Tehke projektiohu register, mida kõik saavad hõlpsalt kasutada
Kui tihti olete näinud riskide registrit registreerimissüsteemis? Need on loodud projekti alguses, siis on nad unustatud, kiiresti muutumas aegumatuks.
Me kõik teame, et hea riskijuhtimine nõuab uute riskide korrapärast tuvastamist, samuti olemasolevate riskide ja planeerimiste leevendamise meetmete läbivaatamist. Niisiis, kuidas me saame seda tõenäolisemalt juhtuda?
01 hea riskide registri kujundamine
Üks viis riskijuhtimise osalemise soodustamiseks on hea riskiregistri ülesehitusega. Hästi kavandatud register teavitab kiiresti teie ja teiste projektimeeskonna liikmete kogu projekti taset.
See peaks laskma kasutajatel hõlpsasti üksikute riskide kohta üksikasjalikumat teavet saada, kui see on vajalik. See omakorda peaks ergutama igaüht mõtlema uute riskide tuvastamisel tekkivate riskide osas ning seireseire ja olemasolevate riskide leevendamiseks.
02 Kaasake õiged väljad
Teie riskiregistris peaks olema vähemalt:
- Iga riski kordumatu tunnus
- Riski kirjeldus, sealhulgas põhjus, riskitegur ja mõju, näiteks "Tugeva vihma tõttu on oht, et põllukultuurid rikuvad põldvette."
- Riski reageerimise meetmed
- Riskiomanik
03 täiendavad meetmed
Võimalik, et soovite lisada tõenäosuse, mõju ja üldise riski kvantitatiivsed mõõtmised ning riskantsemate projektide leevendamise järel jäävad väärtused.
Numbriline ja automaatselt arvutatud väljad võivad olla kasulikud, kui kasutate riski hindamise tehnikat nagu Monte Carlo meetodit või eeldatavat rahalist väärtust. Muud kasulikud väljad sisaldavad olulisi kuupäevi, riskikategooriat, riskiastme kategooriat, lähedust, leevendamiskulusid ja olekut.
Võimalike väljade arv pole piiratud, kuid kõikide riskide loendivaates tuleks kuvada ainult võtmeväljad. Vastasel juhul võib loendivaade olla liiga üksikasjalikult moonutatud. Ideaaljuhul viiakse vaatajaid üksikasjalikuma ülevaate juurde, mis näitab kõiki selle konkreetse riski välju, kui nad klikivad loendivaates riskikirjet.
04 teine võimalus
Võimalik, et soovite luua ka iga projekti jaoks riskiregistri andmebaasi, nii et te ei piirdu ainult standardsete väljade komplektiga. Kuigi arvutustabel aitab teil oma projekte jälgida, eriti väiksemate projektide puhul, võib tegelik andmebaas olla parem, näiteks need, mida saate luua Kahootzis või Podioos. Nad muudavad dokumentide lisamise ja vajaduse korral suures koguses teksti hõlpsamaks.
05 Liiklusvalgustid
Visuaalse kokkupõrke korral on luminofooride süsteemi raske võita. Kasutajad mõistavad intuitiivselt, et punane tähendab suurt riski, et merevaik on keskmine risk ja et roheline on madal risk. See annab lugejatele kiireid näpunäiteid nende arusaamise hõlbustamiseks.
06 Turvalisus
Võib-olla soovite osalemist julgustada, lubades kõigil projekti meeskonna liikmetel ja ehk mõnedel sidusrühmadel riskiregistri vaadata. Sellegipoolest peaksite määrama oma registri kasutaja kasutusõigused, kuid seda saab muuta ainult teatud projekti rollide, näiteks projektijuhi , projektitoe või riskiomanike jaoks. Saate luua auditijälgi, kes muutis millal ja millal.
07 kokkuvõtlik riskiprofiil
Seniorprojekti meeskonnaliikmetel ja sidusrühmadel, näiteks projekti juhatusel ja ettevõtte / programmi juhtimisel, ei pruugi olla aega iga riski nimekirja vaatamiseks seedida. Kokkuvõtlik riskiprofiil näitab neile lühidalt pilti projekti kaasnevast riskist. See näitab riskide arvu iga tõenäosuse ja mõju taseme korral.
08 See on kommunikatsioonist kõikehõlmav
Pidage meeles, et projektide riskiregistri kujundamisel ei piirdu ainult riskide ja leevendusmeetmete loeteluga. Eesmärk on suhelda ja kaasata oma kolleege riskijuhtimisse. Teie disain peab kajastama seda eesmärki erinevate vaadetega erinevatele vaatajaskondadele. Hästi kavandatud riskiregistri eesmärk on parandada oma projekti riskijuhtimist sel viisil.