Eduka projekti 5 võtmeelemendid

Valitsusorganisatsioonid võtavad projekte, kui mõni inimestöö tegemise aspekt peab muutuma. Projektijuhtimise instituudi andmetel on projekt "ajutine grupi tegevus, mille eesmärk on luua ainulaadne toode, teenus või tulemus". Kui projekt muudab organisatsiooni äritegevust, integreeritakse projekti lõpptooted igapäevatöösse ja seega parandatakse organisatsiooni töö igaveseks.

See võib tunduda lihtne, kuid see pole nii. Muutmine on keeruline ja projektid võivad rööbast eemal kergesti katkestada. Iga päev toob välja väljakutsed, mis ohustavad projekti edenemist ja võimalikku edu. Selle ohu vastu võitlemiseks vajavad projektid teatud võtmeelemente. Järgmiste objektidega on projektil suurepärane võimalus edu saavutada.

  • 01 Koostööprojekti sponsor

    Projekti sponsor on organisatsiooni kõrgetasemeline isik, kes omab projekti. Pühendunud projekti sponsor eeldab, et projekt õnnestub ja teeb kõik, mida ta saab teha, et tagada edu saavutamine.

    Projekti sponsoril on projektiga seotud neli peamist vastutust. Esiteks toetab sponsor projekti. Ta armastab projekti meeskonda avalikult ja eraviisiliselt. Teiseks toetab sponsor projektijuhte . Kui projektijuht vajab eemaldamist takistustest, palub ta sponsorit abi saamiseks, sest sponsoril on organisatsiooniline mõjutus, et asjad saaksid toimuda. Kolmandaks ühendab rahastaja vahendeid ressursside saamiseks otse või töötab teiste kõrgetasemeliste inimestega. Kui sponsor on projekti tugev meister, pakuvad sponsori eakaaslased olulisemaid ressursse. Neljandaks, sponsor hõlbustab otsuste tegemist. Kui projekti meeskond rabab, võib sponsor otsustada vahendada või langetada otsuse.

    Sponsor jääb informeeritud pideva suhtlemisse projektijuhiga. Need kaks koostööd teevad kindlaks, millal peab sponsor astuma sammu ja toetama projektijuhti tugevalt sponsorit. Näiteks võib projektijuhtil olla organisatsiooni rahandusosakonnalt teabe saamiseks probleeme. Projekti sponsor saab pöörduda peamise finantsjuhi poole olukorraga ja paluda, et teabe saamise ülesanne oleks eelistatud võrreldes konkureerivate ülesannetega.

  • 02 selged eesmärgid ja ulatus

    Enne projektiga töötamise lõpetamist või isegi planeerimist peab projekti sponsor selgitama projekti eesmärke ja ulatust. Eesmärgid on suured asjad, mida projekt peaks täitma. Võtke näiteks tarkvara täiustamisprojekt. Inimressursside osakond kasutab palgapoliitika haldamiseks tuntud kohandatavat äritarkvara. Organisatsioon soovib lisada õppejuhtimise mooduli. Projekti eesmärgid on kohandada õppejuhtimise tarkvara organisatsiooni äritegevuse vajadustega ja integreerida see olemasoleva palgaarvestussüsteemiga.

    Ulatus määratleb projekti parameetrid. Jätkates tarkvaraprojekti näidet; selle projekti ulatus on piiratud õppejuhtimissüsteemi juurutamisega ja selle integreerimisega palgaarvestussüsteemiga. Mitu korda on kasulik määratleda valdkonnast väljapoole jäävad valdkonnad, et mõista, mis ulatuses on. Selle projekti jaoks on muude moodulite lisamine reguleerimisalast välja jäänud. Raamatupidamisosakond ei saa projektijuhtesse tulla ja küsida arveid, saadaolevaid debitoorseid või arvelduskrediidi mooduleid.

    Mooduli lisamine pärast projekti kindlaksmääramist võimaldab ulatust liikuda . Hea projekti sponsorid ja projektijuhid kaitsevad ulatuse libisemise eest ja ei soovi keskmise projekti ulatust lisada. Projekti ulatuse suurendamine suurendab projekti vajadust selliste ressursside järele nagu aeg ja raha. Lisaks täiendava ulatusega töötab riskitoodete töökvaliteet.

