Mis on sidusrühmade majandamiskava?
Mis on huvirühmad?
Sidusrühmad võivad olla organisatsioonisisesed ja -väljad.
Sise sidusrühmade näideteks on juhid ja äriüksused, näiteks raamatupidamine ja infotehnoloogia. Äriüksustel on tavaliselt projekti meeskonda esindajad. Välised sidusrühmad võivad olla huvirühmad, ettevõtted ja kodanikuühiskonna organisatsioonid. Väliste sidusrühmade esindamine projektimeeskonnas on haruldane. Reguleeriva asutusega asutuste puhul on nende reguleeritud tööstusharud tavaliselt kõige olulisemad väliseks sidusrühmade rühmad mis tahes projekti jaoks. Kui projekti meeskond identifitseerib sidusrühma, tuleks seda sidusrühma kaaluda sidusrühmade majandamiskavas.
Projektimeeskonna koosseis ei ole otstarbekas, kui see koosneb iga sidusrühmade rühma esindavatest liikmetest. Paljudel juhtudel on see võimatu. Kuid projekti meeskonnal on vaja sidusrühmade sisendit ja sisseostmist, et projekt oleks edukas. Näiteks soovib valitsusorganisatsioon täielikult oma tuntud tarkvaraprogrammi täielikult uuendada ja ajakohastada.
Peaaegu kõik organisatsioonis kasutavad seda programmi mõnel viisil. Igasugust tüüpi kasutajaid ei saa otseselt esindada projekti meeskonnas, mistõttu meeskond töötab välja sidusrühmade panuse kogumise viise ja otsustab, kuidas teavitada sidusrühmi projekti staatusest. Need sisend- ja kommunikatsioonistrateegiate kogumise meetodid on dokumenteeritud sidusrühmade haldamise plaanis.
Huvirühmade halduskava ja teabevahetusplaani erinevus
Projekti sidusrühmade majandamiskava ja kommunikatsiooniplaani vahel võib olla märkimisväärne verejooks. Nende funktsioonid on väga sarnased. Sidusrühmade haldamise plaan on laiem, kuna see hõlbustab projekti sisendkäiku ja juhib tähelepanu väljunditele. Sidusrühmade haldamise kava on kitsam, kuna see käsitleb ainult huvirühmadega seotud valdkondi, samas kui kommunikatsioonikava võiks hõlmata laiemat sihtrühma.
Projekti käigus areneb sidusrühmade haldamise plaan
Sidusrühmade haldamiskava haldab tavaliselt projektijuht . Projekti edenedes vaatab projektijuht läbi sidusrühmade haldamiskava ja annab perioodilise ülevaate projekti meeskonnale uuenduste kaalumiseks. Projekt võib oma ajajooksul olla väga erinev, kui planeerimisetappidel, seega on oluline tagada, et projekti juhtpõhimõtted muutuksid vajaduse korral.
Näide sidusrühmade haldamiskava toimimisest
Siin on näide selle kohta, kuidas sidusrühmade majandamiskava saab projekti käigus muutuda. Riigiasutus võtab kasutusele reeglite koostamise projekti. Selle alguses esitab projekti sponsor ja projektijuht huvirühmade majandamiskavasse sidusrühmade nimekirja.
Üks projekti meeskonna esimestest ülesannetest on plaani koostamine. Mõne kuu möödudes valib projekti meeskonna liige sidusrühma, kellestki ei mõelnud projekti alguses. Projektijuht lisab uue sidusrühma plaani ja kutsub projektimeeskonna koosolekut, et arutada, kuidas kaasata uus sidusrühm. Kui meeskond otsustab, mida teha, teavitab projektijuht projekti sponsorit.
Sidusrühmade haldamiskava on selgelt elujõuline dokument. Projekti muutumisel võib sidusrühmade haldamise plaan projektiga paremini rahuldada. Projekti meeskond suudab sidusrühmade haldamise kava abil asjakohaselt koguda sidusrühmade sisendeid ja tagasisidet ning teavitada neid sidusrühmi.