Nagu juhendaja, on üks projektijuhi toetatavaid projektijuhi suurimaid viise, kuna probleemide lahendamisel on võimalik lahendada vaid keegi, kellega projekti sponsor võib oma organisatsiooni mõjutada.
Projektijuhtide probleemide lahendamisel saavad projekti sponsorid vaid lahendada. Projektijuhid peaksid seda tegema.
Heitgaasi kõik muud valikud
Projekti sponsorid kalduvad olema korralduslikul tasandil, kus enamik otsuseid on keeruline, sest kui otsus on lihtne, tehakse seda madalamal tasemel. Nad peavad mõnikord kiiresti tegema raskeid otsuseid piiratud informatsiooniga.
Projektijuhtina peate enne projekti sponsorile lähetamist veenduma, et olete oma probleeme lahendanud kõik muud võimalused. Näiteks ütlete, et teil on projekti meeskonna liige, kes ei täida oma kohustusi. Enne projekti sponsorile küsimuse saamist peaksite proovima probleemi lahendada ükshaaval projekti meeskonna liikmega. Kui see ei toimi, peate minema meeskonna liikme juhendajale. Kui see ei lahenda probleemi, võite probleemi projekti sponsori poole pöörduda. Te olete ammendanud oma võimalused probleemide lahendamiseks alt üles.
Nüüd võib projekti sponsor probleemi lahendada ülalt alla. Projekti sponsor peaks arutama probleemi oma eakaaslastega ja teavitama teid kokkulepitud tegevusest.
Viimane asi, mida soovid juhtuda, on see, et projekti sponsor esitab resolutsiooni, mida oleksite võinud rakendada omaenda volituste kaudu ilma igasuguse abita.
Mõnikord see juhtub. Igaüks teeb vigu. Õppige nendest olukordadest, kui need ilmnevad, ja saate sellest paremaks projektijuhi. Järgmine kord, kui sarnane olukord tekib, teete seda paremini kui varem.
Ole kindel, mida vaja
Kuigi projekti sponsorid on harjunud tööle mittetäieliku teabega, ei peaks projektijuht jätma asjakohast teavet välja. Oluline on, et projekti sponsoril oleks kontekst olukorrale, mis vajab tema tähelepanu.
Kui projekti sponsoril on otsuse jaoks asjakohane kontekst, pidage kindlasti seda, mida vajate sponsorilt. Kas teil on vaja suunda, kuidas edasi minna? Kas teil on vaja konkreetse meetme võtmiseks luba? Kas vajate probleemi lahendamist? Kas vajate ressursse, mida te ise endale ei saa?
Kui te pole täpselt mõelnud, mida te vajate, võite jõuda otsusele selle kohta, mida vajate, kuid hiljem teada saada, eksisite. Mõelge probleemile enne, kui võtate selle sponsorini, et minimeerida teineteise aja raiskamise ohtu.
Hoidke oma taotlust keskendunud
Projekti sponsorid on hõivatud inimesed. Mitmekesised probleemid tõmbavad oma ajagraafikuid imemiseks oma aja ära.
Kui projektijuhtil on tõeline vajadus projekti sponsori aja järele, pole see halb asi või sissetung sponsori ajaga.
Projektijuhi ja projekti sponsori poolt kulutatud aeg peaks olema väga produktiivne. Hoidke oma taotlust keskendunud, nii et kasutate ainult nii palju oma sponsori aega kui vaja.
Kuna teie sponsor kogeb koos teiega produktiivset üks-kordi, ootab ta teie kohtumisi. Kõrgetel organisatsioonidel viibivad inimesed tihti veedavad aega ebaproduktiivsetel kohtumistel, kus nad peavad osalema. Tootlikul koosolekul osalemine võib olla teie projekti sponsori kiirus.