  • 03 Hea projektijuht

    Projektijuht planeerib tööd ja korraldab ressursse projekti teostamiseks. See inimene on seos projekti sponsori vahel, kes määrab visiooni ja selle projekti meeskonna, kes selle teeb. Projektijuht viib vajadusel ja õigeaegselt kokku sidusrühmad, kes pakuvad oma panust.

    Projektijuhtidele on tavaliselt järgmised tunnused, mis aitavad neil projekti viia. Projektijuhid on planeerijad. Nad mõtlevad tööjärjekorda ja teavad, mis peab toimuma pärast seda, kui meeskond täidab ülesande. Nad teevad häid plaane, kuid teavad ka, millal olla paindlik ja planeeringust kõrvale kalduda. Projektijuhid on usaldusväärsed. Projektijuhtide edukus sõltub teiste tööst, et inimesed usaldaksid oma head tahet ja pädevust. Usaldus on projektijuhi ja projekti sponsori suhetes eriti tähtis. Projektijuhid kipuvad ekstverteerima, sest enamus nende töö sisaldab suhtlemist.

    Nad peavad inimesi vastutama oma kohustuste eest. Siin on näide. Projektimeeskonna liikme juhendaja rääkis projektijuhile, et meeskonna liige võiks projektile nelja tunni nädalas pühendada. See meeskonna liige on järjestikku kaotanud kaks nädala kohtumist ja ei ole teinud edusamme tema tööülesannete jaotamisel tööjaotusstruktuuris. Pärast esimest vastamata koosolekut kohtus projektijuht koos meeskonnaliikmega, et arutada puudumist ja tähtaegu. Meeskonna liige teatas, et tal on rohkem prioriteete. Projektijuht kahtlustas, et see ei olnud tõsi, nii et pärast teist vastamata koosolekut kohtus projektijuht koos meeskonna liikme juhendajaga. Juhendaja rääkis projektijuhile, et ta tagab, et meeskonna liikme käitumine läheks ümber.

  • 04 kaasatud sidusrühmad

    Projekti sidusrühmad on inimesed, kes on projekti edukuses huvitatud, kuid ei kuulu projekti meeskonda. Nad ei mõelnud projektist igapäevaselt, nagu projektijuht või projekti meeskonna liikmed teevad, kuid nad tahavad olla võtmeotsuste ja üldise edu suunas projekti eesmärkide saavutamiseks.

    Sidusrühmadel on oma motiivid projekti tegevustega kursis hoidmiseks, kuid projektijuhi kohustus on viia need projektidesse eesmärgi saavutamiseks edasi. Paljudel juhtudel tähendab see, et liiga palju sisestamist ja liiga vähe sisendite saamist tasakaalustab tasakaal. Sidusrühmad ei saa iga otsuse puhul kaaluda. See paneks projekti alla ja teeb iga võitluse otsuse. Vastupidi, sidusrühmi ei saa sulgeda, sest peaaegu iga projekti suur aspekt on sidusrühmadele vastav.

  • 05 pühendatud projekti meeskonna liikmed

    Projekti meeskonna liikmed teevad projekti tööd. Projekti meeskonnaliikmed on mitu korda määratud oma tavapäraste tööülesannete täitmisele eelnema projektiga, mis tähendab, et muud tööd ei vähendata projekti täiendava töö kompenseerimisega. Projektijuhid saavad aidata rühma liikmetel läbirääkimisi oma juhendajatega selles küsimuses, kuid projektijuht ei saa kontrollida vastutust, mille projekti meeskonna liikmetel on väljaspool projekti.

    Meeskonnaliikmete pühendumine projektiga on väga väärtuslik. Ilma pühendumust, tähtajad libisemine ja töötooted ei ole hea kvaliteediga. Spetsiaalsed meeskonnaliikmed on motiveeritud täitma projekti eesmärke õigeaegselt, eelarves ja kvaliteedi ootuses.