Kohtuvaidluste sekretärid töötavad igas suuruses advokaadibüroodes . Mõned sekretärid pakuvad puhtalt haldustuge. Kuid paljude firmade sekretärid täidavad hübriidset rolli, mis toimib nii sekretärina kui ka kohtuvaidlustega.
Allpool on kohtuvaidluste sekretäri kõige sagedamini toimivad kohtuvaidluste kogu elutsükli jooksul.
Sekretäride rollid varieeruvad sõltuvalt ettevõttest, kohtuvaidluste tüübist ja töötajate arvust.
Case Screening
Hagiavalduses olevate ettevõtete puhul on kohtuasja esimene aste sõnaselgelt näidatud. Kas potentsiaalsel kliendil on tegevuse põhjus? Kas on mingeid konflikte? Sekretär võib aidata koostada juhtumite sõelumisvorme ja kavandada kohtumisi advokaadi ja potentsiaalse kliendi vahel. Mõnel juhul lõpetab sekretär esialgse sõelumise, küsides potentsiaalseid kliendiküsimusi telefoni teel. Kui klient on allkirjastatud, loob sekretär uue toimiku ning edastab kinnipidamiskokkuleppe ja muud dokumendid kliendile.
Uurimine
Paljudel juhtudel viivad pooled enne kohtumenetluse algatamist läbi uurimise. Selline uurimine võib hõlmata tunnistajate leidmist ja küsitlemist, õnnetusjuhtumi uurimist ja dokumentide ja muude tõendite kogumist. Kohtuvaidluste sekretär võib protsessi abistada, korraldades advokaadi nimel kohtumisi ja telefonikonverentse, luues tunnistajate nimekirju, korraldades tõendeid ja muid dokumente ning luues usaldusväärse paberkandjal ja elektrooniliste dokumentide esitamise süsteemi.
Pleadingud
Kui kohtuasi esitatakse, koostab sekretär menetlusdokumente tekstitöötluse programmis. Menetlusdokumendid võivad sisaldada kutset, kaebust, kinnituskinnitust, vastuvõtmistaotlusi ja ettepanekuid. Kohtuvaidluste sekretär koostab tihti nõudeid, mis korraldavad ja indekseerivad kõik menetlusdokumendid konkreetse juhtumi jaoks.
Sekretär võib esitada need dokumendid kohtusse isiklikult või elektrooniliselt, kuigi seda ülesannet täidavad sageli paralegal või kohusõnumiteenuse osutaja .
Discovery
Avastamine on kohtuprotsessi pikim faas. Avastamise ajal võib kohtumenetluse sekretär täita kõiki või mõnda järgmistest ülesannetest:
- Tekstitöötlussüsteemis avastamisdokumentide ettevalmistamine, sealhulgas küsitlejad ja tootmistaotlused
- Kohtuallikate sisestamine, saatmine ja jälgimine
- Mitme osapoole, sealhulgas advokaadi, klientide, vastulause kaitsjate ja kohtunike ajakirjanike seansside planeerimine
- Tsiviilkohtumenetluse reeglites nõutud sõltumatute arstlike läbivaatuste ja muude kohtumiste ajakava koostamine
- Avastamis sideainete loomine; indekseerimine ja avastamise dokumentide esitamine
- Kohtuasja dokumentide korraldamine ja esitamine
- Kohtade kontrollimise ajakava
- Ekspertide otsimine ja suhtlemine; ekspertide aruannete korraldamine ja esitamine
Eeluurimine
Kui kohtuprotsessi tähtaeg on määratud, aitab sekretär juriidilise meeskonna ette valmistada kohtuprotsessiks. Sekretäri roll võib olla:
- Kohtueelsete dokumentide sisestamine ja vormindamine, sealhulgas ettepanekud, lühikesed pühad, kohtukutse ja tunnistajate nimekirjad
- Eksponaatide kogumine ja korraldamine
