Iga kord, kui üks neist ettevõtte esindajatest on olnud kontaktis kliendiga või väljavaatega (kas isiklikult, telefoni teel, e-posti teel või posti teel), peaks ta sisestama kontaktide haldamise kontaktandmed süsteem (või CMS, lühidalt).
Selle jälgimise põhjused on järgmised:
- Hinnata neid esindajaid ja määrata nende hüvitis.
- Tagada, et kliendi või prospektiga võetakse ühendust asjakohase sagedusega, mitte liiga sageli või liiga harva.
- Nende kontaktide tulemuste jälgimiseks, nagu kogutud finantsvarad või võitnud investeerimispanganduse kohustused.
Nagu viimane punkt viitab, peaksid sissekanded kõikehõlmavasse haldussüsteemis sisaldama ka märkusi nende kontaktide tulemuste kohta, sh metrikaandmed, mis peaksid kuuluma ettevõtte juhtkonna aruandluse režiimi. Professionaalide poolt sisestatud professionaalide viidatud saavutused peavad olema sõltumatult kinnitust leidnud.
Juhtumiuuring:
Merrill Lynchi kõrge turuväärtusliku turunduse osakonna poolt töötavatel kõrge netoväärtusega spetsialistidel, mida kutsuti nn eraõiguslikeks nõustamisteenusteks, oli boonusskeem, mis oli suures osas vormikas, kogutud leibkonna varade põhjal. Merrill Lynchi kõrge netoväärtus CMS-s sisestavad spetsialistid varade koguse, mille klient või edasimüüja on nende turundustegevuste kohaselt hoianud (või lubanud hoiule) kindlustusseltsiga.
Seejärel jälgib eraõiguslike nõustamisteenuste vastutav töötleja nende klientide kontode tegevust, et kontrollida, kas need hoiused on tõepoolest toimunud. Lisaks lisandub boonuste subjektiivsele osale CMS-i sissekandeid, et hinnata, kui aktiivsed olid spetsialistid ülesannete täitmisel.
Peale selle liigitatakse CMSi sissekanded kindlate turundusalgatuste, nagu Vintage Motor Sports, Merrill Lynch Shootout ja symphony või muuseumiauhes sponsorlus, kategooriatesse. Neid andmeid kasutatakse ka sponsorluse ja reklaamide finantstulemuse hindamiseks.