Proovikompaniide koosoleku projektiplaan, mille abil saate alustada
Projekt ette planeeritakse
Teie esimene samm on plaani planeerimine.
Alustuseks arutame sündmust sidusrühmadega. Kui seda tehti eelmisel aastal, mis läks õigesti? Mis läks valesti? Kes projekti juhtis ja kas nad aitavad teil selle aasta jooksul lõkse vältida? Kuna tegevjuht määranud teile projekti, mida ta soovib sündmusest välja jätta? Millal toimub sündmus? Kus? Mis on eelarve?
Koguge nii palju infot kui võimalik. See on skeleton, millel te projektiplaani teete.
Ehita meeskond
Milliseid muid ressursse peate selle projekti eduks saama? Kas on inimesi teistes osakondades, kes aitavad teil selle sündmuse edukaks tegemist? Mida teha, et seal aidata? Kas saate lihtsalt küsida või peate oma bossilt ametliku nõusoleku saama? Kui palju aega nad vajavad? Milliseid konkreetseid oskusi peate neid pakkuma? Kas keegi teine oskab seda oskust pakkuda, kui soovitud inimene pole saadaval?
Kuna see on üleüldine koosolek, kuidas saab inimene aidata?
Kas vajate abi rajatiste osakonnast? Mis on turundusosakond? Kas vajate abi selles valdkonnas?
Kavandage tegevuskava
Kui teate, kui kaua koosolek kestab, hakkate ajaplokke täitma. Kas vajate avakõnelejat? Kes see on? Kas kavatsete koos osavõtjatega kokku hoida või jagada need osa väiksemateks rühmadeks?
Kui palju teisi kõnelejaid vajate? Kes saab võimaluse väiksemateks istungjärkudeks, kui lähete välja?
Kas sündmus võtab rohkem kui ühe päeva? Kuidas sulle esimese päeva sulgeda? Kuidas avaneb Teine päev?
Kuidas lõpeb lõpus? Kas sul on vaja lõpetamist? Kuidas tellite hotelli välja logistikast, kui broneerite selle?
Leia ruum
Uurige, kui palju inimesi tuleb. Seejärel määrake, kui palju ruumi vajate. Kust toimub üritus? Kas ettevõtte kontoris on ruumi või on teil vaja suuremat ruumi? Kas tegevjuht soovib, et koosolek toimub väljaspool kohapeal, et inimesed saaksid keskenduda või kas ta soovib, et see hoitakse kontoris kulude minimeerimiseks?
Millised omadused teie piirkonnas võivad pakkuda vajalikku ruumi? Kas hotelli lähedal lennujaama on hea valik minimaalselt väljastpoolt saabuvatele inimestele reisimise aja minimeerimiseks või peaksite leidma asju, mis oleksid vaiksemad?
Mida teevad erinevad kohad oma rajatiste eest? Mida need sisaldavad ja mida peate ostma ja mis on sisse toodud? Kas nad määravad teie jaoks üksikisiku? Mis on nende poliitika materjale ja inimesi väljastpoolt?
Tõmmake see välja
Kui olete kogunud vastused vähemalt enamikule neist küsimustest, võite alustada projekti plaani koostamist.
Pidage meeles, et siinkohal näidatakse projekti ülesannete nimekirja, ainult tööjaotusskeemi (WBS). See ei hõlma ülesandeid ega ajakavasid. Need lisatakse hiljem.
Ettevõtete koosoleku projektiplaani näidis
Projekti juhtimise põhivahendite projekti planeerimisel arutasime projekti planeerimise mõtteid ja planeerimisprotsessi ajal projektijuhtimise oskusi. Järgnevalt kirjeldatakse, kuidas projektiplaani tööjõu jaotuse struktuur (WBS) võib otsida ettevõtte koosoleku kavandamise projekti:
1. Projekti eelplaneerimine
- Määrata kindlaks eelarve
- Arutlege tegevdirektoriga projekti eesmärkide saavutamiseks
- Nõuannete saamiseks võtke ühendust eelmise projektijuhiga (PM)
- Sidusrühmade loendi kindlaksmääramine
- Sidusrühmade poole pöördumine sisendiks.
