Projektijuhtimine: definitsioon
"Juhtimine" projektijuhtimise tingimustes tähendab poliitikat, protsesse, standardeid, menetlusi ja juhiseid, mis määravad kindlaks, kuidas projekte juhib, juhivad ja kontrollivad teie organisatsioon.
Juhtimine võib olla ulatuslik ja "raske", kus on palju bürokraatiat või visandatud ja "kerge" (sel juhul on see tõenäoliselt ebaefektiivne).
Juhid peaksid püüdma keskkonna ja kultuuri juhtimiseks õiget taset. Veendumaks, et teie juhtimispoliitika sobib otstarbeks, on oluline tegur nende tõhususe tagamisel.
Juhtimine algab ülaosas. Ettevõtte juhatus peaks olema pühendunud hea valitsemistava ideele ja asjaolu, et projekte tuleks nõuetekohaselt juhtida, lähtudes konkreetsetest suunistest. Selline suhtumine ja eeldatavad standardid filtreeruvad projektide nõukogude ja projektijuhtide (ja programmide meeskonnad, kus need on olemas).
Miks projektijuhtimise teemad
Teie projekti sponsor ja teised peamised sidusrühmad tahavad teada, et te kulutad projekti eelarve õigesti. Nad tahavad näha, et te jälgiksite oma projekti edusamme ja jõudsite projekti riskide juhtimise vajadusele.
Kuid projektide hea valitsemistava põhimõte läheb kaugemale.
Juhtimist nõutakse klientidelt, eriti avalikus sektoris.
Valitsused ja reguleerivad asutused küsivad (ja mõnel juhul rakendavad) teatavaid projekte käsitlevaid standardeid. Juhtimine ei ole ainult sisemine probleem: paljud reguleeritud turgudel tegutsevad ettevõtted peavad järgima väliste õigusaktidega seotud juhiseid, nagu Sarbanes-Oxley. Projektijuhtimine moodustab väikese osa sellest, et suudab tõestada, et teie ettevõte tegutseb tõhusalt ja teie tööstusharu määratletud juhiste ja määruste kohaselt.
Projektijuhtimine aitab teil ka:
- Parandage oma investeeringutasuvust ja jälgige neid investeeringuid tõhusalt
- Hankige projektidesse sisseostu
- Vältige ühiseid põhjuseid, miks projektid ebaõnnestuvad
- Suhtle tõhusamalt
- Kavandada projektide standardimist, muutes tulemuste võrdlemise lihtsamaks
- Riski minimeerida
- Töötajate väljaarendamine ja motiveerimine struktureeritud keskkonnas
Milline on projekti juhtimine?
Nüüd teame, milline on projektijuhtimine, mida see projekt projektis näib? Siin on tegevusi, mis demonstreerivad projektikeskkonna juhtimist:
- Projektijuhtimise elutsükkel on distsiplineeritud, mis sisaldab kindlaksmääratud punkte heakskiitmiseks. Need on punktid, kus arutatakse projekti elujõulisust ja tehakse otsus selle kohta, kas töö jätkata või mitte.
- Projektidel on selge ärivaldkond ja ärilistel juhtudel on piisavalt teavet, et juhtimismeeskonnad saaksid teha õigeid otsuseid.
- Need otsused on piisavalt dokumenteeritud ja edastatud.
- Projektidel töötavad inimesed on määratlenud rollid ja kohustused.
- Sellel on pidev õppimise kultuur, mis võimaldab projektirühmadel pidevalt parandada ja arutleda õppetundide üle süütu-keskkonnas.
- On olemas protsesse ja protseduure, mis võimaldavad projektirühmadel oma projekti läbi vaadata ja vajadusel küsida sõltumatut tuge.
- Sidusrühmad on kaasatud ja nad usaldavad protsessi.
- Projektimeeskonnad koosnevad üksikisikutest, kes on kogenud ja kvalifitseeritud vastavatesse rollidesse.
