Need 10 vihjet teevad töötajad teie kohtumisi
Inimesed on huvitatud, kuid kõige tõhusamad koosolekud viivad oma tähelepanu välja mõtlemist tekitavatele küsimustele ja vastustele, audiovisuaalidele ja osalemisele. Need nõuanded toovad teile edu.
- Alustage oma koosolekuid, esitlusi ja koolitusi koos jäämurdjaga või soojendamisega. Suurel koosolekul või lühikesel koosolekul võib jäämurdja olla üks küsimus, mis paneb inimesed oma naaberiga mõtlema ja rääkima. Näiteks küsige küsimust, mis paneb inimesed käed üles tõstma. Jäämüüja pikkus sõltub teie koosoleku pikkusest, nii et plaanite targalt.
- Mitmekesistada oma esitlusviise. Kui iga kõneleja räägib publikule, loengu vormis isegi huvitatud pead pea kohe. Kutsu inimesi rääkima väikestes gruppides.
Kasutage audiovisuaalseid materjale nagu videod, slaidid ja PowerPointi esitlused ja pildid. Kui te räägite uuest värvimisprotsessist, näidake oma töötajaid enne ja pärast värvitud osi. Pass positiivsete klientide ülevaatuste ja kommentaaride kaartide ümber. - Kutsuge külalisesinejaid publiku osalemise ja põnevuse saamiseks. Teie klientidel on palju öelda oma tööjõule nende vajaduste ja kvaliteedinõuete kohta. Üks kliendiorganisatsioon, mis mittetulunduslike, heategevuslike ühingutega partnerite juures osaleb, saavad nende annetusi saavate organisatsioonide külalisesinejad. Sõnavõtjad organisatsioonidest, mida teie töötajad rahaliselt toetavad, on dünamiit.
- Julgustada küsimusi dialoogi käivitamiseks. Kutsu inimesi üles kirjutama oma küsimused enne koosolekut ja koosoleku ajal. Luba iga kõnelejale suunatavate küsimuste aeg.
Kui te ei saa kohe ja õigesti küsimusele vastata, öelge inimestele, et saate nendega õige vastuse saamiseks tagasi. Kui küsimused ületavad aega, planeerige sellel teemal kohtumine.
- Sageli tähelepanuta jäetud, kuid ülioluline, edukas koosoleku taktika on paluda iga kõneleja korralikult iga küsimust, millele ta palutakse. Seejärel teab küsitletav isik, et kõneleja mõistis küsimust. Kohtumisel osalejad saavad kuulata ja ka küsimust teada saada, mitte ainult küsitlemise küsimust - ehk valesti - sõnavõtja vastusest.
- Määra oma perioodilise koosoleku eesmärgid. Te ei saa üheaastast koosolekut esitada ettevõtte äritegevuse kõiki aspekte. Nii otsustage olulised, õigeaegsed küsimused ja veeta kohtumisaeg neile. Võtke arvesse ka enamuse osalejate huve.
Pidage meeles, et teil on ka teisi ettevõtte teabe edastamise meetodeid, mis sisaldavad selliseid programme nagu Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-post ja IM. Ettevõtte strateegilise teabe edastamine ei pea kohtumisel toimuma. - Korralikult sõnastada päevakava . Määratle enamuse osalejate vajadusi ja huve. Alusta headest uudistest, mis aitavad osalejatel end hästi tunda.
Muutke kõnelejate järjekord päevakorda iga kuu. Sa ei taha, et inimesed oleksid samamoodi igavaks saanud. Levitage päevakorda vajalikke elemente, nii et inimesed ei liigu koosoleku lõpuni või mõtleksid, et lõplikud teemad on vähem tähtsad. - Mitu aastat tagasi avaldas Wall Street Journal artikkel, et USA juhid säästaksid 80% oma koosolekutel raisku, kui nad tegid korrektselt kahte asja. Esimene oli alati päevakava. Teine oli aeg alustada õigel ajal ja lõpule viia . Lisan, et peate võimaldama igale kõnelejale tema teema katmiseks vajalikku aega. Hoidke neid oma ajaks - kenasti.
- Korraldage füüsilist keskkonda, et inimesed oleksid koosoleku sisu suhtes tähelepanelikud. Keegi ei peaks istuma oma kõnelejate kõrval või taga. Veenduge, et kõigil osalejatel on istekohad ja kui on vaja märkmeid teha, siis ka pinnale kirjutamiseks. Veenduge, et visuaalid oleksid nähtavad ja et inimesed kuuleksid. Võimalik, et peate kasutama mikrofoni. Vaatamiseks võite ruumis ringi asuda ruumis.
- Kohtumisel ei tohi kunagi alahinnata toitu. Toit lõdvestab atmosfääri, aitab inimestel end mugavalt tunda, aitab inimestel säilitada positiivset energiatarbimist ja loob meeskonna koostöö. Veenduge, et vastate oma grupi erinevatele vajadustele toiduga, mida teenite. Näiteks pakute lisaks sõõrikutele puuvilju ja jogurti. Paku taimetoitlaseid ja kosheri kuuma koeri tavaliste frankidega.
Mida on vaja edukaks kohtumiseks:
- Kõlarite seina või laud
- Mikrofon
- Päevakord
- Visuaalsed abivahendid