Kuidas leida olulisi kirjeid kiiresti ja lihtsalt
Ainus kord, kui tundub, et mõtlete oma oluliste dokumentide üle, kui neid vajate. Ja sageli ei leia nad neid vajaduse korral, sest teil pole olulisi dokumente salvestada organiseeritud ja tsentraliseeritud süsteem, ja / või viimati, kui neid vajate, lihtsalt murdisite selle tagasi merre paberid oma kodukontoris selle asemel, et asetada see tagasi, kus see kuulus.
Heli tuttav?
Kui kõik oma olulised paberid levivad kogu majas, raiskate neid palju aega ja energiat. Teil on ka oht kaotada osa neist täielikult. Kuid mõne lihtsa sammuga saate oma olulisi paberdokumente korraldada ühe nädala jooksul sel nädalavahetusel!
Teil on vaja väikest kahe sahtli kappi või kaasaskantavat riputatavat failikast, mitmevärvilisi riputatavaid faile (6 erinevat värvi), manila kolmanda lõiguga top-tab kaustu ja tulekindlat ohutut (valikuline). Või võite osta suured sideaine- ja vahelehtede lisad. Kui teil on kaup siin, on kuus sammu, mille järgi saate paberimajandust korraldada.
Esimene samm: koguge kõik oma dokumendid
Enne, kui saate korraldada kõik olulised dokumendid, peate need leidma. See on mõnikord lihtsam öelda kui tehtud.
Kontrollige oma kodukontorit nagu sahtlitel ja paberil või laudadel laotatud paberid. Kontrollige, et paberipuud oleksid teie köögi countertops, köögikohtad ja korvid täis.
Vaadake oma magamistoa kummut ja öösärgi (sa oleksid võinud hommikul kiirustada ja unustada). Viimaseks, kuid mitte vähem tähtsaks, kontrollige oma rahakott või kohvri olulistele dokumentidele, mida teid juhuslikult edasi lükkate (opps).
Teine samm: liigitage oma dokumendid
Kõige olulisemad dokumendid kuuluvad ühte järgmistest kuutest kategooriatest.
Sorteeri kõik oma kogutud dokumendid järgmiselt:
- Kodu ja vara arvestus - hüpoteek, kinnisvaratehingud, koduarenduse projektid ja laekumised, seadme käsiraamatud ja garantiid, kinnisvarateabe teave, kodu kindlustuspoliisid ja käsiraamatud
- Automaatsed dokumendid - pealkirjad, hooldusdokumendid, kindlustuspoliisid ja -teave, laenude andmed ja maksedokumendid
- Tervisekaardid - kindlustuspoliisid, tervisekindlustushüvitiste käsiraamatud, meditsiiniliste hüvede selgitus, arsti arve, retseptide nimekirjad, paindlik teave kulude kohta, arstitõendid, meditsiinidirektiivid, elukindlustuslepingud
- Finantsdokumendid - pangaväljavõtted, maksudeklaratsioonid, maksukahjukäsitlus, investeerimisregistri andmed, laenuportfellid, krediitkaarditeated
- Elektroonikaandmed - mobiiltelefoni lepingud ja käsiraamatud; arvutite, sülearvutite ja iPadsade müügitulu ja garantiid; kaabel- ja Interneti-plaanid ja arveid; traadita ruuteri müügikviitung ja käsiraamat
- Isikukaardid - sünnitunnistus, abielutunnistus, abielulahutuse tunnistus, kinnipidamiskirjad, sotsiaalkindlustuse andmed, immuniseerimisdokumendid, passid, sõjaväeteenistuse andmed, ristimis- ja kinnitusdokumendid, testamendid, matuseplaan ja matmispaika puudutavad andmed. Kui teil on lemmikloomad, võite lisada ka sellesse kategooriasse nende olulised dokumendid, nagu veterinaar- ja vaktsiiniteave.
