- Reguleerimisala
- Risk
- Eeldused
See artikkel annab ülevaate kolmest olulisest projektijuhtimise terminist ja sisaldab linke ja soovitusi täiendava lugemise jaoks.
Reguleerimisala
Projekti juhtimises on ulatus piirid, mis määratlevad projekti ulatuse.
Ulatuses kirjeldatakse seda, mis tuleb projekti algatusel kliendile üle anda.
Ulatuslikkuse mõistmine võimaldab projektijuhi ja projekti meeskonnal mõista, mis jääb projekti piiridesse või väljaspool seda. Kui midagi "ei kuulu", ei arvestata seda projekti planeerimistegevusega . Valdkonnaaruande piiridesse kuuluvaid tegevusi peetakse "ulatusse" ja neid arvestatakse ajakava ja eelarves. Kui tegevus jääb väljapoole piire, loetakse see tegevuspiirkonnast väljapoole ja seda ei kavandata.
Ükskõik, kas olete projektijuht või projekti meeskonna osa, tahaksite kaaluda, kas midagi ulatust või ulatust ei toimi, kui liigute edasi.
Näiteks võite kujutada, et klient on palunud teil veebisaiti luua. Nagu te kirjeldate projekti ulatust (või määravad piirid), näete järgmisi punkte kui valdkonda:
- Saidi disain ja juhtraami diagrammide koostamine
- Katseplatsi loomine
- Kodeeritakse heakskiidetud juhtraami
- Veebisaidi graafika arendus
- Testimine ja silumine enne saidi avalikkust
Projekti käigus palub klient teil lisada ettevõtte videomaterjali. Video ei ole projekti ulatust täpsustatud ja seetõttu ei kuulu see reguleerimisalasse.
Ehkki saate videotöö eest tasuda lisatasu eest, on see vaja läbi vaadata projekti ulatust ja kulu ning aja hindamist.
Kuna selge ja kokkulepitud ulatus dokumendi puudumisel võib video teema teie meeskonna ja kliendi esindajate vahel olla vastuoluline. Selge rakendusavaldus võimaldas teil olukorda halvendada ja korrektselt muuta.
Niisiis, kuidas te määratlete, mis on ulatuses või sellest välja? Esmalt soovite kõigepealt teada saadaolevat projekti üksikasju kliendi või projekti omaniku arutelude põhjal. Siis soovite teha põhipõhimõtteid, mis juhivad seda, mida peetakse reguleerimisalasse või sellest välja.
Eeldused
Teie elus mingil hetkel on sulle ilmselt öeldud: "Ärge kunagi tehke eeldusi". Kuid projektijuhtimise eelduste tegemine on igapäevane tegevus. Eeldused aitavad teil määratleda ulatust ja riske ning kohandada oma prognoose aja ja kulude jaoks. Loomulikult on oluline oma eeldusi dokumenteerida ja kinnitada.
Mõtle midagi lihtsat, näiteks raamatu loomist. Oletame, et teie sõber on mõelnud kohvilauadraamatusse ja palus teil projekti juhtida. Tema esimene taotlus on eelarve jaoks, et ta saaks tagada rahastamise.
Nagu määratledate reguleerimisala, on selge, et teie sõber ei tea kindlalt paljude üksikasjade, sealhulgas lehtede arvu, pildi kaasamise, katte stiili ja lehtede jaoks kasutatava paberi kaalu suhtes. Kuna kõik need tegurid mõjutavad kulude ja tootmise keerukust, peate tegema eeldused spetsifikatsioonide kohta ja kinnitama need eeldused oma sõbraga vastuvõetavaks või vastuvõetamatuks.
Pärast edasist arutelu ütleb teie sõber, et ta plaanib raamatusse lisada 50 fotot. Võite oma eeldusi 50-le pildile tuginedes eeldada, et see number aja jooksul suureneb, võite eeldada, et piltide vahel on 75-90 lehekülge.
Näete, kuidas eeldused mõjutavad otseselt ka ajakava. Näiteks, kujutan ette, et sa juhid projekti pargis, mis hõlmab hoovaga kiikkomplekti.
