Lisage reaalsusesse, et projektid on meie uuendused; kuidas me täidame strateegiale ja kuidas me oma organisatsiooni infrastruktuuri ja võimeid välja töötame, on ilmne, et tippjuhid peavad tegema kõik endast oleneva, et toetada oma ettevõtte projektijuhte .
Projekti edukuse edendamise üks tähtsamaid tegureid on efektiivse ja kaasatud tegevjuhtkonna esinemine. See positsioon on juba pikka aega seotud tööstuse uuringute edukusega, kuid sponsoreerimisega seotud tegelikke tavasid kirjeldava kirjanduse ülevaade näitab, et meil on pikk tee, kuidas institutsionaliseerida sponsorite rolli ja tavasid meie organisatsioonides. Mõni kontekst on asjakohane. Esmalt vaatame läbi sponsori peamised kohustused.
Projekti tegevdirektori peamine vastutus
- Võta vastutus projekti tulemuste eest. (Seda punkti nimetatakse sageli projektijuhina jagatud vastutuseks.)
- Harta projekti ja anda volitused projektijuht ja põhitegevuse liikmed.
- Toetage projekti meeskonda ressursside ja nähtavuse tagamiseks.
- Tagada tõhusate meeskonna väärtuste olemasolu ja toetamine, sealhulgas aruandekohustus ja läbipaistvus.
- Toetage meeskonda erakordsete raskuste ees.
- Treener projektijuht.
- Kaitske projekti meeskonda organisatsiooniliste sekkumiste vastu.
Mis juhtub, kui juhatuse sponsor pole pildist väljas
Toetava kommenteeritud sponsori puudumisel kuuluvad kõik eespool nimetatud kohustused juba niigi ülekoormatud projektijuht, kellel tavaliselt puuduvad nende ülesannete täitmiseks ribalaius ja poliitiline jõud .
Tõhusa sponsori puudumine suurendab projektiprobleemide riski, sealhulgas, kuid mitte ainult: ebaõnnestumine, optimaalne toimivus aja, kulude ja kvaliteedi eesmärkide ning meeskonnakriiside suurenemise tõttu.
Lihtsalt öeldes on efektiivse kommenteeritud sponsori olemasolu positiivne vahetegija keerulise töö jaoks, mille abil viia meie kõige tähtsamad ajutised ja ainulaadsed algatused edukaks lõpuleviimiseks. Arvestades rolli ilmset tähtsust, võib mõistlik eeldada, et enamik organisatsioone tegelevad kommenteeritud sponsoritega tõsiselt. Kahjuks näitab mõnevõrra reaalses maailmas kulutatud aeg teisiti.
Nägemus sellest, kuidas meie organisatsioonid käsitlevad tegevjuhi sponsori rolli
Projektijuhtimise kraadiõppe juhendajana on mul hea õpe, kui regulaarselt õppida minu üliõpilaste tööandjate juhtimise tavasid suurlinnapiirkonnas. 100-st ettevõtte Fortune 100-st kuni väikeste ettevõtete käivitamiseni ja mitte-kasumi teenimiseks on esindatud organisatsioonid meie majandusest ristlõik.
Kuigi oleks mõistlik eeldada, et sellisel ajastul, kus projektijuhtimise tavad on hästi välja kujunenud, on enamus ettevõtetel täidesaatva sponsori rolli puudutavaid küpsusi, tegelikult on olukord just vastupidine.
Mõned teaduslikud järeldused minu MBA-i üliõpilaste iga-aastasest mitteametlikust uuringust täidesaatva sponsori rolli kohta oma ettevõtetes:
- Keskmiselt kirjeldab rohkem kui viiskümmend protsenti õpilastest oma firmat, kuna neil ei ole formaalset tegevust kommenteeritud sponsorluse valdkonnas.
- Vähestel firmadel on sponsori rolli ja vastutuse vormistatud koolitus või standardne kirjeldus.
- Mul pole veel üht õpilase ettekannet, et tema ettevõte koolitaks oma tegevjuhtoreid.
