. Ta ütleb: "Meile meeldib see paremini kui teised."
"Mis on sinu lemmikvärv," küsid sa, otse otse teda.
"Punane".
"Nii et las ma näen, kas mul on see õigus. Kuuleksin, et soovite, et soovite luksusklassis punast täismõõdusautot. Kui hästi see kirjeldus sobib sulle, mida sa tahad?" (Sa oled oma kokkuvõtliku küsimusega seotud asjakohase teabega sel juhul.)
Nad vahetuvad teise pilguga. Ta ütles: "Me arvame, et väiksem värv võib olla parem."
"Mis on luksusmudel, miks te arvate, et see on teie jaoks parim?" (Jällegi on see viis kokkuvõtteks ja kinnituseks, mida olete kuulnud. Soovite teada saada, kas need on lihtsalt nii kallid, kui vaadata kallist auto, et nad ei taha midagi muud kaaluda või kui esimene vastus varjutas olulist fakti.)
"Mu isa ütleb, et see on ohutum auto teedel."
Kokkuvõtliku küsimuse vastus ütleb teile, et nad võivad seda tegelikult teha, kuid mitte sellepärast, kuidas see välja näeb. Sa lugesid ridade vahelt. Nad on lihtsalt alustamas oma elus koos. Tema isa on tõenäoliselt saatnud nad edasimüüjale, et osta "turvalisim auto teedel", mida ta aitaks neil osta. Te otsustate müüki jätkata, teades, et sissemakse ja laenutaotlus ilmselt annab teile ülejäänud loo.
Mõnedel inimestel ei pruugi olla mugav küsida sellist kokkuvõtlikku küsimust nagu need, mis on selle müügi puhul kokku puutunud, kuna nad ei soovi välja lugeda lihtsat või tähelepanuta. Kui küsite küsimust täpselt samamoodi, nagu te seda esimest korda küsisite, siis võib see olla kehtivate järeldustega.
Te ei soovi sama küsimust ka kaks korda järjest küsida isegi siis, kui muudate fraasi. Kui teete mõne vahemaa esimest korda küsimuse ja teise küsimuse esilekutsumise ning veidi küsimuse ümber sõnastades, siis näete lihtsalt seda, kui keegi, kes on tõesti huvitatud sellest, mida teine inimene peab öelda.
Mittekohane
Võite avastada, et teie küsimustele vastanud inimene paistab silma peal; mittesidutav küsimus võiks leevendada pingeid. Või äkki peate aeg mõtlema või oma märkustele viitama, nii et kasutate küsimust, et just teile natuke aega ja ruumi osta.
Kui küsite teravaid küsimusi, nagu "Mis projekti olete varem läbi teinud, et ebaõnnestus?" Ja "Kuidas proovisite probleemi lahendada?", Saate hõlpsasti teha kandidaadi tunde, nagu oleks ta lahinguvälise küsitluse keskel .
Kandidaat võib öelda: "Ma proovisin probleemi lahendada, ühendades osakonna ümber ühise eesmärgi - kuidas ma saan oma poja väikese liigasõidu keskel palli lüüa."
Võite anda kandidaadile pausi, küsides: "Kui kaua te olete harjutanud väheliiget?", Enne kui pöördute oma arutluse poole ja kuidas ta püüdis seda parandada.
Lõpuks on siin kaks võimalust, et hävitada küsimused, mis algavad kõigi vajalike komponentidega ja lõpuks jäävad halvemaks.
- Lisades liiga palju kvalifikaatoreid või muid sõnu ja fraase, mis tõmbavad küsimust kõrvale. Näiteks: "Mis teil oli hommikusöögil söögikohas, kus vinüültõstuki väljaheid on kraapitud ja kaetud kleeplindiga?"
- Ei oota vastust ka tavaline. Sa küsid: "Mis on sinu lemmik toit?" Inimene arvab hetke, selle asemel, et reageerida kohe. Kas sa räägid "Röstitud veiseliha?", Vaikus on tõhus küsimustik.
Ärge kaotage avastust, teavet ega juhtmeid suu avamise tagajärjel, kui peate oma kõrvu avama. Ärge unustage "kahe kõrva, ühe suu" reeglit, et saada küsitlustest kõige rohkem ära.
Keskkond ja kommunikatsioon
Eespool nimetatud kommunikatsiooni komponendid edendavad ühist tähendust, kui nad toimivad koos, et edastada sõnumit tõhusalt. Töökeskkond, milles need komponendid toimuvad, mõjutavad ka kommunikatsiooni ja seda, kas teatis on kätte saadud.
Kui esitate õigeid küsimusi, võite luua raport ja inspireerida usaldust. Küsimused moodustavad teise osa töökoha kommunikatsiooni alust, millel on tähendus
Töökeskkonnas, mis rõhutab avatud kommunikatsiooni, töötajate kaasamist ja ühiseid eesmärke , kommunikatsiooni sagedasem ja tõhusam. Kuid märkimisväärse kommunikatsiooni ootused seavad need parimad töökohad kõrgemale. Seega isegi töötajad keskendunud töökeskkondades , isegi suure moraaliga , kurdavad töötajad, et nad ei tea, mis toimub.
Kommunikatsioon on endiselt keeruline, kuna kõik töökohad on kõik koostisosad ja üldine keskkond. Vanad küsimused selle kohta, kes peavad teadma, millal ja millal nad seda vajavad, ei anna kunagi täiel määral vastust ühegi inimese rahulolule.
Töötajad kaebavad liiga palju informatsiooni, ei ole piisavalt teavet ja isegi teabe üleküllust, jätkuvad töökohas. Sa ei saa kunagi side probleemi lahendada, kuid pühendudes ja mõtlemisega saate suurendada nii oma suhtlemisoskust kui ka suhtlemist töökohal .
Veelgi seos tõhusa töökoha kommunikatsiooniga