Teie projekti loomisel antakse teile eelarve ja määratud meeskonna liikmed, kellest üks materjalide eest vastutab. Kui loote oma ajakava, küsige tsemendi saabumisel materjali eest vastutavat isikut. See inimene vastab, et ta ei ole kindel, kui tsement saabub, kuid tema arvates on see ajavahemikus 1. juunist kuni 10. juunini. Kui teete oma ulatus ja ajakava, siis teete eelduse, et tsement saabub hiljemalt 10. juuniks. Näide näitab kahte kasu eelduste tegemiseks.
Esimene eelis on see, et tsemendi saamise eeldus hiljemalt 10. juunil võimaldab teil planeerida tegevusi, mis sõltuvad tsemendist saabumisel. Teine eelis on see, et ta annab materjali eest vastutava isiku tähtajaga tsemendi tarnimiseks, mille saab seejärel tarnida tarnijale. Ta on tahtmatult seadnud peamise tähtaja, et projekt saaks edasi liikuda.
Eelduste tegemisel on seatud võrdlusalused, mida projekti käigus tihtipeale vaadatakse, et aidata projekti meeskonda piirides, aja jooksul ja eelarve piires. Aga mis juhtub, kui eeldused on valed? See on koht, kus risk tuleb mängida.
Risk
Kui olete loonud oma ulatuse ja määranud eeldused, mis jäävad reguleerimisala ja hinnangute alla, soovite alustada riskivaldkondade hindamist. Projekti juhtimises on risk sama kui reaalses maailmas; see on oht või võimalus, mis võib tekitada kahju. (Märkus. Projektijuhtimise instituut ja Teadmiste Projektide Juhtimise Instituut-PMBOK pakuvad üksikasjalikke riskide ja tüüpide määratlusi ning määravad kindlaks projekti riskijuhtimise raamistiku.)
Kõik projektid sisaldavad riski ja kui olete projektijuht või projekti omanik, siis pole mitte ainult teie kohustus ennetada riski, vaid ka teie töö, et edastada nende riskide võimalikku mõju projekti meeskonnale ja valmistuda riskide leevendamiseks.
Risk on mitmel erineval määral. Mõnikord võib risk lihtsalt tähendada, et projekt kestab mõnevõrra erinevalt või võtab väikese ootamatu pöörde. Kuid mõnel juhul võib risk põhjustada katastroofilisi tulemusi, mis muudavad teie projekti pea peale.
Kasutame mänguasja stsenaariumi ülaltoodud tsemendi näitel. Üks riskidest on see, et tsement ei jõua eeldatava 10. juunini. Millised on selle riski võimalikud tagajärjed? Selle tsemendi järeltulijad on valanud selle probleemi tõttu edasi.
Riskid võivad olla positiivsed ka. Mõelge projekti mõjule, kui tsement esineb varem kui oodatud. Kuigi see näib olevat positiivne tulemus, tekitab see ikkagi probleemi kõikide projekti teiste etappide ajastamisel ja järjestamisel.
Projektijuhid teevad oma projektimeeskondadega ajurünnakuid ja tuvastavad potentsiaalseid riske. Nad võtavad protsessi sammu edasi ja uurivad riski võimalikku raskust ja selle esinemise tõenäosust. Lisaks sellele määratakse kindlaks need isikud, kes kõige paremini tuvastavad riski tekkimise aega, ja nad on välja töötanud kokkulepitud riski vähendamise plaanid.
Paljudel ettevõtetel on üksikasjalikud riskimallid, mille nad on aja jooksul välja töötanud ja teiste projektide kogemustest. Mõned tööstusharud on koostanud riskiprofiilid, mida kasutatakse riskianalüüsi lähtepunktiks. Paljudel tööstusharudel on väga rikas planeerimisega seotud statistiline analüüs.
Alumine rida
Mõisted: ulatus, eeldused ja risk on kõik projektijuhtimise maailmas tähtsad. Kasutage seda artiklit kui lähtepunkti, et uurida neid ja muid olulisi projektijuhtimise tingimusi üksikasjalikumalt.