Hoidke projekti edasi liikumas
Vaadeldes ka mõningaid muudatuste haldamise tööriistu, mida saate kasutada ja kuidas projekti ulatuse juhtimine hakkab mängima.
Enne kui me räägime isegi protsessidest või tööriistadest, mida ma tahan arutada oma väljavaateid muuta.
Aktsepteerige muudatusi
Muudatused võivad juhtuda projektijuhtimise elutsükli mis tahes punktis.
Lihtsaim viis muuta muutuste haldamine vähem peavalu projektidesse on teada, et see juhtub ja planeeritakse seda.
Selleks, et muuta muutused enne, kui need juhtuvad, on strateegiad, mis on kiireim viis, kuidas kõik saavad paranemiseks, mis muutub teistsuguseks.
Parem koht alustamiseks on kindlaksmääratud struktureeritud muutuste juhtimise protsess. See on teie mängukiri selle kohta, mis juhtub, kui keegi soovitab, et projekt peaks tegema midagi muud kui praegu kavandatud ja hea võimalus projekti ebaõnnestumise vältimiseks.
Muutuste juhtimise protsess
Muutuste juhtimise protsess näeb välja selline:
- Saate teavet muutuse kohta
- Hinnake muudatust, sealhulgas planeerides, kui palju tööd see toimub
- Valmistada ette soovitus selle kohta, kas tasub edasi minna.
- Seejärel saate projekti sponsorilt otsuse selle kohta, kas peaksite muudatust kasutama või mitte.
Vaatame neid samme omakorda.
Muutuste kohta teabe saamine
Te saate projekti muutmise taotluse. Saate infot saata sadades erineval viisil: koosolekul, e-posti teel, telefoni teel koridoris, kui sa õhtuti büroost välja. Ideaaljuhul saate teavet muutmistaotluse vormi kohta, kuid te peaksite teadma, et paljudel olulistel sidusrühmadel on reaalajas arvatavasti, et sellise paberitöö tegemine on projektijuhi töö. Ja teie ettevõttes võib see olla.
Kasutage kogu projekti muudatuse taotluse malli (rohkem selle kohta mõne minuti jooksul), et lasta endaga kaasa kõik taotluse üksikasjad, kuid mitteametlikult nad teiega saabuvad. Seejärel käivitage vormi algataja alguses, nii et teate, et olete täpselt kajastanud, mida nad tahavad.
Pidage meeles, et muudatused võivad olla ka tööde tegemisega seotud. Ärge alati eeldage, et muudatused on seotud tööle asumisega. Protsess on sama, sõltumata sellest, kas teie projekti ulatus laieneb või väheneb.
Muutke hindamist läbi
Vaadake muutmistaotlust üksikasjalikult. Hinnate mõju sellele:
- Ajakava
- Dokumentatsioon
- Töö on tehtud selleks kuupäevaks ja veel tööd teha
- Eelarve
- Kvaliteedimeetmed
- Reguleerimisala
- Ressursside kättesaadavus.
Näiteks võib tarkvara muudatust hinnata 5 päeva jooksul.
See ei lisa ajakavale vaid 5 päeva, sest see lükkab välja teise ülesande ja liigub selle aja jooksul, kus peamine ressurss on puhkusel. Seda ülesannet on vaja ka teisaldada, nii et üldiselt muudaks see muutus ajakavale 8 päeva. See läheb maksma 5 000 dollarit, ja täiendavad 8 päeva tõmbavad meid teise lepingupartneri kuusse, seega on ka kulusid, et kaaluda ka seda. Kvaliteet jääb samaks, kuid uue muudatusega kaasnevad muudatused. Kõik asjakohased dokumendid tuleb ajakohastada, sealhulgas juba käivitatud projektiplaan ja koolitusjuhendid.
Nagu näete, võib lihtne 5-päevane muutus avaldada laiaulatuslikke tagajärgi. Enne kui otsustate, kas muuta või mitte, on oluline teada neid kõiki, kuna täieliku pildi muutmine võib tulemust muuta.
Valmistada ja esitada soovitus
Nüüd teate muudatuse täielikku mõju, saate teha soovituse selle kohta, kas seda väärt edasi minna.
Mõnel juhul ei pruugi see olla, sest tajutava kasu suurus on väiksem kui hind. Muudel juhtudel võib sellel olla piisavalt kasu, et kompenseerida lisatöö tegemise kulusid. Veel muudel juhtudel võite arvata, et muutus avaldab kuludele negatiivset mõju, kuid selle kohta pole midagi, mida saate teha, kuna see on regulatiivne või nõuetele vastavuse probleem või mõni muu sisevõimalus nagu näiteks organisatsiooniline ümberkorraldamine.
Hangi otsus
Väikeste muudatuste puhul, mis kuuluvad teie autoriseerimispiirangusse, saate teha otsuse selle kohta, kas muudatuse heaks kiita või mitte (koos meeskonna õige sisuga). Kõik suuremad peaksid heaks kiitma projekti sponsor või projekti juhatus.
Ärge unustage minna tagasi ja rääkige kellelegi, kui nende muudatus on tagasi lükatud. Sa tahad oma projekti sidusrühmi häirida, kui saate!
Muuda juhtimisvahendeid
On mitmeid muudatuste haldamise tööriistu, mida saate kasutada selle protsessi lihtsamaks ja sujuvamaks muutmiseks. Ma soovitan:
- Kontrollnimekiri või protsessi kaart, mis käib inimestele täpselt, mida nad peavad tegema, et muuta oma projekti ulatust.
- Malli muutmise taotluse vorm. See võib olla veebis automatiseeritud töövoo kaudu.
Vaatame, mis järgmise projekti muutustaotluse juurde jõuab.
