Kuidas kasutada ülesannete nimekirja, et saada rohkem tööd ja paremini tundma
Loetelu ei ole piisavalt
"Asjade tegemise loendi" tegemine ei ole piisav. Sa pead neid asetama. Te peate teadma, millised ülesanded on olulisemad, et saaksite neile keskenduda. Siis peate neile objektidele ressursse eraldama, oma edusamme mõõtma ja ennast oma edusammude eest tasuma.
Edetabel
Lisage arvutustabelisse kõik oma ülesanded, kuigi saate neid ka paberkandjal teha. Samuti võite need panna oma arvutisse või nutitelefoni, kirjutada need oma kalendrisse või sisestada need ajahalduse tarkvarasse.
Esimene samm on loetleda kõik, mida peate tegema. Seejärel määrake neile auaste, et saaksite keskenduda olulistele teemadele.
Kasutage A, B, C hinne. A-nimekiri on asjad, mida ma pean tegema täna enne, kui ma lahkun. B-nimekiri on asjad, mida peate tegema, kuid mitte tingimata täna. Lõpuks on C-nimekiri asjad, mida peate kiiresti leidma.
Võite leida üsna kiiresti, et asjad C-nimekirja ja isegi B-nimekirja, lihtsalt ei saa kunagi teha. Mitu aastat tagasi toimunud ühe operatsioonidehalduri positsiooni järgi tundsin ennast üha rohkem pettunud minu A-nimekirjaga. Mitte ainult seda, et ma ei jõudnud seda iga päev, nagu ma alati varem oli, kuid A-nimekiri jätkas kasvamist. See, kui ma mõistsin, mida ma pean tegema, et mu ülesandeloend töötab minu jaoks, ja ma töötasin välja süsteemi, mis töötas.
Aja planeerimine
Ei piisa teada, mis oli oluline; mis tegi A-nimekirja. Samuti pean teadma, kui kaua asjad läksid ja kui palju aega mulle pidi neile pühendama. Lisasin oma ülesannete loendisse veeru, mille eeldatav aeg iga ülesanne peaks võtma ja külgnev veerg koos kumulatiivse kogusummaga.
Siis ma tegin lihtsa ajaõppe. Nagu ma iga ülesande täitmisel kirjutasin, mida ma tegin, ning algus- ja lõpukuupäevad. Ma jälgisin terve päeva. Siis kordasin seda paar nädalat hiljem teisel päeval. See polnud mingil viisil ammendav uuring, kuid see andis mulle ülevaate. Operatsioonide haldajana hakkasid suure osa minu päevast katkestused tegelema sündmuste, tekkinud kriiside või probleemidega, mis tuli lahendada. Need katkestused kulutati keskmiselt neli tundi päevas. Kuna ma tavaliselt töötab kümne tunni tagant, jättis see minu tööülesannete loendisse 6 tundi päevas.
Igal ööl, enne kui ma lahkusin kontorist, uuendaksin ülesannete nimekirja. Ma kustutan asjad, mis mul oli lõpetatud, delegeeritud või alandatud, lisades uusi asju, mis olid tulnud, ümber korraldada prioriteedid kõige tähtsamate ülesannete ülaosas ülesandeks ja määrata neile igale hinnanguliselt kuluv aeg. Siis ma läksin nimekirja kuue tunni tähise juurde ja joonista rida. See muutus järgmisel päeval minu eesmärgiks.
Premeeri ennast
Enamasti langes see joon kusagil minu A-nimekirja. Halb oli see kusagil põhjas. Kuid see oli minu eesmärk. Kui ma löön või jõudsin rida, läksin ma koju, tundsin, et see oli olnud produktiivne ja edukas päev.
Selle asemel, et võita ennast üle asjadest, mida ma polnud suutnud, tunnistasin ma oma edu selle üle, et ma oma eesmärki kohtles või pekstisin. Järgmisel päeval pidin ma kogu aeg uuesti alustama ja jõudma uue eesmärgi saavutamiseni, kuid ma tegin seda eelmise edu aluseks oleva perspektiivi asemel, kui pettumuselt, et mul on pidevalt rohkem tegutseda kui mul oli aega seda teha.
Sul on vaja süsteemi
Selleks, et olla edukas, peate arendama oma aja juhtimiseks süsteemi, et saaksite selle aja jooksul rohkem ära teha. Kui teie eesmärkide nimekirjas olev sihtjoon on alati ülemise koha lähedal, hakkab teie ülemus otsima kedagi teist, kes saab päevas tööle natuke kaugemale. Allpool vaadake mõningaid ressursse, et aidata teil paremini juhtida aega.
Hallata seda probleemi
Nimeta ülesanded, mida peate tegema. Prioriteete tähtsustage, mitte ainult kiireloomulisteks.
Kas teil on kava selle kohta, mida iga päev teha. Töö selle plaani poole. Tooge ennast, kui kohtad või üritad oma eesmärki saavutada.