Kolmas samm: leiate oma olulised dokumendid
Suuremat osa olulisematest dokumentidest saab salvestada korrapärase kandeekraani või kaasaskantava riputatava failikasti. Siiski on mõned neist, mida tuleks tõepoolest hoida tulekindlates ohutus- või välistarvikute säilitamisvõimalustes, nagu seif.
Olulised dokumendid on dokumendid, mis oleksid asendada väga raske või väga aeganõudev. Need võivad sisaldada delikaatseid isikuandmeid, mida võib sissetungimise või röövimise korral kahjustada. Kui teie kodu hävines tule või üleujutus, mida soovite, et need olulised dokumendid jääksid puutumatuks.
Enamiku inimeste puhul peetakse oluliseks järgmisi dokumente: sotsiaalkindlustusteavet, sünnitunnistusi, kindlustuspoliisid koos teie agendi kontaktteabega, testamentidele, kinnisvaratehingutele, autode pealkirjadele, teie passile ja igale lepingule või kokkuleppele, mis nõudsid teie originaalallkirja.
Tehke kõigi oluliste dokumentide peamised nimekirjad , mille asute oma tulekindla ohutu või välise ladustamise võimalusega.
Samm neli: dubleerige oma rahakott
Enamik meist kannab iga päev oma rahakotidesse kriitilist teavet. Kas sa tead kõike, mis on sinu rahakoti sees? Mida teeksite, kui teie rahakott oleks kadunud või varastatud?
Kopeerige oma juhiluba, doonorkaart, ravikindlustuskaart (d), liikmekaardid nagu jõusaalide toidupoest püsikliendikaardid, laohooned ja, mis kõige tähtsam, kõik krediit- ja deebetkaardid (koopia ees ja taga). Hoidke need koopiad teiste tähtsate paberkandjal dokumentidega:
Viies samm: looge lihtne viitamissüsteem
Mida lihtsam on kataloogide süsteem, seda tõenäolisemalt kasutate seda järjepidevalt. Võtke iga olulise dokumendi kategooria ja määrake see rippuva faili värvile:
- Kodu ja kinnisvara registrid
- Auto rekordid
- Tervisekaardid
- Finantsdokumendid
- Elektroonika rekordid
- Isiklikud dokumendid
Lisage igale kategooriale kuuluvate dokumentide arvule oma registreerimissüsteemis sobiv arv rippuvate failide arvu.
Kasutage manila kaustu ja looge kaust iga kategooria iga dokumendi jaoks. Asetage kaustad vastavasse värvitud riputamisfaili sektsiooni.
Kui ostsite suure kolme rõnga sidumise ja vahelehtede lisad, märgistage vahelehed ülaltoodud kirjete nimede abil, paber auk kõik dokumendid ja korraldage need. Kui paber ei peaks olema paber auk sisse, paber auk punch kausta ja pane need dokumendid kausta.
Nüüd, kui paberitöö lihtsalt ei ole teie asi, võib see teie jaoks olla vabadus. Saate skannida kõik need dokumendid, salvestada need kõvakettale ja seejärel kogu see ära. Kuid kasutage oma äranägemist, kuna mõned paberimajandid on paremini salvestatud. Kasutage oma parimat otsust.
Käimasolev hooldus
Nüüd, kui teie olulised dokumendid on korraldatud, hoidke neid organiseeritud. Iga kuu, kui maksate arveid, esitage kõik uued dokumendid oma failide esitamise süsteemi asjakohases osas. Samal ajal otsige igast kuu jooksul süsteemist eemaldatud dokumente, mis võivad endiselt dokumenteerimissüsteemist välja jätta. Esitage need uuesti. Vähemalt kaks korda aastas vaadake oma dokumenteerimissüsteemi dokumendid üle, et näha, kas neid saab puhastada. Hea ajakava järgida on aasta esimesel ja iga õppeaasta lõpus.
Pisut pingutustega saate pikaajalisi eeliseid, korraldades olulisi paberdokumente.
Redigeerinud Elizabeth McGrory.