5 viise projekti töö ja tavapärase töö eristamiseks
Kui räägin meeskonnaliikmetega, räägivad nad tihtipeale, et nad pole kindlad, kas nad töötavad projekti raames või lihtsalt töötavad tavapäraselt. Mõlemad ülesanded on organisatsioonis kohustuslikud ja võrdselt kehtivad, kuid see aitab mõista, mida te töötate, et saaksite paremini näha, kus see organismis üldiselt sobib.
Selgitame erinevuse nii, et olete kindel, mida projekt on ja milline on tavapärase äritegevuse osa. Projekti töö ja ettevõtte vahel on viis peamist erinevust kui tavaline töö. Näete tihti "tavapärasest tegevusest" lühendatult BAU-ga.
Projektid Muuda äri; BAU tähistab muutust
Esiteks erineb see, kuidas muudatusi käideldakse.
Ettevõte tegeleb tavapäraste toimingutega. Nad hoiavad tuled sisse. Nad teenindavad kliente ja tabavad sihtmärke. BAU meeskonnad on ka esimesed, kes teavad, millal olemasolevad äriprotsessid ei tööta ja mis enam ei sobi otstarbeks. Kui see juhtub, on BAU meeskonnad need, kes määravad vajaduse muudatuste järele.
Juht kui strateegilise ülevaate osana võib soovitada, milliseid muudatusi on vaja selle jagamise või äriüksuse jaoks nende eesmärkide saavutamiseks teha. Või osakonna särav sära võib pakkuda töötaja ettepanekute skeemile muudatusi.
Spetsiifilises teises otsas võib olla juhtkond, kus juhtivtöötaja esitab muudatusi, mis on vajalikud nende jagunemise saavutamiseks selle aasta eesmärkide saavutamiseks.
See ei hõlma lihtsalt äriprotsesse. BAU rollide töötajad võivad samuti mõista, et muutused on olulised reguleeriva raamistiku muutmise või organisatsiooni konkurentsiolukorra osana.
Esirinnas töötavad töötajad strateegia väljatöötamiseks ja nad teavad, mida nad tahavad sinna sattuda.
Projektid on mehhanism selle muudatuse rakendamiseks. Projektid annavad projektijuhtimise kaudu BAU ülesannete kaudu muudatusi ja läbivad need. Me selgitame, mis projektijuhtimine on edasi. Projektiorganisatsioon töötab muudatuste tegemisel, mille BAU meeskonnad on tuvastanud. See juhtub, kui see on läbinud projekti heakskiitmise protsessi, mis on tavaliselt ettevõtte juhtkond ja kõrgema juhtkonna heakskiit.
See ei tähenda, et projekti rolliga inimesed ei saa kunagi soovitada ettevõtluspraktika parandamist, kuid nad teevad seda pigem töötaja kui oma projekti rolli osana.
See jagunemine, mille te saate ka kokkuvõtlikult "muuta ettevõtet, käivitada ettevõtet", on märkimisväärne ka projektide lõpus. Projekti elluviimise muutus on väljundi edastamine. See võiks olla tükk uus tarkvara, hoone, uus teenus või midagi muud. BAU meeskond vastutab selle eestvõtmise eest ja kasutab seda ettevõtte kasu saamiseks. Teisisõnu, projekt annab võime saada kasu ja BAU operatsioonid kasutavad seda võimet saada kasu.
Projektid Riskide haldamine; BAU leevendab riski
Tavapäraselt toimivate toimingute tegemiseks leiad, et BAU meeskonnad püüavad leevendada kõiki tegevusega seotud riske. Hea asi on ebakindluse väljalülitamine paremaks organisatsioonilise stabiilsuse ja korratavate protsesside jaoks.
Projektid nõuavad oma olemuselt ainulaadset ja ebakindlat riski. Ettevõte teeb mõnevõrra hüpata teadmata lihtsalt projekti läbi, kuna see muudab muudatusi ja pakub midagi, mida seal varem ei olnud.
Projektimeeskonnad lähened riskile erinevalt organisatsiooni BAU poolelt. Projektijuhid püüavad juhtida nii positiivseid kui ka negatiivseid riske, et saada parimaid tulemusi. See võib hõlmata riski vähendamist, et püüda seda tõenäosust piirata, kuid see hõlmab ka muid riskijuhtimise strateegiaid.
On ebatõenäoline, et võite kunagi riski projekti katkestada, kuid te võite seda teha BAU tööde hea toimimise tagamiseks.
Projektid on aegunud; BAU on pidev
Projektidel on alguses, keskel ja lõpus. See on projekti elutsükkel . Tegelikult on projekti kõige iseloomulikum omadus see, et see lõpeb. Projektijuht ja projekti meeskond töötavad sel ajal projekti käigus. Seejärel meeskond lõpeb üleandmise ajal ja lõpus lõppfaasis.
BAU ei peatu. Võite loomulikult funktsiooni sulgeda või protsessi peatada, kui see ei ole ettevõttele enam vajalik - kuigi seda juhitakse projektitena! BAU-funktsioon annab pideva töö ilma prognoositavaks lõppkuupäevaks.
Projekte saab kapitaliseerida; BAU ei saa sageli olla
Projekte saab kapitaliseerida ja tihti BAU-d ei saa kasutada - teie käimasoleva ettevõtte tavapärase tööga seotud tegevuskuludest sõltuvad. Teisisõnu, projektide raamatupidamiskäsitlus ja "muud" ülesanded on erinevad.
