Aadress Planeerimata puudused töölt puudumise vähendamiseks
Enamiku ettevõtete puhul on töölt puudumise juhtimise eest ennekõike langenud viivitamatu järelevalve eest.
Need järelevalveasutused on sageli ainsad inimesed, kes on teadlikud, et teatav töötaja puudub.
Nad on kõige paremas olukorras, et mõista üksikisiku puudumisega seotud asjaolusid ja varakult probleemi . Seepärast on nende aktiivne kaasamine ettevõtte puudumisprotsessides keskse tähtsusega puudumise poliitika või programmi üldise efektiivsuse ja edasise edu seisukohalt.
Et tagada, et järelevaatajad oleksid oma töökoha puudumisest hoolimata rahul ja pädevad, peavad nad olema kõrgema juhtkonna täielikku toetust. Kõik pooled peavad olema teadlikud puudumispoliitika eesmärkidest ja protseduuridest. Kui osakondade vahel esineb lahkarvamusi; poliitika võib kaotada oma tõhususe.
Suurema järjepidevuse tagamiseks tuleks juhendajaid koolitada vastutusest seoses töölt puudumisega, nõustada, kuidas läbi viia tõhusaid tööintervjuusid, ja vajadusel harjutada distsiplinaarmenetluste kasutamist.
Juhendaja ülesanded
Lisaks selle tagamisele, et töö on töötaja puudumisel asjakohaselt kaitstud, on ka mitmeid muid kriitilisi toiminguid, mida järelevalveasutused peavad võtma töölt puudumiseks. Nad peaksid:
- tagada, et kõik töötajad on täielikult teadlikud organisatsiooni tegevusest ja protseduuridest puudumisega tegelemiseks,
- olema esimene kontaktpunkt, kui töötaja telefonid haige,
- säilitama oma töötajatele nõuetekohaselt üksikasjalikud, täpsed ja ajakohastatud puudujälgid (nt kuupäev, haiguse olemus / põhjus puudumise kohta, eeldatav tööle naasmine, vajadusel arsti sertifikaat);
- tuvastada muret tekitavate puudumiste mudeleid või suundumusi;
- läbiviidavad tööintervjuud tööle tagasi ja
- vajaduse korral rakendama distsiplinaarmenetlusi.
Tööle naasmise intervjuu
Järelevalveasutuste väljaõpe töölt puudumise kõige paremaks juhtimiseks peaks sisaldama juhiseid selle kohta, kuidas korraldada tõhus ja õiglane tööleasumisintervjuud. Viimased riiklikud uuringud näitavad, et neid intervjuusid peetakse üheks kõige tõhusamaks vahendiks lühiajalise töölt puudumise korral.
Töötulemuste arutelu võimaldab juhendajal tervitada töötajaid tööle tagasi, lisaks tõestada juhatuse kindlat pühendumist töökohal töölt puudumise kontrollimisele ja juhtimisele . Intervjuu abil saate kontrollida, kas töötaja on piisavalt tööl tagasi pöördunud.
Nõutav paberitöö võib lõpule viia, nii et puudumine ja selle sõlmimine oleksid nõuetekohaselt registreeritud. Asjaolu, et töötajaga töölt puudumise uurimiseks ja arutamiseks on olemas kindlaksmääratud menetlus, võib iseenesest hoolega mõjutada mitteosalemisega seotud hirmuäratavaid põhjusi.
Intervjuud tuleb läbi viia nii kiiresti kui võimalik pärast seda, kui tööl puudub tööl tagasi pöördumine (hiljemalt üks päev pärast tagasipöördumist). Töötajale tuleks anda võimalus märkida oma puudumise põhjused. Juhendaja peaks intervjuu kasutama aja pärast, et uurida mis tahes töötajaga seotud küsimusi, mis viivad puudumiseni.
Eesmärgiks on avatud ja toetava kultuuri edendamine . Menetlused on olemas selleks, et tagada vajaduse korral abistamine ja nõustamine ning tagada, et töötaja sobib tööle naasmiseks.
