Ja kuidas neid saate luua
Olete kuulnud Stephen Covey raamatus "Väga efektiivsete inimeste 7 harjumused" . Täna vaatame 10 harjumust, mida projektijuhid väga edukalt jagavad.
Ma olen näinud neid harjumusi korduvalt mainitud tulemuslikkuse hindamisel ja projektide lõppedes, kus klient, meeskond või sponsor pakub projektijuhile tagasisidet.
Iga kord, kui soovite edukat edu saavutada, pole teil vaja kümneaastast kogemust. Muutes oma harjumusi ja harjutades oma oskusi, saate oluliselt parandada võimalusi oma projekti edu (ja anda endale vähem stressi aega tööl).
Ja mitte mingis konkreetses järjekorras (peale numbri 10) alustame!
Õige tiimi kasutamine
Kõige tõhusamad ja edukamad projektijuhid teavad oma meeskonna liikmete võimalusi. See tähendab, et nad saavad õiget tööd õigete inimesteni jagada.
Ülesande vale ressursi kasutamine võib kaasa tuua selle, et see kestab kauem või teeb seda halvasti. See aitab teada teiega koostööd tegevate inimeste tugevusi ja nõrkusi, et saaksite neid kõige paremini projektitöödeks jaotada.
Projektiprobleemide haldamine
Kõik projektid on aeg-ajalt probleemid lahendanud. Edukad projektijuhid ei lase neil neid muretseda. Nad teavad protsesside väljastamise juhtimise ja ka seda, kuidas kõige paremini lahendada probleeme, kui need tekivad.
Seda saate teha ka. Kui teate, kuidas projekti probleemi hinnata, leiate, et probleemijuhtimine muutub lihtsaks harjumuseks oma iganädalase rutiiniga. Pange mõni aeg teie teema logi iga nädala jooksul läbi ja peate kiiresti leppima, et probleemi lahendamiseks on lihtne ülesanne.
Muutustega toimetulek
Projektid on mõeldud asjade muutmiseks, kuid sellised muutused toimuvad teiste inimestega! Projekti meeskonnale otseselt suunatud muudatuste haldamine on raskem, rikkudes üksikasjalikku projekti ajakava, luues uue töö ja kogu dokumendivärskenduste hulk.
Edukatel projektijuhtidel on muudatuste juhtimise protsess, mida nad järgivad. Kindlaksmääratud etappide järgi muudab iga tegevuse harjumuseks lihtsamaks, kuna see on struktureeritud ja korduv.
Muutuste juhtimise protsess näeb välja selline:
- Saate teavet muutuse kohta
- Hinnake muutust
- Tehke kindlaks, kui palju tööd peaks muutuste tegemiseks tegema
- Valmistada ette soovitus selle kohta, kas tasub edasi minna.
Seejärel saate oma sponsorilt otsuse selle kohta, kas peaksite muudatust sisse lülitama või mitte.
Märkus. Võite mõned väikesed muudatused heaks kiita ise, kui need on teie volituste ja volituste piires.
Edukad projektijuhid teavad, et muutustega toimetulek on töö osaks ja neil on plaan nendega toime tulla ka siis, kui need tekivad.
Projekti kulude haldamine
On väga tõenäoline, et teie projektiga kaasnevad kulud, isegi kui teil endal ei ole täielikku kontrolli oma rahakotite kohta. Oma kontrolli all olevate finantsinstrumentide haldamine peab olema harjumus.
Kui te seda regulaarselt ja korrapäraselt ei kasuta, leiad töö muutub nii tohutuks, on võimatu hästi teha.
Fantastilised projektijuhid jäävad kulude peal koos arvete, hinnapakkumiste ja prognoosidega töötlevate failide süsteemidega. Pange oma eelarvitarkvara kasutama harjumus (isegi kui see on lihtsalt arvutustabel).
Te ei saa oma projekti kulusid hallata, kuni teil on plaan, mida te kavatsete kulutada. Lugege seda, kuidas luua projekti eelarvet, et saaksite alustada.
Teambuilding
Projekti meeskond ei tööta ennekõike teie jaoks. Miks on meeskonna moodustamine edukate projektijuhtide harjumuste osa?
See on vajalik sellepärast, et teil on vaja neid tõhusalt koos töötada ja teil on vaja projektis osalejaid, et nad jõuaksid kiiresti selleni, kus nad üksteisele usaldavad. Sa saad seda meeskonna ülesehitamise kaudu.
Jälgi olukordi, kus teie meeskond langeb. Eelkõige on vägivaldne käitumine vastuvõetamatu.
Protsesside mõistmine
Väga edukate projektijuhtide kuuendaks harjumuseks on see, et nad mõistavad oma kontrolli all olevaid protsesse.
See tähendab, et nad teavad, milliseid töökorraldusi tuleb järgida. Nad ei raiska aega, et töötada välja, kuidas äriülesannete kirjutamiseks, kuna nad teavad, et selleks on olemas menetlus ja nad saavad järgida samme.
Kõige edukamad projektijuhid ei ole protsessi alluv. Nad teavad, kui õige asi on protsessi järgimine. Nad teavad, kui parem on pisut pisut kergendada, et muuta ülesanded kõigile kõigile lihtsamaks. Selle näiteks võiks olla bürokraatia eemaldamine väikestest projektidest, kohandades protsesse vastavalt.
