Andmete sisestamine nendel ajahetkedel, tavaliselt loomingute osakonna töötajatele, logib tunde, mis on kulutatud projekti igale osale.
See ei tähenda lihtsalt kampaania loomist, vaid esialgset briifingut , kliendi esitust ja isegi aega, mis kulutatakse raja ja tootmisettevõtetes. Ainult selge pildi saamiseks kulutatud aja kohta saab agentuur tõhusalt töödelda töökoormust, kliendi arvelduskorda ja seda, kuidas aeg meeskondade vahel jagatakse.
Ajakiri Timesheet
Reklaami esimestel päevadel, nagu selle ajastu nii palju ülesandeid, registreeriti käsitsi paberil pliiatsid ja pliiatsid (ja palju kustutamist). Nendel päevadel sisestatakse aeg arvutist või tahvelarvutist, kasutades keerukat tarkvara, mis võib tõmmata kõigi sortide kohta aruandeid. Enamikul kauplustest on väga sarnane mall, mis sisaldab:
- Töökoha number
- Klient
- Ülesanne käes
- Kõik ja kõik määratud töötajad
- Töötundide aeg ja arv
- Hind tunnis
- Üle aja
Kliendi projekti käivitamisel avab konto haldur või liiklusjuht töönumber ja hakkab jälgima tunde.
Need vastavad tavaliselt kliendile antud pakkumisele või pakkumisele ja jagatakse tundideks peamiselt: teadusuuringud, planeerimine ja strateegia, loominguline areng, tootmine ja projektijuhtimine.
Kui kõik läheb plaanile, on projekti tegelik tundide arv kallis korreleeritud, kuid tavaliselt ei ole see nii.
Loominguline arendamine sööb sageli rohkem aega kui mis tahes muu protsessi osa, mis tuleneb suuna muutumisest, kliendi tagasisidest või suutmatusest lühidalt murda. See võib osutuda kliendiga vaidluseks, kuna nad ei soovi loovale ajale kulutada palju lisaraha, kuna loomeosakonnal on probleeme lahenduse leidmisega.
Kuid ajakava tuleb täita õigesti, et jälgida seda aega ja näidata kliendile, kuidas raha kulutati, ja kuidas agentuur töötas. Hea võimalus on näha, kas mõni projekt on kasumit saamiseks liiga töömahukas, või kui teised on nii tulusad, et oleks vaja investeerida sellesse kliendini edasiseks tööks. Lühidalt, see on ajakirjade roll.
Prosellide ajaveebid
Sellepärast on ajahetked mis tahes agentuuri elujõud:
- Money - Timesheets näitavad agentuuri (isegi kodus), mitu tundi iga kampaania iga osa kohta registreeriti. Siis on lihtne näha, kas kliendi hoidja seda väärt, või kui on aeg paigutada klient projektipõhiselt. In-house agentuuri puhul ei pruugi see aeg otseselt kaasa tuua arvete esitamist, kuid see näitab juhtkonnale, kui tõhusalt nad kasutavad loomeosakonna aega. Kui see avastatakse, kulutavad nad 90% oma ajast ainult ühe ettevõtte aspektist, mis võib luua punaseid lippe.
- Läbipaistvus - kui ajaveebid on õigesti tehtud, on lihtne näha, kus asjad töötavad sujuvalt ja kus kitsaskohad või ebatõhusused langevad sisse. Miks üks copywriter kulutab pooleks ajaks ühele kliendile kui teine? Ja kui on vaja rohkem reklaamivorminguid, näeb kiire pilk ajakavale, kas osakond on töötanud üle.
- Kohustused ja aruandekohustus - Enamik kliente ootavad projektile kulutatud teatud tundide kulutamist. Kui nad ei usu, et õige jõupingutuste kogus tööle pannakse, võivad ajakavad võimaldada andmetes öelda teisiti. See on ka võimalus näidata klientidele, kui palju väärtust nad agentuurilt saavad.
- Analüüs - varasemad tulemused on sageli head tulevikunäitajad. Kui klient imendab agentuurist elu ja muudab selle kõigile põrgu, võib ajahetkedel näidatud andmed näidata, kas see on selle kliendi hooletusse hoidmine või kui on aeg lasta neil minna. Võrrandi teisel pool võib see näidata agentuurile mõne kliendi kasumlikkust, mis nõuab minimaalset loomingulist tööd ja jõupingutusi, kuid investeeringu maksimaalset tulu.
Cons Timesheetsist
Mis on kõik need plusspunktid, mis on probleem? Noh, on põhjus, et peaaegu kõik, väljaarvatud agentuuri numbrikübarad, on üldiselt pettunud ajakirjade loendist:
- Aeg - paljud asutused, eriti loomingulistes osakondades, ei taha oma administratiivset aega pühendada. Loovana võib kahjulik olla suurepärane loominguline ajurünnak, et täita tunde. Paljudel kontohalduritel on samad probleemid. See on irooniline, kuid aegade lugemise aeg on harva eraldatud.
- Vead - see läheb otse esimesele punktile. Paljud reklaamid lahkuvad ajakirjade hulgast kuni viimase minuni enne arveldusaruande lõppu. See tähendab, et ajakavu täpsus ulatub üsna headest ja kohutavatest. On raske meeles pidada, kui palju minut kulutasite ühele tööle kaks nädalat tagasi, nii et see on tihti mõni väidetav mõte. Kui ajaveebid on kõik ära arvutatud, muudab need peaaegu kasutuks.
- Kehv Focus - Aeg ei ole hea näide suurepärase reklaami kohta. Üks kauplus võib kulutada 40 tundi ja ei tooda midagi märkmest, teine võiks töötada 10 ja luua meistriteos. Ajakirjade failid ei salvesta mõtlemise kvaliteeti, vaid just seda aega kulutanud.
Ajakirjade tulevik
Töölauad on siin, et jääda, ja neid tuleb käsitsi teha. Automaatne aja jälgimine ei toimi, sest see nõuab käsitsi käivitamist ja seiskamist. Kui te unustate kella käivitada, kaotate tundi. Unusta seda peatada ja mõnda halbat kliendist arvetakse teisele tööle kulutatud tundide eest. See omakorda võib kaasa tuua probleeme (ja isegi kohtuvaidlusi), mis on ülearuseks ja väärtusliku kliendi kadu.
Ainus viis, kuidas tagada õige aja jälgimine, on nõudma, et kõik agentuuri värskenduste ajaveebid oleksid vähemalt kaks korda päevas, üks kord enne lõunat ja seejärel veel enne kodust lahkumist. Kui see on tehtud, on ajakavad täpne ja kasulikud. Ja kui seda ei tehta, peaks agentuur motiveerima loominguliselt. Leidke aja jälgimise protsessi stimuleerimise viis.
Andke neile töötajatele, kes hoiavad täpselt oma aega nädalase boonusega või reedeti paar tundi. See võib tunduda aja ja raha raiskamisega, kuid täpse ajakirjade saamine võib agentuurile minna palju rohkem kui paar sada taala siin või igal nädalal.