- Tehke sündmusele eelistatud kuupäev
- Määrake, mitu kõlarit / esinejat on vaja
- Määrake, kui palju tugitöötajaid on vaja
- Määrake, kui palju töötajaid töötab
- Sündmuse võimalike kohtade loend
2. Ehitage projekti meeskond
- Hankige esindaja turundusest
- Hankige HR esindaja
- Vaadake, kas ostmine annab kellelegi abi
- Küsige Susanilt kõiki kõnelejate üksikasju
- Hankige esindajaid
- Projekti meeskonna avakoosoleku ajakava
3. Töötage päevakorda
3a plaanipäev
- Määrake algusaeg
- Määrake aeg, korraldage registreerimine ja personal
- Hommikuse seansi pikkus
- Sõnade pikkuse määramine
- Arvutage hommikuste istungite jaoks kõnelejate arv
- Värba kõnelejad
- Planeerige keskmise suuna vaheaeg (aeg ja pikkus)
- Korrigeerige konverentsiruumi värskendamist pausi ajal (vesi, prügi jne)
- Kavanda lõunasööki (aeg, pikkus, asukoht, menüü, kes maksab)
- Planeeri pärastlõunase istungi (pikkus, kõnelejate arv)
- Võta pärastlõunal kõnelejad tööle
- Plan Day One sulgemine (aeg, kes, pikkus)
3b plaani teine päev
- Määrake algusaeg
- Hommikuse seansi pikkus
- Arvutage hommikuste istungite jaoks kõnelejate arv
- Värba kõnelejad
- Planeerige keskmise suuna vaheaeg (aeg ja pikkus)
- Korrigeerige konverentsiruumi värskendamist pausi ajal (vesi, prügi jne)
- Kavanda lõunasööki (aeg, pikkus, asukoht, menüü, kes maksab)
- Planeeri pärastlõunase istungi (pikkus, kõnelejate arv)
- Võta pärastlõunal kõnelejad tööle
- Planeerige Suletamine (aeg, kes, pikkus)
- Korralda check-out ajastus hotelli
4. Plaan Space
- Määrake osalejate arv
- Planeerige istekohad (read vs tabelid)
- Arvuta ruum vaja
- Uurige selle ruumala jaoks saadaval olevaid kohti (kulud, asukoht, teenused)
- Igapäevaselt ja kokku kogunenud kõnelejate arv
- Määrata vajaliku abipersonali arv ja liik
- Uurige, kui palju osalejaid / kõnelejaid / personali on vaja ruume
- Läbirääkimisi kulude ja kuupäevade kohta kättesaadavate asukohtade vahel
- Sisestage leping valitud asukohaga
5. Avalda sündmust
- Lõpeta kõik andmed sündmuse asukoha järgi
- Veenduge, et osalejaid teavitatakse
- Teatage kõik kõnelejad teemast ja esitusaeg / päev
- Teatage kõik tugipersonali ülesanded ja vahetused
- Võta vastused osalejatele
- Teatage asendusosalejad vajadusel
6. Jätkake järele
- Kõigi kõnelejate sõnavõtted
- Vaadake lõplikke kõnesid läbi
- Kõigi osalejate, kõnelejate, personali nimesildite hankimine
- Ostke kõik materjalid ja kingitused osalejatele
- Kinnitage sündmuse asukohaga
7. Läbivaatamine ja hindamine
- Saada rahulolu uuring kõigile osalejatele
- Saada ülevaade kõigile kõnelejatele
- Saada tänulik kõigile kõnelejatele ja töötajatele
- Hoidke lähitulevikus kohtumisel projekti meeskonnaga
Edasine planeerimine
Ülaltoodud projektiplaani tööjaotuse struktuur (WBS) näitab ettevõtte koosoleku kavandamist. See on lihtsalt ülevaade. Projekti meeskond peaks ikka veel neid teemasid tegema ja laiendama paljudel neist. Lisaks peaksid nad tegema tööd iga ülesande jaoks vajaliku aja, ülesannete suhtelise olulisuse ja ülesannetevaheliste suhete / sõltuvuste kohta.