Ajakava ajakohastamine
Projekti ajakavasid ei tohiks jätta juhuslikult, ja kõige edukamad projektijuhid teevad harjumuseks nende ajagraafikute korrapäraseks kontrollimiseks ja nende ajakohastamiseks.
Projekti edusammude jälgimiseks on palju võimalusi, kuid kõige tähtsam on see, et teete seda! Kui teil on raske seda harjumust ise teha, siis broneerige oma päevikusse lühike kohtumine enda ja oma ajakavaga kord nädalas. Kasutage iga nädal samal kellaajal ja võtke 30 minutit, et vaadata, kus te olete ja kus peate olema. Tehke vajalikud muudatused, räägi meeskonnale ja jätkake projektiga.
Märkus: kui teie ajakava muudatused mõjutavad projekti lõppkuupäeva või oluliste verstapostide saatmise kuupäeva, siis rääkige oma sponsoriga. Te ei tohiks muuta oma aluseks oleva plaani põhialuseid ametliku heakskiitmise protsessi läbimisega.
Projekti riski juhtimine
Teades, mida oma riskiregistrisse lisada, on üks asi, kuid tavaliselt vaadatakse seda läbi ja tõstatatud riskid on midagi muud.
Projekti algusest ei piisa riskide väljaselgitamiseks ja siis ei mõtle neid uuesti. Riskijuhtimine peab olema osa teie projektiharjumustest, sest ilma selleta leiad, et riskid muudavad teid probleeme ja tekitavad probleeme.
See on veel üks valdkond, kus tavapärased protsessid ja regulaarne pileti broneerimine riskianalüüsi tegemiseks võivad aidata. Saate seda lisada oma meeskonna koosolekute osana. Tehke harjumus kontrollida oma riske meeskonnaga, sulgege kõik, mis enam ei kujuta endast ohtu, ja plaanite tegevusi neile, keda soovite leevendada.
Jälgimisaeg
Projektijuhid tunnevad palju projekti aja juhtimist , kuid see on tavaliselt planeerimise ja planeerimise valdkonnaks. Mida me räägime, on aja jälgimine regulaarsem, igapäevaselt. Me räägime ajahetkedest.
Projektimeeskonnad sageli ei soovi ajakavusid kasutada, kui nad pole varem seda teinud. Paljudel projektijuhtimise tarkvararakenditel on ajajälgimine tootele omane. See võib hõlbustada ajaühiku üleminekut meeskonnana.
Kas te jälgite oma meeskonna aega (mis on soovitatav), on oluline, et te teaksite, kus teie aeg läheb päevas. Te peaksite harjutama märkama, kuidas te oma aega veedate. See aitab teil mõista, kas kulutate aega esmatähtsate projektide ülesannetele. Võib arvata, et sa oled, aga kas sa oled? Mõningate vormide ajakirjade või aja salvestamine aitab, isegi kui see on vaid ühe tunni sisselogimine märkmikusse.
Äritegevuse pakkumine
Lõpuks on haridus, mis teeb projektijuhtide kõige edukamaks, nende võimet võrdsustada projekti väljundid ettevõtte tulemustega. Teie projekt oli mõeldud ettevõtte jaoks midagi hämmastavaks saamiseks ja olete seda teinud. Suurepärane.
Kuid kui kasutajad ei kasuta teie toodet või tarkvarat kiiresti vananenud või kliendid ei ole nii üllatunud kui olete, siis on teie projekt olnud aja raiskamine.
Kõige edukamad projektimeeskonnad veenduvad, et nad teavad, milliseid ettevõtte tulemusi nad soovivad. Nad loovad lahenduse, mis tagab ettevõtte muutuste jätkusuutlikkuse. Mida nad saavad projekti lõppedes täielikult kasutada ja kliendi poolt täielikult vastu võtta. See on edukas, sest see on loodud algusest edukaks.
Ettevõtte eesmärkide mõistmine on põhikriteeriumiks kõikidele projektijuhtidele, kes soovivad mõjutada kliente ja sidusrühmi. Kui saate näidata, et olete andnud midagi väärtust, siis on lihtne tõendada, milline on teie mõju ja milline on see väärtus, mida teie ettevõttele tuuakse.
Tee harjumus küsida oma sidusrühmadelt, millist ärilist väärtust nad ootavad ja kuidas nad soovivad kasutada seda, mida teie projekt nende jaoks pakub. Räägi neile nende edukuse määratlemisega. Saate seda ehitada iga projekti alguses korratavaks protsessiks.
Kui palju on ebaõnnestunud, kas sul on?
Kui loete loendit, kui palju selliseid harjumusi olete juba teinud? Siin on ilmselt asju, mida te täna teete, ja teised, et teate, et peaksite tegema rohkem jõupingutusi, et seda regulaarselt teha. Hea uudis on see, et uue harjumuse loomine on suhteliselt lihtne, kui olete valmis seda tegema. Varsti on need asjad teisejärgulised ja teie ettevõttel on üks edukamaid projektijuhte.
Millistes neist hakkate tööle minema ja oma iganädalast rutiini üles ehitama?
Lisalugemist
Ma soovitan Charles Duhigi lugeda "Habit Power" .