Kuidas projekti lauad ja juhtrühmad teie projekti toetavad
Alustuseks öeldes, et projektijuhatus on projekti mis tahes projekti organisatsiooni struktuuri oluline osa. kui teil seda pole, peate oma halduriga rääkima ühe seadistuse saamise kohta.
Projekti juhatust juhib projekti sponsor ja see hõlmab tavaliselt mitmeid teisi kõrgemaid sidusrühmi ja projektijuhte .
Juhatusel on tavaliselt kolm kuni viis inimest. Need on kõik peamised projektiosalised ja inimesed, kellel on võime projekti jaoks asju teha.
Alumine rida: see on rühm inimesi, kes kohtuvad, et aidata jälgida projekti ja hoida seda edasi õiges suunas.
Projektijuhatus moodustatakse projekti elutsükli alguses ja töötab kogu projekti jooksul, kuni see on suletud. Vaatame projekti juhatuse nelja peamist rolli.
Projekti juhatus tagab juhtimise
Esiteks annab projektiosakond kriitilise juhtimise. Nad tagavad, et poliitikat järgitakse ettevõtte tasandil ja portfelli või programmi tasandil. Nad pakuvad järelevalvet selle üle, mida projekti meeskond teostab. Nad koos projekti sponsoriga vastutavad projekti eduka elluviimise eest ja see juhtimisroll tagab, et projekti meeskond toimib eetilistes suhetes ja aktsepteeritavate piiride jaoks.
Nad teevad seda, küsitlevad projektijuhte ning pakuvad abi ja toetust.
Projekti juhatus annab suuna
Projektis tehakse tihti otsuseid ja mõned neist jäävad väljapoole projektijuhi pädevust. Kui projektijuht ei saa otsust teha ja seda tuleb arutada rohkem sidusrühmi kui ainult sponsorit, läheb see projekti juhatusse.
Nende ülesanne on hoida projekti kursis, pakkudes meeskonnale sobivat suunda. Nad aitavad luua nägemust projekti alguses ja hoiavad projekti kogu rajal.
Projekti juhatus teeb otsuseid
Projektiamet on peamiselt otsustusorgan. Nende ülesanne on teha otsuseid, mis hoiavad projekti edasiliikumiseks probleemide lahendamisega ja aitavad projektijuhtil edukaks lõpetamiseks saada selget teed.
Projektijuht annab soovitusi projekti nõukogule. See võib hõlmata soovitusi, mis käsitlevad:
- Riskid, näiteks leevendusplaanid võimalike probleemide lahendamiseks
- Küsimused
- Toomisega seotud probleemid, nagu näiteks, et meeskonnaliikmetel pole õigust saada
- Ajakava viivitused
- Eelarve ületamine
Projekti juhatus ei pea tingimata tegutsema projektijuhi soovil. Rühmana võivad nad välja pakkuda teisi ettepanekuid edasiseks tegevuseks ja sageli nad teevad seda. See on tihtipeale seetõttu, et neil on suurem pilt, ettevõtte keskkonnaprojekt kui projektijuht, seega saavad nad näha alternatiivseid marsruute ja valivad parima korra.
Projektiamet kinnitab kulutused
Lõpuks kiidab projektinõukogu heaks kogu eelarve.
Iga ostutellimuse või eelarveüksuse haldab tavaliselt projektijuht: te ei pea oma projektijuhti minema, et iga arve oleks makse saamiseks allkirjastatud.
Kuid projekti tasemel üldiselt on projektijuhatusel oluline osa, et kõigepealt kinnitada, kuidas raha kulutada (teie eelarvekavasid) ja seejärel jälgida käimasolevaid kulutusi, et tagada projekti käik.
Peaksite projekti juhatusel ka kasutama, kui tundub, et peate kulutama ettenägematute vahendite või juhtimisreservi. Nad võivad lubada ülekandeid ja aidata projekti meeskonnadel kasutada täiendavaid vahendeid, kui see on põhjendatud.
Üldiselt pakub projektinõukogu projektijuhile olulist juhtimis- ja juhtimisülesannet. Nende suund ja nõuanded aitavad projektijuhtil suunata projekti õiges suunas, ja neil on täiesti võimalus astuda ja aidata, kui midagi valesti läheb.