Milline struktuur sobib teile kõige paremini?
Kõigil neil on kolm ühist organisatsioonilist struktuuri ja projektijuhid: funktsionaalne, projekt ja maatriks. Vaatame igaühe eeliseid ja puudusi, nii et teate, mida te uue vastu, kui olete uue struktuuriga liitunud.
Funktsionaalne organisatsiooniline struktuur
Funktsionaalses organisatsioonistruktuuris töötab projektijuht ja kõik ressursid samasse ettevõtteosakonda, näiteks müügi- ja turundusosakonda. Üldiselt on funktsionaalsel juhil rohkem volitusi kui projektijuht.
Eelised
Funktsionaalne struktuur annab teile projektijuhtina vähima võimu, kuid pakub ka muid eeliseid:
- See toimib hästi väikeste meeskondade ja väikeste projektide jaoks, kuna funktsioonil on täielik meeskonnaliikmete ja muude vajalike ressursside kontroll.
- Saate hõlpsasti juurde pääseda vajalikele ekspertidele, sest nad on samas funktsionaalses piirkonnas.
- Projektiga seotud probleemide lahendamine on kiire.
- Võite piirata projekti sidevahendeid, mida peate kasutama, kuna meeskond on suhteliselt väike ja lihtne.
- Tihti saate entusiastlikke meeskonnaliikmeid, kes soovivad projektiga töötada, kuna see pakub neile karjäärivõimalusi. Projekti töö võib olla suurepärane viis oma meeskonna motiveerimiseks.
- Kui olete projekti üle andnud funktsionaalsele meeskonnale, hakkab see olema funktsionaalne meeskond, kus te töötate, mis võib muuta projekti sulgemise lihtsamaks.
Puudused
Kuigi sellel struktuuril on palju eeliseid, arvesta ka mõningaid nõrkusi:
- Töö toimub silohoidlas, mis võib tähendada, et teil pole juurdepääsu inimestele väljaspool teie funktsionaalset jaotust.
- Projektimeeskonna inimesed võivad olla oma osakonna või meeskonnajuhataja suhtes lojaalsemad kui projektiga seotud tööl, mis võib tekitada konflikte.
- Suur projekt võib lõpuks toimida funktsionaalset projektijuht igast funktsioonist. See võib põhjustada pragunemist, kui kõik projektijuhid ei tööta harmooniliselt koos.
- Funktsionaalset tööd saab isoleerida nii, et teil pole võimalust laialdaselt võrku ühendada. Strateegilise fookuse säilitamine võib olla raskem.
Projekti organisatsiooniline struktuur
Pühendatud meeskonnad on kokku pandud projektide organisatsioonilise struktuuri projektide elluviimiseks. Projektijuht tõenäoliselt vastutab projektimeeskonna liikmete eest juhtkonna juhtimise eest. Selle näidete hulka kuuluvad suured ehitised, aga ka ettevõtete algatused, mis nõuavad spetsiaalset meeskonda. Projektijuhtil on lõplik volitus, mis annab aru projekti sponsorile ja projekti nõukogule . Meeskonnaliikmed töötavad otseselt projektijuhi jaoks.
Eelised
Projekti struktuuri ilmselge eelis on see, et teil on rohkem meeskonna juhtimist, kuid on olemas ka muud eelised.
- Võistkondadel võib olla tugev identiteetunne. See on kõige lihtsam struktuur, mille abil luua tugeva meeskonnakultuuri.
- Kogu meeskond keskendub meeskonna eesmärkidele, seega püsib lojaalsuskonflikt projekti päevasel tööl. Nende päevane töö on projekt.
- Ressursid on projektile pühendatud, seega on töö ajakavastamine palju lihtsam. Teate, millal meeskonnaliikmed on kättesaadavad, ja pole riski, et neid saab lühikese etteteatamisajaga teise halduri jaoks tavapäraseks tööks.
- Selles struktuuris juhitavad projektid on suurepärased keskkonnakomponendid oma projektijuhtimise oskuste parandamiseks ja tehniliste juhtimisoskuste parandamiseks.
Puudused
Projekti struktuur on kõige lihtsam töötada, kuid sellel on siiski mõningaid puudusi.
- Ühe projekti jaoks pühendatud meeskond on kallis kohustus. See kipub olema võimalus ainult suurte projektide jaoks.
- Kui eemaldate inimesi nende funktsionaalsetest töökohtadest, võib neil raske tagasipöörduda, eriti kui projekt on pikk. Projekti töö on venitades ja naasmine sellele, mida te enne tegite pärast multidistsiplinaarses keskkonnas töötava perioodi uue, väljakutseprojektiga, ei ole paljudele inimestele atraktiivne väljavaade. Rohkem tähtsust omab meeskonna siirde juhtimine projekti sulgemisel.
