Kuidas ametlik on projekti auditeerimine
Projektiaudit on tavaliselt formaalne harjutus.
Mitteformaalset ekvivalenti nimetatakse tavaliselt vastastikuseks eksperthinnanguks. See on koht, kus kolleeg vaatab läbi teie projekti ja sellega seotud dokumendid ning annab teile tagasisidet selle kohta, kus peaksite natuke rohkem aega kulutama.
Projektiauditid on formaalsed, kuna neil on tavaliselt kindlaksmääratud küsimuste kogum ja neid teostab kedagi, kes regulaarselt sellist asja teeb.
Kes viib läbi projektiauditeid
Teie projektiauditit teostav isik võib olla teine projektijuht (tõenäoliselt keegi, kellel on palju kogemusi projektide käivitamisel), kuid tõenäoliselt on see projektiametnikust keegi, kes auditeid sageli viib.
See saab olema keegi, kes võib lugeda end erapooletuks, nii et see ei ole teie juhatuse liige ega projekti sponsor. See võib isegi olla meeskond inimesi, sõltuvalt projekti suurusest.
Kuidas valmistuda projekti auditiks
Esimene ja peamine asi, mida korraldada, on saada oma projekti dokumentatsiooni koopiad audiitori ülevaatamiseks.
Kui teil on projekti koordinaator , paluge neil koondada dokumentide pakett (soovitavalt elektrooniliselt). Te peaksite kogu oma teabe hõlpsasti kättesaadavaks tegema, kuid isegi siis, kui seda teete, võib see samm veel natuke aega võtta. Veenduge, et teil oleks audiitori jaoks olemas projektiplaan , riskipäevik , väljaannete logi, eelarve ja ajakava.
Kes vajab kaasamist
See sõltub asjadest, mida audiitor soovib vaadata. Te peate projektijuhtuna nendega koos kulutama. Oodake, et teie meeskonnaliikmeid kutsutakse ka audiitorisse vestelda.
Pidage meeles, et kui kaua nad veedavad auditiga seotud ülesannete täitmisel, seda vähem aega projekti tööks, mistõttu peate mõne tegevuse ümberpaigutamiseks ja auditiperioodi jooksul töötama aeglasemalt.
Kui kaua kulub projekti auditeerimine
Projektikontrolli jaoks pole kindlaks määratud ajaperioodi. Suurte projektide puhul leiate, et see võtab palju aega. Väikestes projektides võis audiitor teha mõne tunni jooksul. Niipea, kui teate, et teie projekti saab auditeerida, küsige oma auditi meeskonnalt, kui kaua nad eeldavad oma tööd.
Mida auditi välja näeb
Kui auditit kutsuti konkreetse probleemi tõttu, näiteks kvaliteedieesmärkide puudumisel, siis oodake, et see analüüsib seda ala sügavalt. Rutiinne audit vaatleb üldjoontes projektijuhtimise erinevaid valdkondi ja projekti tulemusi. See hõlmab projekti aega, kulusid ja kvaliteeti ning sidusrühmade kaasamist.
Auditi eesmärk on selgitada, kas projekt vastab oma eesmärkidele või mitte.
Kui audiitor leiab, et praeguse tulemuslikkuse põhjal ei suuda projekt neid eesmärke saavutada, esitab ta soovitusi meetmete võtmiseks.
Soovitused sõltuvad sellest, mis on leitud
Audiitori aruandes esitatud soovitused sõltuvad sellest, mida nad on leidnud. Oodake, et need oleksid positiivsed ja sõnastataks nii, et peaksite neid hõlpsalt vastu võtma. Need peaksid olema praktilised.
Ühe äärmusena võib audiitor soovitada, et teie projekt oleks suletud, kuigi see juhtuks vaid siis, kui nad arvasid, et mingit projekti sellelt punktist edasi ei tooda, annaks organisatsioonile mingit väärtust.
Vaadake oma projektiauditit positiivse kogemusena. See peaks teile varakult hoiatama mis tahes märke sellest, et teie projekt on hädas ja see on võimalus töötada koos kogenud projekti professionaaliga.
Nende soovituste rakendamine peaks teid, oma meeskonda ja oma projekti edukamaks tegema, ja see võib olla ainult hea asi.