Teie arvates kulgeb mitu küsimust:
- Kuidas alustada?
- Millised on vajalikud sammud projekti käivitamiseks kuni sulgemiseni?
- Kuidas ehitada suure jõudlusega projektimeeskond?
- Keda ma palun abi selles protsessis? Kas on kommenteeritud sponsor?
See postitus on keskendunud sellele, et aidata kõigil, kes juhivad projekti , komiteed või meeskonnaalgatusi organisatsioonile ainulaadse tegevuse jaoks. Ükskõik, kas olete korraldanud puhkusetappi või juhendanud uusi tootearendusalgatusi, on projektijuhtimise tööriistad ja protsessid olemas, et muuta teie edukuse tõenäosus palju suuremaks.
Esiteks mõistan projektiprotsessi viit etappi:
Kuigi ma kutsun teid lugema üksikasjalikumalt üksikasjalikult iga 5 etapi kohta, tean, et need on:
- Algatamine: projekti käivitamine.
- Planeerimine: kogu projekti töö planeerimine.
- Täitmine: tegelikult töötab.
- Juhtimine ja kontroll: kogu töö, mida te projekti ajal jälgite edusammude jälgimiseks.
- Sulgemine: projekti lõpuleviimine ja väljastamine ning meeskonna ajutine lõpetamine.
Need sammud on iga projekti puhul identsed.
Projekti algaja 13 põhialused sammud:
- Reguleerimisala määratlemine: esimene ja kõige olulisem samm mis tahes projektis on projekti ulatuse määratlemine . Mis te peaksite selle saavutama või looma? Mis on projekti eesmärk? Sama tähtis on määratleda, mis ei kuulu teie projekti ulatusse. Kui te ei saada oma bossilt piisavalt määratlust, selgitage ise välja ulatus ja saatke see kinnitamiseks kinnitamiseks ülespoole. Kuigi näide on ettevõtte teema pisut eemal, võime kõik seostada pulmade vastuvõtmisega. Pulma vastuvõtu planeerimisel võite olla oma ulatusena: valmis 100 pulmakülastaja pulmapidu, koos õhtusöögiga, avatud baariga, pulmakoogi ja live-bändi, et tantsida teatud kuupäevaks, maksumusega kuni 20 000 dollarit.
- Saadaolevate vahendite kindlaksmääramine: Millised on teie käsutuses olevad inimesed, varustus ja raha projekti eesmärkide saavutamiseks? Projektijuhtina ei ole teil tavaliselt nende vahendite otsest kontrolli, kuid nad peavad neid hallata maatriksi haldamise kaudu.
- Mõistke Timeline: Millal projekt tuleb lõpule viia? Projekti kava väljatöötamisel võib teil olla paindlikkus, kui kasutate projekti ajal aega, kuid tavaliselt on fikseeritud tähtajad nagu pulmade vastuvõtmisel. Kui otsustate graafiku täitmiseks kasutada ületunnitöö, peate selle kaaluma oma eelarve piirangute tõttu.
- Koostage oma projektimeeskond: võta oma meeskonnaliikmeid kokku ja alusta dialoogi. Need on tehnilised eksperdid. Sellepärast määrati nende funktsionaalne juhend projektile. Teie ülesanne on meeskonna juhtimine.
- Töö üksikasjalik kirjeldus, 1. osa: Millised on peamised tükid või komponendid, mis tuleb luua projekti lõpuleviimiseks? Näiteks pulmade vastuvõtt nõuab kõrgel tasemel: vastuvõtukeskust, toitu, jooki, kooki, külalisi ja meelelahutust. Loomulikult saab iga suuremat esemeid jagada mitmeks täienduseks. See on järgmine samm.
- Töö üksikasjalik kirjeldus, 2. osa: meie ülaltoodud pulmade vastuvõtu näol on teil tõenäoliselt eri komponentide eest vastutav meeskond või isik. Töötage oma meeskonnaliikmetega, et täpsustada üksikasjad, mis on vajalikud iga olulise objekti saavutamiseks. Toidu eest vastutav isik peab mõistma valikuid, kulude piiranguid ja tegema valikuid, mis toetavad selle ulatust . Loetlege väiksemad sammud kõigis suuremates etappides. Kui palju tasemeid läheb sügavale, lähemale ja detailile, sõltub teie projekti suurusest ja keerukusest.