- Mõnikord võib projekti sulgemine tähendada töökoha kaotamist, kui ettevõte on liikunud ja teine roll pole teie jaoks saadaval.
- Oma olemuselt pühenduvad meeskonnad ressursse, et töötada vaid ühel juhul. Nad võivad piirata projektide arvu, mida ettevõte saab korraga teha, eriti kui eri projektid nõuavad samu oskusi.
- Seda tüüpi struktuuride projektijuhid teevad ka oma meeskondade juhtimist, mis tähendab, et kulutada aega ja jõupingutusi inimressursside ülesannetele, mida te ei peaks teistes struktuurides tegema. Kui teile meeldib see inimestest koosnev töötegur, võib see tegur olla eeliseks.
Matrix Organisatsiooni struktuur
Kolmas võimalus on maatriksstruktuur. Ressursid jagunevad nii tavapärase töö- kui ka projekti tööde vahel. See võib tähendada, et teil on kaks projektijuht või projektijuht, samuti meeskonna juht. Funktsionaalse juhtimisliini struktuur on tavaliselt kõigepealt paigas ja projektijuht võtab punktiirjoone.
See struktuur jagab võimekust ja autoriteeti funktsionaalse või jagunemisosakonna juhataja ja projektijuhi vahel. Peate kasutama oma läbirääkimisoskusi oma täisvõimsusel!
Eelised
Maatriksstruktuurid on väga levinud, sest need võimaldavad juhtidel teha paindlikke valikuid, kuidas inimesed oma aega veedavad. Tõenäoliselt teete oma karjääri ajal maatriksikeskkonnas tööd. Selle struktuuri eelised on järgmised:
- Vahendeid kasutatakse tõhusalt ja nad võivad projektide vahel vajaduse korral liikuda.
- Võite töötada paljude erinevate asjadega, mõnikord paralleelselt, kuigi seda väidet võib pidada ka ebasoodsamaks.
- Võistkonnad ja üksikisikud võivad olla väga reageerivad. Kui tuleb teha uus projekt, mis peab eelistama, on piisavalt lihtne pöörata ja äkki keskenduda midagi muud. Te ei saa seda kergesti projekti raamistikus, mis läheb rohkem aega, et laenutada ja ümber liigutada.
- Struktuur eeldab, et kõik kasutavad sama projektijuhtimise elutsüklit ja metoodikat, nii et projektide vaheline ümberpaigutamine on lihtne. Inimesed võivad ühineda projekti meeskonnaga, kellel on suhteliselt vähe pardal vajalikke, kui terminid ja protsessid on ühised.
Puudused
Nagu kõigi seadistuste puhul, on sellel ka oma lõkse. Hoolimata sellest, et tegemist on ühtse struktuuriga, ei ole paljud kaasaegsed töökohad rikkunud ülekoormuse probleeme. Inimestele liiga palju teha võib olla lihtne, kui teil pole süsteeme kogu töökoormuse haldamiseks ja jälgimiseks. Muud puudused on järgmised:
- Projektide vaheline konflikt on tavaline, sest võite võidelda sama ressursi eest nagu teine projekt.
- Teises projektis võisid olla parimad ressursid - kõige sobivamad inimesed, kellel on vajalikud oskused - või nende juhid ei pruugi neid projekti tööks saada.
- Eriti tavalised ülesanded ja üksikisikutele mõeldud projektitoimingud võivad olla mõnevõrra vastuolus, eriti kui mõlemad juhid annavad neile erinevaid prioriteete.
- Võimalik, et ressurssidega võib tekkida vastuolu selle kohta, millist arenguteed nad tulevad oma tulevase karjääri jaoks. Kuigi te võite teada, et soovite projektijuhtimist jätkata, võib teil olla võimalus areneda kõrgema funktsionaalse rolli või projektis rohkem orienteeritud rolli. Kuid palju karjäärivõimalusi on hea, isegi kui see teeb raskeid otsuseid.
Korporatiivne struktuur, mis sobib suurepäraselt kõigile tavapärasele tööle, ei pruugi projektide jaoks alati toimida, ja teil tuleb juhtida seda keskkonda, kus te töötate. Mõne kogemuse saamine mõlemas nendes struktuurides on hea mõte, nii et saate neid esmajärjekorras kogeda. See aitab teil otsustada, milline keskkond sobib teile kõige paremini ja vastab teie oskustele ja eelistustele. Siis saate teha teadliku valiku, kui teil on võimalus otsustada oma tulevase töökeskkonna üle.
Mõistes iga projekti organisatsioonilise struktuuri plussid ja miinused annab teile võimaluse töötada välja, kus kõige paremini aega ja mõju kulutada, et oma meeskonda võimalikult palju ära kasutada ja aidata teie projekti lõpule viia.