Koosolekute haldamise tava aitab parandada tootlikkust

Me kulutame palju tööd oma koosolekute ajal. Paljudel juhtudel põhjustavad nõrkade koosolekute haldamise tavad osalejate aja ebaproduktiivseks kasutamiseks. Seotud ametikohal pakun juhiseid viie ühise koosoleku stsenaariumi muutmiseks produktiivseteks sündmusteks . Selles ametikohas pakun täiendavaid ideid, et toetada kohtumiste kasulikkust, tootlikkust ja mõju.

Koosolekute haldamise võti - stand PAT

Mõned juhid kasutavad PAT-i

lähenemine kohtumistele, mis nõuab P urpose, A genda ja T imeframe. Osalejate sundimine nende kriitiliste punktidega enne istungit tagab, et inimesed näevad ette valmisoleku osaleda ja toetavad koosoleku üldist kavatsust. Selge PAT-kontuur aitab tagada produktiivse seansi.

Sa peaksid olema võimelised kõigepealt määratlema koosoleku eesmärgi 1 või 2 lausega. "Sellel kohtumisel on planeerida uus turunduskampaania" või "see kohtumine on ülevaade laevanduse uutest eeskirjadest, mis käsitlevad tulusid". Eesmärk aitab tagada, et kõik teavad, miks nad seal on, mida tuleb teha ja kuidas edu juhtida ja jõuda järeldusele.

Määra päevakord. Nimekirju saate vaadata, arutada / kontrollida. Mulle meeldib määrata igale päevakorrapunktile tähtaeg (vt allpool) ja tuvastada isik, kes vastutab arutelu modereerimise eest. Määrake ajakava; vähemalt algus- ja lõpuaeg.

Samuti soovitan päevakorrapunkti iga päevade kaupa määrata kestuse. Need peaksid vastama kogu koosoleku ajakavale.

Alusta oma kohtumisi õigeaegselt

Kui te töötate ühes sellisest kultuurist, kus inimesed kogunevad koosolekuteni kuni viis kuni kümme minutit pärast kavandatud starti, on aeg alustada uut suundumust.

Üks ettevõte julgustab oma juhte sulgema ukse kavandatud startimisel ning hiljaks jäänud isikud ei saa osaleda. Kuigi see võib olla palju karmim kui teid tegutsema hakata, ei tohiks teil olla nõustumine kohtumise korraldamise korraldamise, eesmärgi ülevaatamise ja ootuste ja ajastuse kinnitamise üle.

Ärge oodake, et näitlejad näeksid üles. Kui keegi saabub hiljaks, ärge minge tagasi ja kontrollige, mis on juba hõlmatud. Jätkake oma koosolekuteemadega. See on ebaõnnestumatu juhtkonna jaoks ja parandab tõenäosust, et ta jõuab kohale õigel ajal järgmisel koosolekul.

Kui koosoleku korraldaja / sponsor ei ilmu õigeaegselt, kaaluge koosoleku tühistamist ja tööle naasmist. Viie kuni seitsme minutiga ooteaeg on mõistlik. Ennustused on, kohtumiste korraldaja sattus ootamatult raskesse olukorda ja eelistaks, et te ei raiska oma aega, oodates teda.

Hoidke koosolek teemal

Hea tava on anda kellelegi ülesanne hoida koosolekul kõiki inimesi. Liiga tihti arenevad arutelud ja seejärel laguneb arvamuste, ideede, faktide ja emotsioonide pööramiseks. Selle asemel määrake roll ja teavitage kõiki osavõtjaid, keda see isik interneerib, kui arutelud loobuvad päevakorrast ja konkreetsest arutelust.

Mõnes firmas on see roll viidatud kui "Traffic Cope", teistel teemadel "teemakorraldaja". Sõltumata märgistusest aitab see roll teie koosolekute tõhususe ja tootlikkuse suurendamisel äärmiselt kasulikuks.

Kui ilmnevad täiendavad teemad, mis on päevakorrast välja lülitatud, kuid mis on olulised arutamiseks, tuleks need selgelt kinni pidada ja asuda parklasse tulevaseks arutamiseks või diskreetseks koosolekuks. Koosoleku omanik jätab endale õiguse lubada alaealiste lahkarvamusi, kui ta toetab üldist koosoleku eesmärki.

Hoidke ja levitage nõupidamisteateid / protokolli

Keegi, välja arvatud koosoleku korraldaja, peaks pidama koosoleku protokolli. Protokolli hea salvestus sisaldab järgmist:

Ideaalis levitage koosoleku märke nii kiiresti kui võimalik pärast koosoleku lõppu ja kindlasti ühe tööpäeva jooksul. Protokollid ja märkused annavad osalejatele olulise meeldetuletuse, samuti teiste sidusrühmade teabeallikaks või nende jaoks, kes koosolekust vastasid. Protokollid on suurepärane vahend, et mõista inimesi ja meeskondi nende võetud järelmeetmetest.

Praegu alumine rida:

Võimalik, et kohtumine toob kaasa positiivse tulemuse, mis aitab projekte ja inimesi edasi liikuda, lihtsalt ei arvesta seda. Teie kohtumiste juhtimise tehnikate hoolikas ja tahtlik tugevdamine parandab teie suutlikkust juhtida suurepärast tulemust.

-

Uuendatud Art Petty poolt