Töötajad hindavad tavaliselt võimalust selgitada tõelisi põhjuseid puudumise kohta ametlikus struktuuris. Kui järelevaataja kahtleb puudumise põhjuste ehtsuses, peaks ta seda võimalust kasutama kahtluste või murede väljendamiseks.
Töötaja peab alati teadma, et intervjuu ei ole ainult ettevõtte protseduuride osa, vaid märkimisväärne koosolek, mille käigus on puudumine täheldatud ja võib mõjutada tulevasi töökohti. Töötaja peab selgitama ettevõtte distsiplinaarmenetlust vastuvõetamatu taseme puudumise korral.
Kohtumise ajal ei tohiks intervjuu karistuse vormis, vaid seda tuleks vaadelda kui võimalust rõhutada ja selgitada puudujäägi tagajärgi osakonna sees. Valdav enamus töötajatel tunneb uhkust ja saavutusi oma töös ning juhtimist tuleks julgustada käsitlema neid isikuid vastutustundlike täiskasvanutega.
Soovitatavad distsiplinaarmenetlused, kui töölt puudumine jätkub
Järgnevad suunised kirjeldavad soovitatavaid samme, mida tuleb võtta juhtudel, kui lühiajalisi puudumisi peetakse teataval ajaperioodil vastuvõetava tasemeni kõrgemal.
1. etapp: nõustamisintervjuu
- Vahetu juhendaja peaks teavitama töötaja tema muret puudumise pärast, püüdma kindlaks teha haiguse põhjused ja otsustada, mida tuleb teha osavõtmise parandamiseks.
- Kui käesolevas etapis tuvastatakse mis tahes meditsiiniline seisund ja see võib tõenäoliselt mõjutada töökoha sobivust, peaks juhendaja korraldama koosoleku ettevõtte heakskiidetud arstiga. Seda tuleb töövõtjaga viie tööpäeva jooksul kirjalikult kinnitada.
- Kui arutelust ei tundu probleem probleemi põhjuseks, et see oleks tööga seotud ebastabiilsus, peaks juhendaja teavitama töötajat sellest, et kuigi registreeritud tervisehäired võivad olla tõelised, võib eeldada pidevat osalemise kasvu või menetluse järgmist etappi võetakse vastu.
- Osalemise ülevaade tehakse automaatselt iga kuu järgmise kuue kuu jooksul.
2. etapp: esimene ametlik ülevaade ( verbaalne hoiatus )
- Kui töötaja puudumine pärast analüüsi ja regulaarset järelevalvet jätkab halvenemist, tuleks teda kutsuda osalema ametlikul läbivaatamiskohtumisel juhendajaga.
- Puudumise rekord tuleks üksikasjalikult kirjas, kutsudes tööandjat selle intervjuu juurde. Töötajat tuleks teavitada, et tal on õigus olla esindatud ametiühingu esindaja või vajadusel kolleegiga.
- Selle koosoleku eesmärk on:
- jätka, et arutada puudumise põhjuseid,
- nõustuda töötajaga töölt ja tema puudumisest tulenevate kuludega;
- palgata töötaja (välja arvatud juhul, kui ta otsustab pöörduda arsti poole), et kui ei ole olulist ja püsivat paranemist , võib tema töö lõpetada, sest ta ei suuda säilitada vastuvõetava osalemise taset. See kujutab endast suulist hoiatust. - Kui meditsiiniline abi on õigustatud, tuleb võtta meetmeid viivitamatult. Seepärast peetakse koosolekut ainult selleks, et seda protsessi seda osa saaks täita. Viie tööpäeva jooksul peab töötaja saama arstiabi. Seejärel toimub kohtumine HR-ga ja arutletakse arsti arvamuse üle.
- Kui arst kinnitab töövõimet, tuleb töötajat hoiatada jätkuva puudumise tagajärgede eest.
3. etapp: teine ametlik ülevaade (kirjalik hoiatus)
- Regulaarne seire näitab, et pole toimetuleku puudumise paranemist toimunud, korraldatakse teine ametlik kohtumine HR-iga.
