Kuigi see määratlus võib tunduda keeruline, on projektijuhtimise põhimõtted tegelikult seotud mõistliku ja praktilisusega.
Kas soovite oma klientidele projektijuhtimist pakkuda või teie eesmärk on saada projektijuht, peate projektijuhtimise põhialuseid järk-järgult arvestama. Enne alustamist määrake, kas pakutav teenus (või ülesanne, mille te võtate) on tõepoolest projekt.
Üldjuhtimine versus projektijuhtimine
Kuidas otsustada, kas midagi on või mitte projekt? Selle murenemiseks eraldage kaks erinevat juhtimisvaldkonda funktsionaalseks (või üldiseks) juhtimiseks ja projektijuhtimiseks.
Funktsionaalne või üldine juhtimine on ülesande pidev toimimine. Üks näide võiks olla siis, kui teil on tehnoloogiaettevõte ja teil on klient, kellele pakute varundustoetust ja te haldate pidevalt oma iga-aastast kontot, varundades oma servereid ja esitades neile iganädalase tegevusaruande. Kui teete seda viieks aastaks ja teil on kliendiga pikendatav leping, on teie töö pidev ja seega üldine või funktsionaalne.
Kui aga klient soovib rakendada uut sisuhaldussüsteemi ja tal on üks aasta uue süsteemi väljaarendamiseks ja teie arendamise juhtimiseks, on klient teiega projektis osalenud.
Samamoodi, kui te töötate inimressurssidega ja teie tööks on osakonna eelarve juhtimine ja juhendaja juhendamine, siis on teil funktsionaalne töö, sest see on pidev töö, millel pole kindlat viimistlust.
Teisest küljest, kui teil on sama personalitöö ja teie osakonna juhataja palub teil rakendada uut värbamisprogrammi (mis pakub teile tähtaega ja eelarvet) ja teeb teid projektijuhi, siis see on projekt, sest see on algus- ja lõppkuupäev ning ülesanne toimub ainult ühel korral.
Projekti visualiseerimine kolme ossa
Nüüd, kui mõistate, mis projekt on, saate põhjalikumalt tutvuda projektijuhtimisega. Näiteks värbamisprogrammi kasutamine. Nüüd, kui teate, et projekti vajab, on järgmine samm kirjeldades vajalikku ulatust, aega ja eelarvet.
Projekti juhtimine on töölevõtmise programmiprojekti ulatuse, eelarve ja aja planeerimine, korraldamine ja kontrollimine. Projekti visualiseerimiseks aitab juhtida lihtsat püramiidi. Iga püramiidi rida on üks kolmest projekti põhiosast (st ulatus, aeg ja eelarve). Püramiidi keskel asuv tühi ruum on tarnitud toote kvaliteet . Püramiide on oluline vahend, kui kavatsete oma projekti, kuna teie kolm peamist osa kasvavad või vähenevad, mõjutab see toote kvaliteeti.
Projekti ulatus
Valdkondade määratlemine on tihti projektijuhtimise kõige keerukam ja keerulisem osa.
Projekti üksikasjad on alguses üldiselt tundmatud, nii et hinnata, millised tegevused ja ülesanded on projekti teostamiseks vajalikud, mõtlevad. Ulatus koosneb kõigist erinevatest tegevustest ja ülesannetest, mida viiakse lõpptoodangu saamiseks välja. Projekti ulatuse määratlemine aitab teil määrata projekti ja projekti lõpuleviimiseks vajaliku aja ja eelarve. Hea võimalus alustada on lihtsalt kirjutada, mida teie arvates on ülesande täitmiseks vaja. Seejärel konsulteerige teistega, et saada ülevaade kõigist tegevustest.
Projekti aeg
Kui olete loonud esialgse ulatuse, võite alustada iga tegevuse ja ülesande määramise ajaga ning lisaks projektide suurema pildi vaatamisele. Küsige endalt, millised tegevused toimuvad samal ajal ja mis juhtub järjestikku.
Samuti pöörake suurt tähelepanu sellele, kui palju inimesi projekti tegevusi läbi vaatab, kuna see mõjutab aega, mis kulub etapi lõpuleviimiseks. On üllatav, kui kaua lihtne ülesanne võib võtta, kui kolm inimest peavad seda läbi vaatama. Pärast kumulatiivsete tegevuste ja ülesannete lõpuleviimiseks kuluva aja arvutamist olete valmis koostama projektimeeskirja, mida projekti meeskond järgib.
Projekti eelarve
Sel hetkel olete kindlaks teinud, mis (ulatus) ja pikkus (aeg) projekti, Nüüd on aeg määrata eelarve. Nii nagu projekti kestuse arvutamine, peate sageli konsulteerima teistega, sealhulgas osakonna juhtidega, et määrata täpset eelarvet. Eelarve koosneb mitmetest kaalutlustest, sealhulgas inimeste ja materjalide kasutamisest, mis on seotud tegevustega ja kui kaua nad (st inimesed) vajavad ja milliseid materjale kasutatakse.
Suhtlus on võti
Sageli soovib klient (või boss), et projekt on lõpule viidud eelnevalt kindlaksmääratud aja ja eelarve piires ilma projekti ulatust arvesse võtmata. Probleemiks on see, et peaaegu alati ei saa projekti ulatust aja- ja eelarvepiirangute tõttu mõistlikult lõpule viia. Sellest tulenevalt on osa projektijuhtimisest läbirääkimisi projekti ulatuse üle kliendi või bossiga. Kogu läbirääkimisprotsessi vältel ja kogu projekti pikkusel on selge selge suhtlus kõige tähtsam oskus, mida vajate. Mida selgemini teete probleeme mööda teed, seda õnnelikum teie klient või boss.