- Esialgse plaani koostamine: koondage kõik oma sammud plaani. Selle jaoks on hea viis kasutada eelistabelit, mis määrab kindlaks, millised üksused peavad eelnema teistele elementidele. Ametlikud projektijuhtimise tavad nõuavad seda, mida nimetatakse võrgu skeemiks ja kriitilise tee kindlaksmääramiseks. Kuigi see võib olla teie vajadustest või teadmiste tasemest kaugemale minev, on põhiteema selles, et järjestada tegevused õiges järjekorras ja seejärel eraldada tegevustele ressursid. Küsimuste hulka kuuluvad: mis juhtub kõigepealt? Mis on järgmine samm? Millised sammud võivad toimuda erinevatel ressurssidel samal ajal? Kes kavatseb iga sammu teha? Kui kaua see aega võtab? Saadaval on palju suurepäraseid tarkvarapakete, mis võivad automatiseerida selle üksikasjalikult teie jaoks palju. Kutsu teisi sarnaseid positsioone, mida nad kasutavad.
- Loo oma baasplaan: saate oma meeskonnast ja muudest sidusrühmadelt tagasisidet oma esialgse plaani kohta. Korrige oma ajakavasid ja töögraafikuid, et see sobiks projektiga kättesaadavaks ajaks. Tehke baaskava koostamiseks esialgse plaani vajalikud muudatused.
- Projekti korrigeerimiste taotlemine: projektile on määratud peaaegu mitte kunagi piisavalt aega, raha või andeid. Teie ülesanne on teha piiratud ressursse rohkem, kui inimesed ootavad. Siiski on projektile sageli piirangud, mis on lihtsalt ebareaalsed. Peate oma juhtumi tegema ja esitama selle oma bossile ja taotleda nende ebarealistlike piiride muutmist. Küsige muudatusi projekti alguses. Ärge oodake, kuni on probleeme, et küsida vajalikke muudatusi. Kuid kui teie projekt hõlmab pulmi, ärge oodake, et oleksite edukas, paludes paljusid olulisi muudatusi!
- Töötage oma plaani, aga ärge suruge selle eest: plaan on oluline, kuid plaani saab muuta. Teil on plaan sõita tööle igal hommikul. Kui üks ristmik on õnnetuse korral blokeeritud, muudate oma plaani ja lähete teisiti. Tehke sama oma projekti plaanidega. Muutke neid vajadusel, kuid hoidke alati silmas nende ulatust ja ressursse.
- Jälgige oma meeskonna arengut: teete projekti alguses väikseid edusamme, kuid alustage seejärel, et jälgida, mida kõik ikkagi teevad. See muudab probleemide lahendamise lihtsamaks enne probleemide tekkimist.
- Dokumendid kõike: pidage arvestust. Iga kord, kui alustate oma plaani, kirjutage, mis muutus oli ja miks see oli vajalik. Iga kord, kui projektesse lisatakse uus nõue, märkige ära, kus nõudmine tekkis ja kuidas ajakava või eelarvet selle tõttu kohandati. Sa ei mäleta kõike, nii et kirjutage need alla, et saaksite projektide lõppedes neid uurida ja õppida neilt.
- Hoia kõik teavitatud: hoidke kõik projekti sidusrühmad kursis edusammudega. Andke neile teada oma edust, kui te täidate iga verstaposti, aga teavitage neid ka probleemidest niipea, kui need välja pakuvad. Samuti hoidke oma meeskonda informeeritud. Kui muudatusi kaalutakse, räägi meeskond neile nii kaugele kui võimalik. Veenduge, et meeskonna kõik teaksid, mida kõik teised teevad.
Alumine rida
Te ei pea olema projektijuht, kes juhiks projekti algust. Siiski peaksite rakendama projektijuhtimise tööriistu ja loogikat oma eesmärkide täpsustamiseks, töö üksikasjalikkust, meeskonna loomist ning töö teostamist ja jälgimist. Edu parim!