- Projekti edukuse osas on sponsori aruandekohustuse osas vähe järjekindel nõusolekut.
- Kui üliõpilased räägivad oma firmade projektijuhtidelt oma rahulolematust sponsorite tegevuse ja toetusega, avaldas enamus küsitletutest frustratsiooni.
Tööstusseltside ja eraõiguslike konsultatsioonifirmade ametlikumate uuringute ülevaade tugevdab minu õpilaste sisendite üldist kehtivust.
Kuigi täidesaatva sponsorluse praktika praegune olukord võib jätta olukorra parandamiseks, ei ole projektijuhtidel muud valikut kui jätkata oma algatuste edasiarendamist. Siiski on mõned sammud, mida projektijuhid võivad võtta selleks, et värvata vajalikku täidesaatvat tuge.
Kuidas saada projekti tugiteenust
- Võta tööle sponsor. Kui teie projektil on strateegilised tagajärjed teie ettevõttele kas otseselt klientidele või kaudselt, võimaldades klientidel tugevalt tõhusamat ja tõhusamat sisemist tegevust, peaksite tööle võtma sponsori. Töötage projekti otstarbekuse suurendamiseks ja abi saamiseks otse oma aruannete haldajaga või projektijuhtimise büroo juhiga. Rõhutage eespool kirjeldatud sponsori rolli ja vastutust ning viidake tööstuse teadustööle, mis seob projekti edukuse ja tõhusa sponsorluse.
- Rongi oma sponsorit. Rõhutada rolli kui strateegilist, mitte taktikalist või näpunäitet. Enamik juhte saab sponsori rolli, kellel puudub ametlik väljaõpe või isegi nende kohustuste kontekst. Kuigi teil on täidesaatva koolituse mõnevõrra ebamugav roll, enamik neist inimestest hindavad teie konteksti ja juhiseid. Täidesaatva sponsori sisenemisel peaksite oma põhitähelepanu pöörata vastutuse, väärtuste tugevdamise ja meeskonna kaitse küsimustele.
- Aktiivselt kaasata ja kaasata oma sponsor. Parimad projektijuhi / kommenteeritud sponsorite suhted on väga interaktiivsed. Mõlema osapoole jaoks on oluline kehtestada selge kommunikatsiooniprotokoll projekti tegevuste ajakohastamiseks, hädaolukordade märgistamiseks ja neile reageerimiseks. Projektijuht peaks julgustama kommenteeritud sponsorit osalema staatuses või meeskonna koosolekutel aeg-ajalt, et näidata tõelist huvi ja olla meeskonna edukuse korraldajana aktiivne juhtpartner.
- Küsige abi oma sponsorilt. Alati on kasulik olla kellelgi rohkem kogemusi kui jälgite ning pakkuda konstruktiivset ja positiivset tagasisidet ja juhendamist oma toimivuses. Andke oma sponsorile teada, et olete teretulnud selle sisendiga, mida soovid parandada, ja kui see on laekunud, võta see graatsiliselt vastu.
- Võimaldage sponsorit hoolikalt suurte probleemide lahendamiseks . Olge ettevaatlik, et teie sponsor liiga palju ei vaata ega käsitletaks taktikalistel probleemidel. Teie sponsor on kõrgeim ja parim kasutamine turvaliste ressursside abistamiseks; mis on projekti meeskonna pressiesindaja laiemale juhtgrupile ja aitab teil tugevdada olulisi meeskonna väärtusi. Projektijuht peab tasakaalustama, kui arvestada sponsori meeskonnatööga.
Alumine rida
Täidesaatva sponsori roll on projektialgatuste edukuse üks tähtsamaid teemasid. Edukad projektijuhid mõistavad, kui tähtis see roll on ja töötab, et saada rakenduslikku tuge õiges ja intensiivsuses. Kui sponsori roll puudub või on ebamäärane, võtke see ise üles, et värvata ja koolitada oma kommenteeritud sponsoreid, et teie, teie meeskond ja teie firma saaksid edu toetada.