Põhjalikult konstrueeritud projekti ulatus:
Ettevaatlikult määratletud ulatuslik avaldus on projekti edukuse kriitiline võimalus ja projekti tõhusa juhtimise lahutamatu osa . Eelised on:
- Selline avaldus võimaldab projekti meeskonnal ja kliendil (klientidel) tagada, et neil on ühine vaade eeldatavatele omadustele, kvaliteedile ja ajakavale.
- Ulatus võimaldab projekti meeskonnal selgelt määratleda ja kaasata sidusrühmi: üksikisikud või rühmad, keda projekti mõjutab ja nende toetus ja kaasamine.
- Ulatus aitab meeskonnaliikmetel keskenduda ainult kliendi vajaduste rahuldamiseks vajalikele töödele.
- Kui pakutakse välja muudatusi, mis jäävad väljapoole esialgset ulatust, on see avaldus modifikatsioonide hindamiseks ja ettepanekute tegemiseks. Kui kõik asjaomased sidusrühmad kiidavad muudatused heaks, laiendatakse avalduse ulatust.
Projekti ulatuse loomine:
Projektijuht koostöös meeskonnaliikmete, klientide, kommenteeritud sponsori ja peamiste sidusrühmadega töötab, et mõista ja kirjeldada projektialgatuses vajalikku toodangut, mida tihti nimetatakse tulemuseks. See esitus sisaldab kulude või aktsepteeritavat kulude vahemikku, mis on kinnitatud tegevuste kavandamisel ja hindamisel.
Samuti määratletakse võtmefunktsioonid, mida tuleb lisada, samuti projekti lõpliku edastamise ajakava. Kui klient, projektijuht ja tegevjuht sponsor on kokku leppinud, tuleb kõik selle ulatuse avalduse muudatused teha hoolikalt kontrollitud ja dokumenteeritud muudatuste protsessis.
Projekti ulatuse kaskaadne mõju teistele:
Kui avalduse ulatus või dokument on kokku lepitud, kasutavad asjaomased töörühmad avalduses esitatud teavet oma töö, ajastamise ja kulude hindamiseks. Mida täpsem ja täpsem on kohaldamisala, seda tõenäolisem on see, et töörühmad esitavad täpsed hinnangud ja ressursivajadused.
Projekti rakendusaruanded näitavad, mis algatuses ei sisaldu:
Projekti ulatuse dokumendist ei ole haruldane ka nimekiri konkreetsetest objektidest, mis ei kuulu projekti ulatuse alla ja mis seega ei kuulu väljastatavast tööst. Näiteks maja ehitamise projekt võib ette näha, et keskkonnalubade saamine peab toimuma omaniku poolt ja see ei kuulu maja ehitustööde projekti ulatusse.
Halvasti konstrueeritud projekti mõju ulatus:
Projekti ulatust puudutav selguse puudumine on projekti stressi ja ebaõnnestumise tavaline allikas.
Lahkamatu või mitmetähendusliku dokumendiga on paljud küsimused avatud aruteluks ja informeeritud kohtuotsustele, mis mõjutavad algatuse omadusi, kvaliteeti, ajastust ja maksumust.
Veel üks väljakutset, mis on ebamäärane ulatuse väide koos nõrkade muutuste protsessidega, nimetatakse: ulatuse käänumist. Reguleerimisala ilmub siis, kui kliendi soovid ja töörühmad lisavad esialgsete plaanide kavatsuste või piiride ulatuses lisavõimalusi.
Reguleerimisala muutmine:
Kuigi sagedased muudatused muudavad viivitusi projekti lõpuleviimiseks ja võivad märkimisväärseid kulusid lisada, on olukordi, kus reguleerimisala on vaja ja põhjendatud. Projektijuhid tuginevad "muutuste juhtimise" protsessile, mis tuvastab nõutud muudatuse, vaatab läbi kõik vastavad aja, maksumuse ja töökoormuse prognoosid ning hinnab projekti ümber uute muutustega seotud riskide kohta.
Tavaliselt langetab projektijuht ja kommenteeritud sponsor lõpliku otsuse reguleerimisala muutmise kohta, kui olukord on täielikult analüüsitud. Muudatused dokumenteeritakse otsustuslogis ja edastatakse seejärel suuremale projektimeeskonnale.
Tuntud ka kui projekti nõuded, projekti eesmärgid
Näited: projekti ulatus oli kahe nädala jooksul üheleheküljelise veebisaidi, mis vastab projekti spetsifikatsioonidele.