Projektiplaan on projektijuhi poolt läbimõeldud planeerimise kulminatsioon. See on peamine dokument, mis juhendab projekti käivitamist. Projektijuhtimise instituudi andmetel on see "ametlik heakskiidetud dokument, mida kasutatakse nii projekti täitmise kui ka projektijuhtimise juhtimiseks." See on plaanide plaan, sest selles dokumenteeritud on projektijuhi kavatsused projekti iga põhielemendi osas .
Järgnevalt kirjeldatud on paljudes projektikavades leitud kriitilised elemendid. Organisatsioonidel on oma protsessid ja protokollid selle kohta, mis peab olema projekti plaanis ja üldisemalt, kuidas projekte käivitada, nii et kõikidel projektijuhtimiskavadel pole neid elemente. Kuid projektijuhid peaksid projekteerimisetapis kaaluma kõiki neid, et vältida segadust ja sunniviisilist improviseerimist projekti elluviimise etapis.
01 projekti eesmärgid
02 Projekti ulatus
Nagu ka projekti eesmärgid, on tegevusulatus määratletud hartaga; aga projektijuht peaks projekti kava ulatuse veelgi täpsustama. Üks parimaid viise selle määratlemiseks, mis on projekti jaoks piiratud, on määratleda ulatus, mis ei ole ulatuslik. Näiteks käsitsi protsessi automatiseerimise projekti jaoks on vaja ulatuslikku määratlust selle kohta, kus see protsess algab ja lõpeb, et asjakohaselt välistada ülesanded, mis ei kuulu projekti ulatusse. See teave aitab projektijuhi määratleda, mis on kohaldamisala piires.
03 vahe-eesmärgid ja põhitulemused
Projekti peamised saavutused nimetatakse vahe-eesmärkideks. Peamised töötooted nimetatakse olulisteks tulemusteks. Need esindavad projekti olulisi komponente. Projektiplaan peaks neid punkte kindlaks määrama, määratlema need ja määrama tähtajad nende täitmiseks.
Öelge, et organisatsioon võtab endale uue tarkvara arendamise projekti. Sellisel projektil on nii vahe-eesmärgid kui ka tulemusi. Peamised tulemused võivad olla ärinõuete lõplik loend ja funktsionaalsete nõuete loend, mis neid äritegevuse nõudeid rakendab. Pärast neid projekte võis olla verstapostid äri disaini lõpus, süsteemi testimise lõpus, kasutaja heakskiidu katse lõppu ja tarkvara kasutuselevõtu kuupäeva. Need vahe-eesmärgid on nendega seotud töötooted, kuid need on rohkem protsessidest kui tooted ise.
Tähtaeg ja peamised tulemuste esitamise tähtajad ei pea olema täpsed kuupäevad, kuid täpsemad need kuupäevad, seda parem. Oktoobri tähtaega saab oktoobrikuu igal oktoobri päeval 1. kuni 31. kuupäevani, kuid 15. oktoobri tähtaega tuleb täita 15. oktoobril või enne seda. Täpsed kuupäevad aitavad projektijuhtul täpse tööjaotuse struktuuri teha.
04 tööjaotus struktuur
Tööjõu struktuur või WBS katkestab projekti vahe-eesmärgid ja suuremad tulemused väiksemateks tükkideks, nii et üks inimene saaks vastutuse iga tüki eest. Tööjaotuse struktuuri arendamisel arvestab projektijuht paljusid tegureid, nagu projekti meeskonna liikmete tugevused ja nõrkused, ülesannete, olemasolevate ressursside ja kogu projekti tähtaegade vastastikune sõltuvus.
Projektijuht vastutab lõpuks projekti edukuse eest, kuid ta ei saa seda tööd üksinda teha. WBS on vahend, mida projektijuht kasutab projekti vastutuse tagamiseks, sest see ütleb projekti sponsorile, projekti meeskonnaliikmetele ja sidusrühmadele, kes selle eest vastutavad. Kui projektijuht on ülesandele mures, teab projektijuht täpselt, kellega koos selle murega kokku puutuda.
05 eelarve
Projekti eelarve näitab, kui palju raha projekti eraldamiseks eraldatakse. Projektijuht vastutab nende ressursside asjakohase jaotamise eest. Projekti puhul, kus on müüjad, tagab projektijuht, et tulemused täidetakse lepingutingimuste kohaselt, pöörates erilist tähelepanu kvaliteedile. Mõned projektieelarved viitavad inimressursside kavale.
06 inimressursi kava
Inimressursside plaan näitab, kuidas projekti töötab. Seda nimetatakse mõnikord personalikavaks. Selles plaanis määratletakse, kes projekti meeskonnast läheb, ja kui suur osa aja jooksul iga inimest eeldatavasti tehakse. Selle projekti väljatöötamisel räägib projektijuht koos meeskonna liikmete ja nende juhendajatega, kui palju aega iga meeskonna liige projekti jaoks pühendab. Kui personali on vaja projektiga nõu pidada, kuid ei kuulu projekti meeskonda, on see ka dokumenteeritud personaliplaanis. Jällegi konsulteeritakse asjakohaste järelevalveorganitega.
07 riskijuhtimise plaan
Paljud asjad võivad projektis valesti minna. Kuigi iga võimalik katastroof või vähene viha on ettenägematud, saab paljud ennustada. Projektijuht tuvas riskijuhtimise kavas projekti riskid, tõenäosus, et need riskid juhtuvad ja strateegiad nende riskide leevendamiseks. Projektijuht otsib projekti sponsorit , projekti meeskonda, sidusrühmi ja siseeksperte.
Riskide puhul, mis võivad tõenäoliselt tekkida või millega kaasnevad suured kulud, võetakse kasutusele leevendusstrateegiad. Kavas on märgata tõenäoliselt väheolulisi riske ja madalaid kulusid; aga neil ei pruugi leevendusstrateegiaid olla.
08 kommunikatsioonikava
Sideplaan näitab, kuidas projekt edastatakse erinevatele vaatajaskondadele. Sarnaselt tööjaotusskeemiga määrab kommunikatsioonikava vastutuse iga projekti komponendi täitmise eest projekti meeskonna liikmele.
Igal sõnumil on soovitud publik. Projektijuhid tagavad, et iga sõnum on kohandatud selle konkreetsele sihtrühmale. Sideplaan aitab projektijuhtidel tagada õige teabe õigeaegseks saamiseks õigetele inimestele.
09 sidusrühmade haldamise plaan
Sidusrühmade haldamise kava määratleb, kuidas projekti sidusrühmi kasutatakse. Mõnikord vajavad sidusrühmad teavet ainult. Seda saab suhtluskavast hoolitseda. Kui sidusrühmad vajavad rohkem, sisaldab sidusrühmade haldamiskava seda, kuidas seda saadakse.
10 muudatuste juhtimiskava
Muutuste juhtimiskavas on sätestatud raamistik projekti muudatuste tegemiseks. Projektijuhid soovivad projekti muudatusi vältida; aga muutused on mõnikord vältimatud. Muutuste juhtimise kava pakub muudatuste tegemiseks protokolle ja protsesse. Aruandekohustus ja läbipaistvus on kriitilise tähtsusega, et projekti sponsorid, projektijuhid ja projekti meeskonna liikmed järgivad muudatuste juhtimise kava.