Tööandjad eeldavad, et inimesed, keda nad palkavad, teavad, kuidas teatud ülesandeid täita. Näiteks eeldab boss, et teate, kuidas professionaalset meili kirjutada ja telefoni korralikult vastata. Need ülesanded on üsna lihtsad, kuid teised on natuke keerukamad - näiteks vabandan eksimuse eest. See pole midagi, millest igaüks teab, kuidas seda teha. Siin on kaheksa ülesannet, mõni lihtne ja mõni mitte, et kõik peavad kapten olema:
- Professionaalse e-posti saatmine. Kui olete alla 30-aastane, on tõenäoline, et olete kirjutanud, kui olete e-kirja kasutanud. Mida te ei pruugi teada, on see, et teie sõpradele meilisõnumite saatmise ja selle töövahendiga seotud kirjavahetuse vahel on suur erinevus. Sõpradele kirjutades võite kirjutada kõikides väiketähtedega, kasutada slängi ja lühendeid ning ehk isegi lubada valedest kirjutamistest ja halbast grammatikast. Kontrastsus on professionaalsete e-kirjadega, kus need samad asjad kuuluvad "mitteteksti", millele peaksite olema tähelepanelikud, kui vastate oma töökaaslastele, bossile või klientidele. Loe lisaks: Näpunäiteid professionaalse e-posti kirjutamiseks .
- Memo või ärikirja kirjutamine: on raske ette kujutada, et soovite saata e-kirja asemel memo või kirja paberkoopiat, kuid see võib juhtuda. Kui see kunagi ei õnnestu, peaksite teadma, kuidas seda korralikult teha. Loe lähemalt: õige ärikirja vorming.
- Telefonile vastamine ja telefonikõnede tegemine: olete kogu elu teinud ja telefonikõnesid vastu võtnud. Loomulikult teate, kuidas seda teha väga lihtne ülesanne: võtad telefoni üles ja ütlevad tere (või helistades küsige isikut, kellele soovite rääkida). See on hea personaalsete telefonikõnede jaoks, aga mitte ärikõnede jaoks. Kui vastate kõnele, nimetage alati ennast ja märkige oma osakonna või ettevõtte nimi. Andke oma nimi isikule, kes vastab telefonile, kui olete helistaja, ja siis ütle talle või sellele, kellele te üritate jõuda. Loe lähemalt: teil oli mind Tere: tundma korralikku telefonietiketti .
- Sissejuhatussepanekud: kui kohtute kellegi uuega, on viisakalt tutvuda temaga. Samuti on hea viis tutvustada inimesi üksteisega. Tööga seotud olukorras on alati parem kasutada ees- ja perekonnanimesid. Näiteks öelge "Tere, ma olen Mary Smith", kui kohtuvad kedagi esimest korda. Seda saate teha ka siis, kui satute varem kellegi ette, kelle nime te ei mäleta. Sellisel juhul võite lisada: "Ma tean, et oleme varem kohtunud, kuid ma kardan, et olen oma nime unustanud." Võimalik, et nad ei mäleta sinu ka! Teiste tutvustamisel öeldakse näiteks: "John Jones, ma tahaksin, et te vastate Peter Smithile."
- Protokolli võtmine kohtumisel. Paljud töökohad hõlmavad vähemalt aeg-ajalt kohtumisi. Sageli on vaja kogunemisi pidada kirjalike dokumentidega, mida nimetatakse protokolliks. Kohtumisel viibiv inimene võib mõnel ajahetkel paluda teil minna. Seda tehes peate registreerima kohalolevate osalejate nimed ja tegema hoolikalt märkusi, milles on kokku võetud kõik, mida nad arutavad. Peate pärast protokolli sisestama ka protokolli. Loe lähemalt: kohtumiste pidamine .
- Loo 'ülesannete nimekiri' kirjutamine: võib-olla sageli või aeg-ajalt võib teil olla mitu ülesannet joogleerida. Parim viis nende kõigi jälgimiseks on hoida toimetuleku loendit. Kirjutage üles kõik ülesanded, mille eest olete vastutav, määratud tähtaegade järgi. Ükskõik, kas kasutate telefoni rakendust, arvutitarkvara või paberit, veenduge, et saate nende täitmisest kas tühistada või välja tõmmata. Märkige ka kuupäev. Ärge kustutage üksusi, sest soovite, et saaksite jälgida neid, mille olete täitnud.
- Vabandage eksimuse eest: vea vabandamiseks peate tunnistama, et olete seda teinud. See on raske asi, mida teha, kuid see on vajalik. On hädavajalik, et tegutsed kiiresti - niipea, kui mõistad oma viga, räägi oma ülemaga või kellelegi muul moel. Proovige vea parandamiseks silmas pidada plaani. Loe lähemalt: mida teha, kui teete viga tööl .
- Haigla väljakutsumine: keegi ei meeldi haigeks, kuid isegi enam kui see, et enamik inimesi vihkab tööle haigeid kutsudes. Ebakindel tööturupoliitika on viinud meid uskuda, et meie kohalolek kontoris (või kus iganes teie töökoht juhtub) on ülimalt tähtis. Kuigi on tõsi, et te ei tohiks haigeid päeva pahatahtlikult võtta, peaksite proovima vältida oma töökaaslaste nakatumist. Olge koju, kui teil on midagi, mida nad saaksid püüda! Järgige kindlasti oma tööandja teavitusmenetlusi. Loe lähemalt: Sick tööle helistamine .