Ettevõtte jaoks palju kirjalikult on lohakas, halvasti kirjutatud, ebakorrektne, prantsuse keeles kasutatav žargoon ja mittetäielik.
Sageli on see liiga pikk või liiga lühike. Kõik need atribuudid aitavad ebaefektiivset äri kirjutamist.
Ükskõik, kas kirjutad müügipakkumist, e-kirju oma bossile või tarkvarapaketi kasutusjuhendit, on teatud sammud, mida peate järgima, et need oleksid tõhusad. Järgige neid viit sammu:
- Korraldage oma materjal
- Mõelge oma publikule
- Kirjutage oma mõtted
- Korrigeerige oma materjali
- Muutke oma materjali
Organisatsioon on võti
Kui te oma materjali ei korralda, siis see ei lähe hästi ja see pole mõtet. Kirjutamine võib olla lihtne või keeruline. Töökoosolekut tutvustava e-kirja koostamisel on see sama lihtne kui teie mõtteid kogudes. Teiselt poolt peate enne lõpliku materjali ettevalmistamist välja töötama kompleksse ülevaate, kui kirjutad maakoha farmatseutilise uuringu tulemusi. Ükskõik mis ülesandeks, ilma sobiva korraldustasemeeta (isegi oma mõtteid korraldades), ei pruugi te hõlmata kõike, mida vajate või mis tähtsusetuks ei anna tähtsust.
Äratus või ebaõige fookus muudab teie ettevõtte kirjutamise vähem selgeks.
Teadke oma vaatajaskonda
Enne kui alustate kirjutamist, mõelge oma sihtgrupile. Näiteks teie ettevõtte uue 401 (k) programmi esitlus võib teie finantsjuhile ja töötajatele anda sama ülevaate, kuid teie sisestatud detailide tase võib olla erinev.
Peate ka arvesse võtma tooni. Teie meeskonnale kiire e-kirja saatmine, mis meenutab iga-aastase firma picknicki, ei ole teie ettevõtte aastaaruandes sama sõnaga.
Samuti pidage meeles, et saate oma vaatajaskonnaga tõhusamalt suhelda, kui keskendute sellele, mida soovite neid pigem kuulda kui seda, mida te ütlete .
Sõna hea kirjutamise kohta
Hea kirjanikel on erinevad kirjutamisstiilid. Mõned eelistavad kõike kirjutada ja seejärel minna tagasi ja redigeerida. Teised eelistavad neid muuta. Mõnikord on nende eelistatud stiil sõltuvalt sellest, mida nad kirjutavad.
Nagu sa kirjutad (või kui muudad), peaksite olema pikkusega teadlikud. Sa peaksid kasutama piisavalt sõnu, et muuta oma tähendus selgeks, kuid ärge kasutage mittevajalikke sõnu, et muuta see lilleline. Ettevõtte kirjutamine peab olema selge ja kokkuvõtlik, mitte lojaalne ja lilleline. Ärge unustage, et keegi ettevõttel ei ole aega lugeda enam kui vajalik.
Teiselt poolt ärge tehke oma tüki liiga lühikeseks. Peate kirjutama piisavalt nii, et teie tähendus on selge ja seda ei mõisteta valesti. Kujutage ette, kui laos olev varustus on märgistatud "kasutatud, kuid hea". Oleks ebaselge, kas see tähendas, et varustust oli palju kasutatud või et varustus ei olnud enam uus, kuid siiski funktsionaalne.
Mõni lisa sõnad oleksid tähenduse selgeks muutnud. Samuti vältige žargooni või lühendite kasutamist, kuna need võivad tähendada erinevate lugejate jaoks erinevaid asju. Kõikidest kirjanikest hoolimata vajavad kõik kirjanikud korrektuuri ja kõik kirjalikud materjalid, isegi e-kirju.
Korrektuur ja redigeerimine
Sõltumata teie kirjalikust stiilis, peavad kõik kirjanikud korrektuuri tegema ja kõik kirjalikud materjalid, isegi e-kirjad muutma. Kui olete kirja pannud, korrekige oma tööd. Seejärel peate seda redigeerima. Korrigeerimine muudab seda, mida kirjutasite, et veenduda, et kõik peal olevad sõnad panid selle paberile õigesti. Kuna meie ajud töötavad kiiremini kui meie sõrmed, võite sõnu jätta, jätta lõppu või kasutada vale homonüümi (nt "seal", mitte "nende"). Korrigeerimine tabab neid vigu. Ilmselt on ühele reale suunatud e-kirja korrektuur lihtne ja tüübi tüübis lihtsalt pealtkuulamine võib olla piisav.
Kui aga teete käsiraamatut, on teie korrektuur keerulisem ja võtab kauem aega.
Kui olete oma materjali korrektuuri muutnud, on aeg seda redigeerida. Mõnikord saab korrektuuri ja redigeerimist teha samaaegselt, kuid see on efektiivsem, kui neid tehakse järjestikku.
Muudetava põhjus on parandada või muuta seda, mida kirjutasite, et materjali heli (ja lugeda) paremaks muuta. Ettevõtte jaoks kirjutades tähendab see vigade parandamist ja teksti võimalikult selge ja kokkuvõtte tegemist.
Sa ei kirjutanud romaani
Kui kirjutad äri jaoks, ei kirjuta te järgmine "suur Ameerika romaan". Teie kirjutamine peaks olema nii kirjeldav, kui vajalik, kuid te ei pea värvilisi sõnapilte värvima, kasutades palju suuri sõnu ja kõnesid. Kui mõtlete "klaasmaju", ärge kirjutage "klaaskeha", kirjutage "klaasmajad".