Projektide juhtimine on seotud kogu organisatsiooni juhtimisstruktuuridega. Kui te arvate, et projektijuhtimise peamine eesmärk on tagada projektide õige teostamine, siis näete, kuidas see seostab ettevõtte finantsjuhtimisega, ettevõtte riskijuhtimisega ja palju muud.
Projekti juhtimine peaks sobima sujuvalt teie praeguste organisatsiooniliste protsessidega. Teisisõnu, ärge looge uhiuue finantsjuhtimise protsessi, kui teil juba on see, mis töötab teistes valdkondades! Kasutage praegu olemasolevaid ja kohandatavaid ettevõtteprotsesse, et need sobiksid projektikeskkonnas kasutamiseks.
5 Projektijuhtimisega seotud valdkonnad
Kui hakkate seda uurima, mõistate, et projektijuhtimine on kogu projektijuhtimise elementide ulatuslik.
Siiski on mõned olulised valdkonnad, kus juhtimine on eriti oluline.
- Meetodid ja protsessid: need aitavad teil tööle usaldusväärselt ja säästlikult töötada.
- Teadmiste juhtimine: see on õppetundide jaoks olulise tähtsusega ja tagab, et organisatsioon õpib projekti kogemusest. Teadmiste juhtimine on hädavajalik, kui soovite lõpetada samade vigade kordamine mitu korda.
- Projektijuhtimise küpsus: kui teie organisatsiooniline projektijuhtimise tähtaeg suureneb, on ka teie suutlikkus edukaks osutuda.
- Senior-level Buy-in: projektijuhtimise pühendumus algab ülaosas. Kui teil on juhtimisabi, on see kõikidel ärivaldkondadel lahknev ja valitsemistava lähenemisviis on jätkusuutlikum.
- Toetuskultuur: toetuskultuur, mitte süüd, tagab projektijuhtidele hea keskkonna. Toetav kultuur, mida juhib projektijuhtimise büroo või projekti juht, aitab projektijuhtidel saavutada oma projekti eesmärgid.
Mida teha, kui pole ettevõtte standardit
Paljud väiksemate organisatsioonide projektide juhid leiavad, et nad töötavad projektides toetavas keskkonnas ja kus on projektijuhtimise kontseptsiooni jaoks sisseostu, kuid ilma ametlike organisatsiooniliste struktuurita, mille abil toita välja.
Sellises olukorras - ja see ei ole ainult väikeorganisatsioonidele - teete projektijuhtimise mudeli nullist välja. Kui projektijuhtimise lähenemisviisi puudumisel saate riiulit maha võtta ja oma projekti sobida, peate oma ise ehitama.
See ei ole nii raske, kui see võib tunduda!
Alustage põhimõtete seadistamisest:
- Loo ülesanded ja kohustused dokument
- Veenduge, et teil on projekti sponsor
- Veenduge, et teil on projektijuhatus või juhtgrupp ning korraldage korrapärased koosolekud, mille eest te võtate, ja jagage minutitesid
- Luua riskijuhtimisprotsess
- Muutuste juhtimise protsessi seadistamine
- Ehitage punktid oma projektigraafikule, kui kontrollite projekti elujõulisust äriülesande esialgsete eesmärkide vastu (iga etapi faas on nende kontrollide loomulik põhjus).
Lõppkokkuvõttes on projekti sponsori kohustus tagada piisav juhtimine, kuid projektijuhid võivad selles ka aktiivselt osaleda.
Juhtimine võib olla üks kuivaimaid teemasid projektijuhtimises, kuid see on üks kõige olulisemaid. Sellised juhtimismeeskonnad teavad, et teete head tööd, ja kinnitab, et projekt areneb nii nagu peaks. Samuti pakub see juhtidele vajalikke kontrollimisi ja tasakaalu, et nad teaksid, et raha kulutatakse viisil, mis on asjakohane ja vastavuses ettevõtte juhtumiga.