- Proovide seondumiste loomine, organiseerimine ja / või indekseerimine
- Aitab korraldada koomaseid katseid
- Jälgimise tähtajad ja meeldetuletuste saatmine juriidilisele meeskonnale
- Cite'i kontrollimise ja korrektsiooni pühad ja õigusdokumendid
- Tagada, et dokumendid oleks nõuetekohaselt vormistatud vastavalt kohtulahenditele
- Tunnistajate koordineerimine
Trial
Kohtuprotsessi sekretär täidab olulist toetusrühma. Tema ülesannete hulka võivad kuuluda:
- Katsetavate dokumentide ettevalmistamine, trükkimine ja vormindamine
- Graafikute, graafikute ja muude kohtumiste visuaalide koostamise koordineerimine
- Kullerite, kohtunike reporterite ja ekspertide tunnistajate ajakava
- Dokumentide, eksponaatide ja proovide seoste haldamine, esitamine ja haldamine
- Advokaatide, tunnistajate, klientide jt reisikorralduse koordineerimine
Muud haldusülesanded
Kaitsja poolel töötavate kohtuprotsesside sekretär siseneb advokaatide ja paralegalite igasse juhtumisse, mis kulub ettevõtte aja ja arveldussüsteemile .
Ta saadab ka kliendile perioodilisi arveid ja jälgib hilinenud makseid. Kohtuvaidluste sekretäri muud üldised ülesanded hõlmavad järgmist:
- Teabe tootmine teksti, andmete ja graafika ümberkirjutamise, vormindamise, sisestamise, allalaadimise, kopeerimise ja edastamise teel
- Jälgimisjuhtumite tähtajad
- Vastavalt klientidele, tunnistajatele ja vastulause esitajale
- Telefonile vastamine
- Arvutustabelite loomine kulude, väljapanekute ja muu teabe jälgimiseks
- Dikteerimise transkriptsioon
- Süsteemide hooldus
- Marsruudi kirjad, aruanded ja juriidilised dokumendid
- Kliendikonverentside ja advokaadikohtumiste korraldamine
- Kuluaruannete koostamine
- Advokaadi kalendri säilitamine, planeerides ja planeerides konverentse, telekonverentse, hoiuseid ja reisi
- Tarnete tellimine
Kohtuvaidluste sekretär Haridus
Paljud kohtumenetluse sekretärid täidavad sertifikaati või assotsieerumiskursust kaubanduskoolis või kogukonna kolledžis. Siiski on nelja-aastase kolledži kraadidega sekretäridel advokaadibüroos kõige paremad võimalused. Kohtuprotsesside treenimine toimub tihti töökohal. Kogenud kohtuvaidluste sekretärid liiguvad tihti teistesse äriühingu rollidesse, sealhulgas paralegal ja kontori juhtimispositsioonid.
Kohtuvaidluste sekretäri oskused ja teadmised
Kohtumenetluse sekretärid peavad omama mitmesuguseid inimestevahelisi, tehnoloogilisi ja ametialaseid oskusi, samuti õiguslikke ja menetluslikke teadmisi. Nõutavad oskused ja teadmised hõlmavad järgmist:
- Oskus tekstitöötluse, arvutustabeli, esitusviisi ja ajaga ning arvelduse tarkvara; Microsoft Office'i komplekti tundmine
- Oskus transkriptsiooniseadmetega
- Suurepärane kirjalik ja suuline oskus
- Kohalike, riiklike ja föderaalsete kohtuvaidluste dokumenteerimise ja esitamise menetluste tundmine
- Suhtlus dokumentide andmebaasidega nagu Ringtail, Summation ja Concordance
- E-esitus kogemus
- Teadmised kontoritööde ja õigusliku terminoloogia kohta
- Tugev kirjutamisoskus
- Tugeva organisatsiooni oskused ja mitmeosalised oskused
- Võime suhelda professionaalselt kõigi personali tasanditega