- Kiri, milles kutsutakse töötaja koosolekule, sisaldab ka puudumist ja seejärel ka nõu esindamise kohta.
- Kohtumisel hiljuti saadud teabe kohta, mis on seotud tervisehäirega või haiguse iseloomu muutumisega, võib olla vaja hinnata ettevõtte heakskiidetud arst.
- Töötajale tuleks anda võimalus selgitada oma puudumiste rekord. Vajaduse korral peaks järelevalveasutus teavitama töötajat sellest, et ametlik kirjalik hoiatus antakse välja ja et see hoiatus jääb kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul töövõtja toimikusse . Hoiatuse koopia tuleks välja anda töötajale ja tema esindajale.
- Töötajat tuleks teavitada sellest, et ettevõtte osavõtul ootuste täitmatajätmine ja praeguse vastuvõetamatu puuduse puudumise parandamine toob kaasa töötaja töölepingu lõpetamise .
- Kui töövõime on kahtluse all, jätkake ümberpaigutamisvõimalustega vastavalt arsti poolt saadud juhistele. Konsulteerige töötaja ametiühingu esindajaga (vajaduse korral) ümberpaigutamise protsessi ja võimalustega.
4. etapp: ajutine peatamine töölt
- Kui pärast distsiplinaarmenetluse varasemate etappide rakendamist ei toimu osalemise paranemist, võib juhtkond jätkata ajutist peatamist tasustamata. Peatamise kavatsust tuleks kirjalikult kinnitada koos algus- ja lõppkuupäevadega. Väljatõstmise koopia tuleks saata töötaja esindajale (vajaduse korral).
5. etapp: töösuhte lõpetamine
- See on distsiplinaarprotsessi viimane etapp, mille käigus töötaja jäetakse töövõimetuse tõttu ettevõtte tööl osalemise nõudest täitmata. Vallandamine võib toimuda ainult kõrgema juhtkonna ja kõrge esindaja kirjaliku loaga.
- Kiri, milles kutsutakse töötajat uuesti, sisaldab esindusnõuandeid ja kirjeldab puuduvat rekorda. Töötajat tuleks teavitada sellest, et küsitluse tulemusena võidakse tema tööülesannete täitmata jätmise tõttu töölt vabastada .
- Jällegi tuleb konsulteerida ettevõtte arstiga, kui töötaja tervisele või töövõimele esitatakse uut teavet.
- Kui töövõimetuse alusel tehakse töölt vabastamine, tuleb töötaja esindajale (vajaduse korral) vallandamiskirja koopia saata.
- Töötajal võib olla õigus kaevata vallandamise vastu. Kaebus peaks olema kooskõlas ettevõtte distsiplinaarmenetlustega.
Väljakutsed töölt puudumise juhtimisel
Pidage meeles, et järelevalveasutused on sageli ebamugavad või ei taha teatada neile, kes on ületanud lubatud töölt puudumise taset. Paljude surmade tõttu, mis juba on järelevalveasutustele, ei ole töölt puudumise poliitika järjekindel rakendamine alati nende peamine prioriteet.
Oluline on proovida võtta subjektiivsus välja töölt puudumisega ja tagada, et kõiki töötajaid koheldaks samu . On oluline olla järjepidev, püsiv ja õiglane kõigile. Kui puudumist ei käsitleta ega käsitleta ebajärjekindlalt, võib selle tulemuseks olla madalam moraal.
Enamik töötajaid hindab poliitikat ja programme, mis on pigem soodustav kui karistuslikud. Keerukad või karistuslikud meetmed, mis sunnivad töötajaid tööle tulema, võivad tuua kaasa töötajaid, kellel on tööl puudumine ".
Nad teevad nii vähe kui võimalik ja seisavad vastu igasugustele jõupingutustele, et nad saaksid rohkem teha. Tuleks rakendada muid programme, mis aitavad töötajatel tööl viibida, näiteks paindlik töögraafik , tööjaotus , osavõtjate auhinnad ja terviseprogrammid.