Plan, hoia inimesi vastutustundlikult, suhelda ja suhelda veel
See on tore akadeemiline määratlus, aga mida teevad projektijuhid?
Lihtsamalt öeldes haldavad nad projekte. Võib-olla on see liiga lihtne, kuid just seda nad teevad. Eetilistes piirides teevad nad kõik selleks, et projekti eesmärke saavutada.
PMI määratleb projekti kui "ajutise grupi tegevuse, mille eesmärk on luua ainulaadne toode, teenus või tulemus". Selle määratluse peamine töö on unikaalne sõna. Igapäevased ülesanded ei sisalda projekte. Projekti moodustavad tegevused ei toimi pärast projekti lõppu.
Projektijuhid korraldavad ressursse - näiteks aega, raha ja inimesi - projekti edukaks tegemiseks. Kui üks projekt on valmis, lähevad projektijuhid teise projekti juurde.
Mida projektijuhid teevad
Kui projektijuhi ülesandeks on ressursside korraldamine projektide edukaks tegemiseks, kuidas see juhtub?
Projektijuhid kavandavad projekte. Nad lähevad projekti sponsoreid üles projekti eesmärkide saavutamiseks. Nad võtavad need eesmärgid ja panevad need projektide harta läbi .
Projekti harta on dokument, mis vormistab projekti algust. Projekti harta kirjeldab projekti kõrgetasemelisi ootusi, nagu vahe-eesmärgid, eelarve ja ajakava. Projektihartade täpsed komponendid on organisatsioonide lõikes erinevad.
Projektijuht ja projekti sponsor arutlevad, kes nad soovivad projekti meeskonnas.
Projektijuht ja sponsor selgitavad, kuidas nad saavad projekti inimesteni. Projekti sponsoril peaks olema organisatsiooniline positsioon ja mõjuvõim, et läheneda kõrgetasemelistele juhtidele projekti personali ressursside saamiseks.
Need töötajad ei teavita projektijuhi formaalselt, kuid nad vastutavad projektijuhi ees määratud ülesannete täitmise eest. See on ehk kõige keerulisem asi projektide haldamisel: projektijuht ei ole projekti meeskonna liikmetega täielikku juhtimist. Nendel inimestel on väljaspool projekti muid ülesandeid ja prioriteete. Kui tekivad isiklikud probleemid, püüavad projektijuhid neid projektimeeskonna liikmega hakkama saada, kuid kui need probleemid püsivad, võib projektijuht otsustada resolutsiooni jõudmiseks meeskonna liige.
Kui projektijuht teab oma ressursse projekti jaoks, töötab projektijuht välja projekti plaani ja tööjõu jaotamise struktuuri või WBSi. WBS jagab projekti vahe-eesmärgid juhitavateks tükkideks, mida saab määrata ühele isikule. Ülesande ei pea täitma vaid üks inimene, kuid ülesanne peab vastutama üks isik.
Kuna projektijuht arendab WBSi, siis ta leiab, millised ülesanded on üksteisest sõltuvad. Ta järjestused ülesandeid nõuetekohaselt. Samuti peab ta projekti tiimide liikmete tugevusi, nõrkusi ja muid kohustusi.
Enamik projektijuhi tööd on kommunikatsioon. Planeerimisfaasis on projektijuht ja sponsor pidevas suhtluses. Projektijuht paneb kickoffi koosolekul kogu projekti jaoks tooni. Projekti käivitamisel peab projektijuht suhtlema projekti meeskonnaliikmete, projekti sponsorite ja sidusrühmadega . Sidusrühmad võivad olla nii organisatsiooni sees kui väljaspool. Projektijuht korraldab regulaarseid kohtumisi projekti meeskonnaga ja vajadusel kohtub üksikute meeskonnaliikmetega. Projektijuht kohtub projekti sponsoriga korrapäraselt, et tagada projekti käivitamine, nagu eeldab projekti sponsor.
Kuna projekt lõpeb, peab projektijuht teavitama, et tagada, et kõik koos tuleb. Pärast projekti lõpetamist dokumenteerib ja juhendab projektijuht projekti käigus saadud õppetunde.
Valitsusorganisatsioonid pigem panevad projektijuhid kasutama suuremaid jõupingutusi infotehnoloogiliste komponentidega nagu suured tarkvara uuendused ja riistvara värskendamine. Väiksemate infotehnoloogiaprojektide puhul on tõenäolisem, et projektijuhtimisstruktuurid on formaalsed vähem kui väiksemad projektid, millel puudub tehnoloogiline mõju. Nende väiksemate mittetehniliste projektide juhid võivad olla töötajad, kellel ei ole projektijuhtimise alast koolitust ja kes peaksid selle töö käigus segama.
Paljud inimesed satuvad projektijuhtimisse, sest nad on sunnitud läbimurret läbi viima. Nad on pärit igasugustest taustadest. Olenemata sellest, kas tegemist on politseiametnike , lepingute haldajate, õppekavade spetsialistide , avalike teabeametnikega või muu asjadega, alustatakse nende aluseks olevate ekspertidega, kellel on organisatsioonilised oskused ja projektide juhid. Kui nad saavad vähese kogemuse ja koolituse, saavad nad projekti juhtida. Nad otsivad projektide juhtimiseks rohkem võimalusi, koolitust oma oskuste parandamiseks ja ehk sertifikaate, et anda neile rohkem usaldusväärsust ja töövõimalusi.