Projekti rahastamine on tihti seotud vara kasutuselevõtmisega, mis tähendab, et kulusid saab kapitaliseerida. Mõnel juhul võite projekti kulusid isegi rida alla lugeda sõltuvalt sellest, kus te maailmas viibite ja kohalikud raamatupidamiseeskirjad.
BAU kulusid käsitletakse üldjuhul opex (tegevuskulud) ja neid jälgitakse ettevõtte kasumiaruandes.
Projektide rahastamine ja ettevõtluse rahastamine on üldiselt väga spetsiifiline valdkond, nii et alati on kõige parem konsulteerida oma rahandusosakonna ekspertidega, enne kui otsustavad, mida peaks ja mida ei tohiks teie organisatsioonis kasutada. Raamatupidamiseeskirjad erinevad riigiti ja isegi organisatsioonist organisatsioonini, kus üksikettevõtted omavad teatavaid protsesse ja asju.
Kui kahtlete, kontrollige alati!
Projektid hõlmavad ristfunktsionaalseid võistkondi; BAU hõlmab funktsionaalseid võistkondi
Lõpuks on projektimeeskondade meigikast suur erinevus. Projektid hõlmavad mitut valdkonda hõlmavaid ekspertrühmasid, kes ühinesid konkreetse väljundi saamiseks. Projektimeeskonna motiveerimise teadmine on oluline, sest mõnikord algavad projektid ilma igasugusest eesmärgist teavitamata. Kui inimestel pole selget arusaama sellest, mida nad töötavad, ei pruugi nad oma parimat tööd teha.
Projektimeeskonnad koosnevad konkreetset rolli täitvatest inimestest. Need ei ole tööülesanded, vaid erinevad kohustused projektis. Peamised rollid projekti meeskonnas on:
- Projekti sponsor
- Projektijuht
- Vanemtarnija (töö tegemise eest vastutav organisatsioon, mis võiks olla nii sisemine meeskond kui IT-teenus või välistöövõtja või müüja)
- Klient (see võib olla nii sisekliendina nagu mõni muu osakonna juht või klienditeeninduse organisatsioon, klient, kellele te projekti edastate)
- Teemaga seotud eksperdid (inimesed, kes on meeskonnale kantud kas projekti või selle osa kestel, kes kasutavad oma teadmisi, et aidata kaasa projekti edule).
Lisateave projektimeeskonna rollide kohta .
Teisest küljest juhib BAU tööd funktsionaalsed meeskonnad. Nad on eksperdid omaette, kuid jagunevad jagunemiseks ja tavaliselt vähem funktsionaalselt kattuvad teiste osakondadega kui projektimeeskonnad.
Tavaliselt on väga selge, mida nad peaksid töötama, ja meeskonna eesmärgid. Neil on selged eesmärgid ja nägemus rollist, mida osakond mängib ettevõttes. Näiteks võiks olla klienditeeninduse meeskond, kes töötab suurema klienditeeninduse osakonna osana, kes käitleb teie toodetest klientide kõnesid ja e-kirju klientidelt.
See on keeruline: kattuvad. Näiteks selle kliendi kõnekeskuse meeskonnajuht on oma valdkonna spetsialist. Neid võib lähetada projektimeeskonda, et hallata tööpaketti ja ressursse, mis on seotud kliendikontaktis oleva projekti osa andmisega. Kuid projekti töös osalevad nad teemaküsimuste eksperdina, mitte klienditeeninduse meeskonna juhtidena. Projektis osaleva meeskonnaliikmena vastutavad nad projekti eelarve osa eest ja neil on suur valikuvabadus selle üle, kuidas töö viiakse läbi eesmärgi saavutamiseks. Nad ei pruugi seda oma BAU rollis olla.
Konflikt BAU ja projektide vahel
Projekti töö ja BAU töö võivad üksteisega hästi asuda, kuid sagedamini kui pole pingeid. See juhtub, sest projektid püüavad muuta status quo. Status quo toimib üsna hästi ja inimesed enamasti ei muuda, mistõttu seal on alati pisut pinget.
Teiseks, kui te küsite inimestel oma projektimeeskonnaga liituma, võivad nad kannatada lojaalsuse konflikti tõttu. Kas nende esimene kohustus on nende päevane töö või projekt? Siin võib aidata selgeid eesmärke ja juhtimisega seotud projekti kindlat pühendumust, samuti hoida suhtlusringid avatud, et nad teaksid, millised peaksid olema ettevõtte ja meeskonna prioriteedid.
Kolmandaks on ettevõtte pidamine alati prioriteediks. See mõjutab projektimeeskondi, kes võivad oma rahastamist piirata, võtmeallikad tõmbavad tagasi BAU rollide ja ajakavade hilinemisega, sest töö, mis on seotud organisatsiooni igapäevase tegevuse pidamisega, on keskendunud.
Projektijuhid saavad sellest pettuma, kuid see on alati selline ja see peaks olema. Fassaadiprojekti tegemisel pole mingit mõtet, kui ettevõte vahepeal on läinud büstlusele ja keegi pole veel kasutanud seda, mida olete ehitanud!
Nende suuniste kohaselt peaks olema lihtne näha, kas teete projekte või BAU-d või mõlemat.