Mis läheb projekti muutmise taotlusse
Projekti muutmise taotluse vorm peaks sisaldama järgmist:
- Muuda taotleva isiku nimi ("taotleja").
- Unikaalne tunnus, nagu muudatuse number (saate seda ise hiljem lisada, kuna on ebatõenäoline, et mõni taotlust tõstavatest inimestest teab ja kasutab seda vormi kasutades seda kasti).
- Kavandatud muudatuse kirjeldus nii palju kui võimalik, mida nad saavad hallata.
- Muudatuse kategooria. Ideaaljuhul saate selle ala eelpopulatsiooni, nii et nad peavad lihtsalt kasti märkima. See on hea koht, et märkida, kas muutus on seotud reguleerimise või sisemise järgimisega, nagu oleks see (tõeliselt), siis võite mööda minna palju planeerimis- ja hindamisetappe ning lihtsalt sellega hakkama saada.
- Muutmise "miks". Milline on selle tegemise õigustus? Miks taotleja seda soovib?
- Muutuse mõju projekti erinevatele elementidele, sealhulgas aja, kulude, kvaliteedi ja ulatuse kohta. Neil ei pruugi olla kõiki üksikasju, nii et võite nendega töötada muutuste hindamise etapis, et need täidetakse. Nad peaksid täitma nii palju kui võimalik. Sellel hetkel on minimaalne, et nad kinnitavad, kas see suurendab, vähendab või muudab olemasolevaid projektiparameetreid.
Muudatuse taotluse vormi põhjas on mõned detailid, mida saate täita, kuna muudatust arutatakse edasi. Teie mall peaks sisaldama ka ruumi:
- Otsuse muutmine: nõustu, keelduge või lükake edasi
- Otsuse tegija (või rühma) nimi, millele lisandub otsuse tegemise kuupäev ja lisakommentaarid.
Taotleja ei tea veel tulemust - keegi ei saa - nii jäävad need karbid tühjaks, kuni õige grupp on teie soovituse arutamiseks ja otsuse tegemiseks kokku tulnud.
Muudatused ja projekti ulatuse haldamine
Projekti ulatus juhtimine on peamine viis, kuidas kontrollida, mis on projektis ja mis mitte. Kui saate muudatuse projekti ulatuses, peate mõtlema, kuidas see projekt projekti üldiselt mõjutab. Teie muudatuste juhtimise protsess aitab teil seda teha ja selle konteksti seadistamisel on muutuste haldamine väike osa valdkonna reguleerimisest.
Siinkohal tasub rääkida, kuidas Project Management Knowledge Body (PMBOK® Guide - viies väljaanne) juhib projekti muudatuste juhtimist, kuna see ei ole nii intuitiivne kui võite arvata. PMBOK®-juhend sisaldab protsessi nimega Control Scope (Projekti reguleerimisala) jaotises Project Scope Management (juhtimisala) ja see on suurepärane koht alustamiseks. Kuid projektide muutmise juhtimise protsessi tuleb käsitleda integreeritumalt ja see kajastub tekstis. PMBOK®i juhendi kasutajad peaksid viitama ka integreeritud muudatuste kontrollimise protsessile, kuna see näitab, kuidas kõik ühendab kõik.
PMP saamise eesmärgil peate mõistma, kuidas PMBOK®-i juhend hõlmab muutuste juhtimist, kuna seda uuritakse. Siiski peaksite meeles pidama, et muutuste juhtimise protsessi, mida tegelikult oma projektidele kasutab, peab olema integreeritud, hõlpsasti jälgitav ja praktiline.
5 viisi, kuidas aidata oma meeskonda muudatuste protsessi kaudu
Teie projekti meeskond on teie projekti edukuse jaoks otsustava tähtsusega, nii et see aitab teil neid projekteerida, kui te oma projekti muudatusi haldate.
Siin on viis võimalust, mis aitavad neil kiiresti projekti muudatuste juhtimise protsessiga kokku leppida.
1. Rääkige muutustest. Andke neile teada, et projektide vahetus on normaalne ja et nad peaksid seda ootama.
2. Jagage protsessi. Eespool oleme rääkinud muutuste juhtimise protsessist, kuid see ei tule loomulikult kõigile. Teie meeskonna liikmed ei tea, mida teha ja mida neist oodatakse, kui te neile ei ütle. Looge büroo, et protsess koos nendega läbi viia ja annaks neile teada, milline on nende roll selles.
3. Tee lihtne. Kui projekt läbib reguleerimisala muutmise, võib see olla üsna disorientatsiooniks. Graafik on vale, eelarve võib olla erinev, nõuded on kindlasti erinevad. Meeskond võib leida muutusi segadusse, eriti suurt või teist, mis muudab otsuse, mille nad olid varem arvati, kivi (jah, need juhtuvad). Tehke protsess nii lihtsaks kui võimalik.
4. Ole abiks. Uus tööviis võtab mõnda aega voodisse sisse. Kui olete varem juhtima projekti muutus mitteametlikult (või mitte üldse), siis võib ametliku protsessi muutus võtta mõneks ajaks "meie asjadega tegelemiseks" " Öelge meeskonnale, et olete nende seas, et aidata neil, kui nad tahavad midagi teie varem juhtida.
5. Ärge kartke öelda ei. Kõik muudatused pole mõistlikud ettepanekud. Andke oma meeskond teada, et kui nad tunnevad tungivalt, et muutus ei ole praegusel ajal projekti jaoks õige asi, siis jääb see nendega vestluses muudatuste taotlejaga.
Muutumisi tõhusalt ei saa juhtida, nii et saate oma projekti rööbastelt välja tõrjuda, seega olge tähelepanelik. Selle teabega relvana saate nüüd projektiga seotud muudatusi kontrollida.