Projektijuhtide omadused
Edukate projektijuhtide seas on mitmeid tunnuseid. Nende tunnustega on projektijuhid oma projektide eesmärkide täitmisel hästi valmis.
Projektijuhid peavad olema usaldusväärsed. Selleks, et sidusrühmad ja projekti meeskonna liikmed usaldaksid projekti, läheb hästi, peavad nad projektijuhi suhtes usaldama. Kas asjad lähevad hästi või mitte nii hästi, peab projektijuht olema avatud ja aus, mis toimub projektiga. Selline kummutamine suurendab projektijuhi usaldusväärsust. Inimesed teavad, et nad saavad usaldusväärset teavet olenemata sellest, mis projektis toimub.
Projektijuhid kipuvad ekstroverteerima. Extroversioon on projektijuhtide jaoks hea kvaliteediga, kuna nad pidevalt suhtlevad. Projektijuht peab suhtlemisel projekti sponsoriga, sidusrühmade või meeskonnaliikmetega kasutama võimalikult palju võimalusi teabe levitamiseks ja kogumiseks. Introversed projektijuhid võivad olla edukad; aga nad peavad sundima ennast väljaspool oma mugavuspiirkonda.
Planeerimine on projektijuhtimise edukuses kriitiline. Projektijuhid peavad planeerima mitte ainult hea plaani koostamist, vaid järgima plaani ja teadma, millal see plaan peab muutuma. Projektijuhid järgivad plaani, kuni see ei vasta enam projekti vajadustele. Seejärel teevad nad muudatusi lennult, et tagada projekti eesmärkide saavutamine. Nad edastavad muudatused vajalikele vaatajaskondadele.
Projektijuhid ei ole alati oma projektide teemade eksperdid. Suuremate projektide puhul ei ole projektijuht praktiliselt mingil viisil ekspert projektide kõigis aspektides. Sellepärast on meeskonnad nii olulised. Selleks, et võidelda projektijuhi aineteadmiste puudumisega, peavad projektijuhid olema andmetöötluseks. Nad peavad vajutama oma meeskonnaliikmeid, et anda neile kontrollitavaid andmeid, et tõestada, et projektid edenevad nagu nad peaksid. Kui ilmnevad kriitilised otsused aja, kvaliteedi ja ulatuse kohta, vajavad projektijuhid andmeid, mis on vajalikud, et teha kindlaks, mida on vaja teha.
Kuna projektijuhid vajavad andmeid, peaksid need olema analüütilised. Nad peavad suutma vähendada eelarvamusi ja emotsioone, et leida asjakohast teavet ja kohaldada seda otsustamisprotsessi.
Sertifikaadid saavad projektijuhte teenida
Kuna projektijuhtimine on õitsenud oma eripärasesse distsipliini, on sertifikaatide väärtus kasvanud. Tegelikult näitavad paljud töökohti nii avalikus kui ka erasektoris, et tööandjad nõuavad või eelistavad, et uued palgad muutuksid mandaadiks. Projektijuhtimise pikkade tööperioodidega inimesed võivad vajada sertifikaate, kuid need töökohad, mis on uued, peavad nendega tegelema. Kuna rohkem inimesi läheb projektijuhtimise valdkonnale, siis tuleb rohkem inimesi ise eristama kui pädevust.
USAs on projektide juhtide kõige levinum sertifitseerimine PMI pakutav Project Management Professional või PMP®. PMP®-mandaadi saamiseks vastab projektijuht haridus-, kogemuste- ja koolitusnõuetele. Neid nõudeid on võimalik täita kahel viisil. Esiteks peab projektijuht olema keskkooli kraad, viieaastane kogemus projektide juhtimisega 7500 tundi ja 35 tundi asjakohast koolitust. Teiseks peab projektijuht olema bakalaureusekraad, kolmeaastane kogemus projektide juhtimisega 4500 tundi ja 35 tundi asjakohast koolitust.
Pärast nende nõuete täitmist peab projektijuht taotlema PMI-d ja võtma eksami. See eksam põhineb projektijuhtimise teadmiste kogu või PMBOK®.
Kokkuvõttes pakub PMI üheksat projektijuhtimise sertifikaati. PMP® ja sertifitseeritud partneri lihtsustamine projektijuhtimises või CAPM® on PMI kaks üldist sertifikaati. Nende seitse sertifikaati käsitletakse projektijuhtimise konkreetsete aspektidega, nagu ärianalüüs, ajakava ja riskijuhtimine, või konkreetsed projektijuhtimise metoodikad, nagu Agile ja OPM3.
Palgad Projektijuhid teenivad
Nii nagu nii avalikus kui ka erasektoris eksisteerib peaaegu igasugune töökoht, võivad need, kes töötavad valitsuse heaks, teenida natuke vähem kui oma erasektori kolleegid. Valitsusorganisatsioonil on pakettide eeliseid paremini kui eraettevõtetel.
Projektijuhid oma karjääri alguses teevad vähem kui need, kellel on rohkem kogemusi. Kuna projektijuhid saavad kogemusi, saavad nad juhtida kõrgemat palka.