Selleks et jälgida edusamme ja tagada peamiste tulemuste saavutamine vastavalt ajakavale, kasutavad projektijuhid vahe-eesmärke.
Projekti verstaposti määratlus on null kestusega ülesanne, mis tähistab projekti saavutusi.
Neid kasutatakse viisil, mis näitab edasiliikumist ja edusamme ning näitab inimestele, mis toimub, isegi kui neil pole üksikasjalikke teadmisi seostes olevate ülesannete kohta. Sellega seoses on need väga kasulikud sidusrühmade suhtlemisel ja ootuste seadmisel.
Millal kasutada projekti vahe-eesmärke?
Projektijuhtimise tähtaegadeks on:
- Oluliste tööperioodide algus
- Oluliste tööperioodide lõpp
- Märgistamaks tähtaega midagi
- Näidata olulise otsuse tegemise ajal.
Ja muid ajahetkel fikseeritud punkte, mis vajavad spetsiaalselt väljakutseid, kuna verstapostid on suurepärane võimalus oma projekti jälgimiseks.
Kuidas tihti lisada oma plaanile vahelehti
Mulle anti nõu koolitusel, et oma plaanis esile tuua vahe-eesmärgid umbes kord kuus. See on hea ja hea rusikareegel, kuid peate kasutama oma professionaalset hinnangut. Mõned kuud võiksid olla suured tegevused, kui tähtis kohtumisi tähistati vahe-eesmärkide, otsuste tegemise ja ühe faasi sulgemisega ning teise etapi algusena.
Teistes kuudes võite olla keskendunud täitmisele ja seal on väga vähe, kui üldse, et saate kinnitada verstaposti.
Sellest hoolimata on aruandluse eesmärgil kasulik luua põhjus, et igal aruandlustsüklis oleks vähemalt üks kord verstapostiks, ja me räägime veidi vahe-eesmärkidest ja kommunikatsioonist.
Kuidas on esile tõstetud Gantti graafik
Vaateemad on üks Gantti diagrammi komponentidest ja on näidatud graafikul teemandina. Neid ei näidata tavapärase ülesandena, kuna neil on null kestus: teisisõnu, nad ei võta mingit aega. Gantti diagrammi planeerimise eesmärgil need lihtsalt juhtuvad!
Kui te Gantti graafikuid ei kasuta, võite ikkagi kasutada vahe-eesmärke. Siin on viis alternatiivi Gantati graafikutele : saate neid oma plaanis lisada vahe-eesmärgid.
Kui soovite oma isiklikult korraldada ja oma projektijuhtimise tarkvara pole kalendrisse täielikult integreeritud, võite kopeerida ja kleepida võtme kuupäevad oma päevikutesse. Sõltuvalt sellest, kuidas teile meeldib see töötada, võib see olla kasulik näpunäide, mis teile meelde tuletatakse, mis peaks tulema!
Kuidas nimetada vahe-eesmärgid
Vahekokkuvõtetel peaks olema oma projekti ajakava selge kirjeldus, kuid mitte see, mis näitab, et nad on ülesanne. Seega ei tohiks neid kutsuda "nõustuma teise etappi liikuma", vaid "2. etapp algab". Kui soovite kajastada jõupingutusi, et saada kokkulepe liikuda 2. faasi, lisage ülesanne just enne seda.
Tähtsündmused peaksid kirjeldama ajahetke, mida nad sellisel kujul esindavad:
- Testimisfaas on lõppenud
- PID on heaks kiidetud
- Leping allkirjastatud
- Raekoja töötajate koosolek
Paljud projektijuhid otsustavad, et nende verstapostid oleksid hõlpsalt loetavad. Kui kasutate tööjaotusstruktuuri, võite selle abil nummerdada. Muidu on hea, et kasutada M1, M2 ja nii edasi, et selgitada, mida te räägite. Selge nime muutmise struktuur muutub tähtsamaks, kui suuremad on teie verstapostid, mistlege sellest, kuidas kavatsete seda teha, kui teie projekt kestab mitu kuud.
Kuidas saada vahetegusid välja logitud
Vaateemad moodustavad osa teie projekti ajakavast, nii et kui teie ajakava on aluseks, peate kaaluma oma verstaposti allkirjastamist.
Kui teil on vaja muuta oma verstaposti kuupäevi, siis peate kasutama oma tavapäraseid muudatuste kontrollimise protseduure oma plaani kohandamiseks. See võib olla sama lihtne kui teie projekti sponsoriga vestelda ja anda neile teada, miks kuupäevad peavad muutuma või olema formaalsed, näiteks uue soovitatud ajakava koostamine ja selle vastuvõtmine planeerimiskomisjoni ratifitseerimiseks.
Parim on välja selgitada, milline on teie verstapost protsessi allkirjastamiseks, kui seda on tarvis, enne kui soovite seda kasutada, nii et te ei tee rahulikku aega, kui peate muudatusi tegema.
Kommunikatsiooni esikohtade kasutamine
Võtmed on kommunikatsiooni ja aruandluse jaoks kasulikud, kuna need esindavad planeeringus minimaalseid kontrollpunkte. Teisisõnu, kui te võtsite kõik muud ülesanded, võite ikkagi näha, mis toimub, ja hoiavad projekti lihtsalt sammhaaval liikudes edasi.
Teil peaks olema võimalus tõmbama vahe-eesmärgid ja panna need juhtpaneelile või projektiaruandesse . Nad peaksid selgitama projekti lugu piisavalt üksikasjalikult, et rahuldada inimesi, keda te arutate, tavaliselt oma projekti sponsorile või mõnele teisele täitevrühmale, näiteks juhtgrupile (või projekti nõukogule ). Iga kuu või aruandlus sagedusega, mida te kasutate, saate näidata, millised vahe-eesmärgid on saavutatud.
Vahekokkuvõtete esitamine on üsna lihtne ja seda tehakse sageli lauaga. Lisate verstaposti kirjeldust, kuupäeva, milleks see pidi, ja seejärel uue prognoositud kuupäeva. Kui teetähis on saavutatud ja seda saab täiendada, lisate selle kuupäeva ka. Loodetavasti on see sama mis prognoositud kuupäev, kuid projektid ei tööta alati nii.
Selline tabel näitab, mis on lõpetatud ja mis on silmapaistva. Enne kui lähete ja saate oma sponsoriga kohtuda või saata aruande, saate planeerida vastuse küsimusele "Miks me ei tabanud seda verstapostitust?"
Kui teie projektiplaan on väga pikk ja teil on palju vahe-eesmärke, on teil iga aruandlustsükli vältel lihtsam lõpetatud verstapostid täita. Teatage vaid sellel kuul eelseisvatel või lõpetatud vahe-eesmärkidel: järgmisel kuul võtke eelmisel kuul lõpule kõik eelmise kuu lõpetused, nii et te ei lisa aruande pikkusele pidevalt, öeldes inimestele tööd, mille nad juba teadsid on lõpetanud.
Tähtsündmused on tõepoolest kasulik planeerimise, ajakavastamise ja aruandluse jaoks ning neid on lihtne kasutada. Pange mõned oma järgmise projekti plaani juurde, jälgige nende vastu ja saate teada, mis sagedus teie jaoks kõige paremini sobib.
Nagu kõigi projektijuhtimisega seotud küsimustes, kasutage neid paindlikult soovitud tulemuse saavutamiseks, kasutades neid nõuandeid ja juhiseid oma otsuste teatamiseks.